Планирование работы секретаря. Режим труда и отдыха. Аксессуары рабочего места. Ежедневные беседы с руководителем

), есть специальные курсы, где вас этому научат, а если нет времени или денег – можно задать вопрос на специализированном форуме, и более опытные коллеги помогут вам советами. Казалось бы, эта тема освещена уже со всех сторон и вряд ли можно сказать что-то новое. Почему же мы с вами, гуру планирования рабочего времени, так часто задерживаемся на работе, не успеваем решать поставленные задачи в срок, а порой и вовсе забываем о некоторых делах? Может быть, потому, что, планируя ежедневно рабочее время руководителей, мы забываем про свое собственное?

Легко предвижу возражения: зачем секретарю планировать свое рабочее время, если его график четко привязан к графику руководителя. Составил список задач для шефа, исходя из него – список собственных задач, и этого, казалось бы, достаточно. Зачем выполнять двойную работу?

Да, большинство из нас плотно привязано к графику работы руководителя. Но составляя план работы начальника, вы организуете его время . Для эффективной работы и сохранения собственных ресурсов этого недостаточно: необходимо научиться грамотно планировать свое время . Конечно, секретарю это делать гораздо сложнее, чем другим сотрудникам, но нам не привыкать работать в сложных условиях.

С чего начать? Прежде чем выбирать систему, по которой вы станете организовывать свое рабочее время, хвататься за ежедневник и расчерчивать план, я бы рекомендовала написать список всех ваших обязанностей – не тот, который можно увидеть в резюме или должностной инструкции, а реальный перечень ваших ежедневных (еженедельных, никогда-не-угадаешь-как-повторяющихся обязанностей).

Моя коллега вскоре после возвращения из отпуска позвонила мне со словами: «Ты представляешь, только когда я вернулась на работу и увидела, что там происходит, я поняла, как много я делаю!». Мы часто недооцениваем объем выполняемой нами работы, поэтому нам так тяжело ее планировать.

Куда утекает рабочее время?

Давайте разбираться на примерах. Допустим, краткий список ваших обязанностей выглядит следующим образом:

• делопроизводство в полном объеме;
• организация командировок;
• оформление виз, приглашений;
• обеспечение офиса;
• организация встреч;
• прием посетителей;
• ведение деловой переписки;
• планирование рабочего дня руководителя;
• прием и распределение телефонных звонков;
• перевод документации;
• приготовление чая/кофе.

Возможно, если подобный список увидит будущий работодатель, он захочет пригласить вас на собеседование. Но о реальном объеме работы и ее сложности он представления не дает. Поэтому сначала составьте краткий список своих обязанностей (или возьмите должностную инструкцию) и подробно распишите каждый пункт.

Пример 1: организация командировки. Ваш начальник собирается поехать в командировку на дочернее предприятие. Что в этом случае делаете вы?

1. Выясняете цель и сроки поездки для оформления документов.

2. Разрабатываете самостоятельно или с помощью агентства маршрут поездки.

3. Согласовываете его с шефом.

4. Бронируете или покупаете билеты.

5. Оформляете приказ, командировочное удостоверение, служебное задание на командировку.

6. Пишете на предприятие о приезде начальника с просьбой организовать встречу и размещение.

7. Получаете от предприятия подтверждение и ваучеры на гостиницу.

8. Распечатываете билеты, ваучеры, собираете все документы, проверяете в тысячный раз, отдаете начальнику.

9. Заказываете такси в аэропорт/на вокзал.

То есть в самом простом варианте нужно для выполнения одной задачи сделать десять других. На самом деле привеенный список – тоже довольно краткий, ведь чтобы заказать билеты через агентство, нужно созвониться с менеджером, написать заявку, отправить ее, получить подтверждение, согласовать выписку билетов. А еще и дозвониться бывает непросто. И все это – время.

Пример 2: приготовление чая или кофе начальнику. Казалось бы, это сущая мелочь, даже говорить о которой неудобно. Вы полагаете, что это не стоит учитывать? А на самом деле сколько времени вы тратите, если шеф четыре раза в день пьет кофе, трижды чай, причем два раза – зеленый, один раз черный, и чай этот нужно заваривать! К тому же не забывайте о времени на сервировку. А если с шефом вы работаете не первый год и отношения у вас очень хорошие, а давление у него повышенное, то каждая чашка кофе сопровождается еще и пререканиями на тему, стоит ли ее пить. А за тонометром потом кто бежит?

Поэтому продолжайте расписывать. Это нам нужно для нескольких целей:

• Понять, что реально мы делаем.
• Определить, какие задачи и с какой периодичностью приходится решать.
• Выявить те задачи, которые делать вовсе не обязательно, но на которые мы тратим время.

Когда данный список будет закончен, напишите другой. И пусть в него войдет все то, что вы делаете на работе, но что к работе отношения не имеет, – курение, чаепития в бухгалтерии, переписка с друзьями, разглядывание в интернете картинок с котиками и многое другое.

Зачем? Чтобы понять, так ли необходимо все это делать или от чего-то можно совсем отказаться (например, от картинок с котиками), что-то перенести во времени (чаепитие организовывать в обеденный перерыв), а на что-то заложить дополнительное время (например, бросать курить вы не собираетесь, но это отнимает 60 минут в день – не удивляйтесь теперь, почему каждый день на работе вы задерживаетесь примерно на час).

Подводные камни

Что может помешать секретарю организовывать свое время? Ведь лень и несобранность – зачастую это все-таки не про нас.

В первую очередь организовать собственное время мешает необходимость организовывать время начальника. Как бы там ни было, но ваш график работы всегда будет зависеть от его графика. Так ли это плохо? Для секретаря это даже хорошо. У вас всегда есть отправные точки в виде рабочего графика шефа для оптимизации вашего времени. Плохо для нас, когда руководитель не стремится организовать собственное время. Более того, многие руководители очень любят скрывать от всех свои планы – например, уходить, не говоря о том, куда и как надолго они уходят, или не сообщать накануне, что завтра задержатся на три часа, и т. д. Вот это действительно проблема, потому что даже если в этом варианте вы не занимаетесь планированием его времени, то становится практически невозможно распланировать собственное. Для секретаря такой руководитель превращается в настоящий кошмар – поверьте, с педантом работать гораздо легче, чем с разгильдяем.

Что делать в этом случае? Прежде всего, всегда уточняйте у шефа, куда и как надолго он уходит. Не стоит бояться или стесняться. Вы выполняете свою работу и вы обязаны знать, где он и когда вернется.

Кроме того, попробуйте исподволь организовать его рабочее время. Начните приносить документы на подпись в одно и то же время (хотя бывают руководители, с которыми даже это угадать невозможно). Следующим этапом может быть запись в ежедневнике нескольких его задач. Он не говорит вам точное время проведения совещания? Запишите его на любое время и обратите на это внимание шефа. Если он будет не согласен – сам перенесет. Постепенно он привыкнет согласовывать с вами хотя бы часть своих планов, ставить в известность об отсутствии и даже, возможно, захочет, чтобы вы планировали его рабочее время.

Методы планирования

После составления списка обязанностей и исключения из него ненужных дел можно приступать к планированию рабочего времени. Планирование бывает ежедневное, еженедельное (или декадное, но для нас актуальнее первый вариант), квартальное и ежегодное.

Из множества методов планирования, таких как принцип Эйзенхауэра, методы «Альпы» и Парето, я бы рекомендовала использовать совокупность Эйзенхауэра и метода «Альпы». Почему?

Метод «Альпы» как раз основывается на составлении списка дел и оценки длительности выполнения каждого из них. Кроме того, согласно этому методу, нужно планировать только 60 % рабочего времени, оставляя в резерве 40 %.

Согласно же принципу Эйзенхауэра все поставленные задачи можно поделить на срочные и важные, несрочные и важные, неважные и срочные, и несрочные и неважные. Как вы догадались, зачастую последние можно вообще не выполнять. Кроме того, не всегда у вас будут присутствовать все четыре группы. Руководствуясь этим принципом, можно расставлять приоритеты при планировании рабочего времени.

А 40 % из метода «Альпы» секретарю нужны не только для всяких неожиданных задач, но и для ответов на телефонные звонки. К сожалению, подсчитать, сколько мы тратим на это времени, практически невозможно. Так что это у руководителя 40 % времени – резервное, а у нас оно «телефонное».

Наш совет. На что еще нужно обратить внимание при планировании рабочего времени? К сожалению, нам не всегда помогают советы делать рутинную работу в определенное время. Документы часто необходимо регистрировать сразу при поступлении, у многих руководителей нет четкого времени подписания документов, мы подписываем их по мере накопления или по срочности. То есть часто у секретаря рутинная работа тоже превращается в срочную, и это подтверждает, что планировать больше 60 % рабочего времени нельзя.

Приступаем к планированию

Итак, давайте на примере разберем, как использовать вышеописанные методы при планировании рабочего дня.

Вводные данные. Рабочий день секретаря с 09:00 до 18:00, руководитель приходит на офис к 10:00 и задерживается до ночи, но от вас этого не требуется. Руководитель, приходя на работу, сразу просит кофе, чуть погодя – чай. Обед у него с 13:30 до 14:30. У вас – с 13:00 до 14:00. Документы на подпись нужно относить к 17:00.На календаре 18 июля, среда. На текущий день у нас назначено:

10:00 – селекторное совещание, на котором будет присутствовать наш руководитель, проводится в другой дирекции. Ориентировочное время – 60 минут.

15:00 – рабочее совещание, проводит директор, присутствуют начальники всех отделов.

Задача, поставленная руководителем: соединить его с заместителем директора филиала (филиал в Хабаровске, разница во времени 7 часов, но рабочий день в филиале раньше 22:00 заканчивается редко).

Иные задачи:

• Организовать командировку сотрудника в магаданский филиал (отъезд – через 10 дней).
• Проверить наличие продуктов и канцелярии для заказа товаров на следующий месяц (до 20 числа)
• Сдать в бухгалтерию документы по трем командировкам сотрудников.
• Написать для бухгалтерии заявления на удержание средств из зарплаты сотрудников.
• Отправить сотрудника в командировку в Китай.
• Подготовить документы для командировки начальника в Китай (отъезд – 20 июля).
• Подготовить анкету и документы начальника на визу в Японию.
• Заказать у начальника АХУ комнату переговоров на 20 июля, для чего нужно написать служебную записку и подписать у начальника отдела сервиса.
• Позвонить в филиал во Владивостоке по поручению руководителя, выяснить вопрос по одному из договоров.

Итак, разбиваем задачи на более мелкие и расставляем приоритеты.

Селекторное совещание начинается в 10:00 и продлится до 11:00. Из опыта работы мы знаем, что руководитель пойдет сразу на совещание и только потом поднимется в приемную. А мы пока рассортируем дела по принципу Эйзенхауэра.

Срочные и важные. Из всего списка задач, необходимых для отправки сотрудника в командировку, самой срочной является заказ билетов. Поскольку сотрудник летит через Москву, а рейсов не так много, то могут быть проблемы с билетами, если мы отложим их покупку. Агентство, через которое мы заказываем билеты, работает с 10:00.

Увы, проверку наличия продуктов и канцтоваров откладывать дальше некуда, придется разбираться сегодня. Но выделить на это время можно, исходя из того, как распределятся другие задачи.

Сдать командировки и заявления нужно срочно, поскольку бухгалтерия считает заработную плату.

Для отправки в командировку сотрудника нужно только заказать такси.

Комнату переговоров также лучше заказать как можно быстрее, пока никто другой ее не занял.

Несрочные и важные. Документы начальника следует еще раз перепроверить и собрать в отдельную папку

Вопрос с визой в Японию нужно прояснить до отъезда начальника в командировку.

Итак, исходя из этого рабочий график может выглядеть следующим образом:

Время	Телефонные переговоры	Проведение совещаний	Дела
	Звонок во Владивосток (15 мин)
			Заказ такси для сотрудника
			Поиск рейсов для командировочного в Магадан, составление и отправка заявки
		Подготовка комнаты переговоров
	Звонок в агентство по билетам
			Служебная записка насчет комнаты переговоров
			Заварить чай
	Соединение шефа с замдиректора филиала
			Подготовка заявлений для бухгалтерии
			Проверка наличия продуктов, канцелярии
			Подготовка документов по командировкам для сдачи в бухгалтерию
			Подготовка документов для руководителя
			Собрать документы по командировке руководителя
			Ознакомление с требованиями к документам на визу в Японию
			Составление плана на следующий день, согласование его с руководителем

На первый взгляд кажется, что свободного времени у нас остается довольно много. Но ведь телефон звонит, не умолкая. Директор одного из филиалов срочно просит соединить его с шефом. Такси уже приехало, а нерадивый сотрудник неизвестно где ходит, да еще и на звонки на мобильный не отвечает. А тут позвонил поставщик оборудования и просит дать ему телефоны всех дочерних предприятий – да, всех пятидесяти семи.

Для секретаря резерв времени не модная блажь из книжки по тайм-менеджменту, а жесткая жизненная необходимость.

Планирование на длительный срок

Ежедневное планирование должно лечь в основу организации вашего рабочего времени. Но у секретаря нет возможности ограничиться только этим. Нам необходимо также составлять месячные, недельные планы, а также квартальные и даже планы на год!

Думаю, против планирования на неделю и месяц возражений не будет. Для этого мы и составляли подробные списки задач: с их помощью можно выявить, какие задачи и с какой регулярностью повторяются. Например, каждую пятницу в 15:00 Ваш руководитель проводит совещание с начальниками отделов. В ваши обязанности входит напомнить всем о проведении совещания, подготовить к нему документы, а также подготовить комнату переговоров. Записывая дела в ежедневник, вы уже знаете, что час рабочего времени в четверг вам придется уделить подготовке к этому совещанию, и планировать свой четверг вы будете, исходя из этого. Соответственно будут распределены и другие задачи на неделю, ведь отложить дела среды на четверг вы не можете, поскольку у вас и так на час времени меньше.

Кроме того, целесообразно ввести месячное планирование . У всех нас есть задачи, которые мы выполняем именно с такой периодичностью.

В конце каждого месяца мы отправляем заявки на продукты и канцелярию, то есть до 25 числа нужно составить заявки и отправить их в АХУ. Значит, не позднее 20 числа каждого месяца я должна отправить сотрудникам письмо, чтобы они могли до 22 сообщить обо всех своих нуждах. Кроме того, необходимо проверить запас канцелярских товаров в приемной, наличие кофе, чая, минеральной воды. Я знаю, что вся эта работа занимает около четырех часов. Не так много по отношению к целому месяцу, но я не имею права затягивать с ее выполнением, поэтому все возникающие задачи я буду распределять с учетом того, что у меня в месяц – на четыре часа меньше (или мне придется задерживаться на работе).

Необходимость квартального планирования зависит прежде всего от специфики работы организации. Возможно, что у вас нет задач, возникающих раз в три месяца, и просто нет необходимости составлять столь далеко идущие планы. В таком случае можете ограничиться ключевыми делами на текущий месяц.

Долгосрочное планирование нужно еще вот почему: у всех нас есть так называемые важные, но несрочные задачи. Это может быть передача дел на архивное хранение, выбор новой кофеварки в офис, организация мелкого ремонта и т. д. Обычно мы занимаемся этим или в неожиданно появившееся свободное время, или тогда, когда эти задачи из несрочных превращаются в срочные. А они неизменно превращаются: когда старая кофеварка окончательно сломается, у вас не будет времени придирчиво выбирать новую, придется срочно покупать любую, исходя из тех денег, что есть в бюджете на данный момент. Поэтому если в мае вы знаете, что в июле предстоит переезд сотрудников в другие кабинеты, ремонт офиса или уже всем надоевшая выездная комиссия, вы можете решить несрочные задачи до мая или пересмотреть их еще раз, чтобы определить, насколько они важны (может, ими вовсе не стоит заниматься).

Планирование на год , на первый взгляд, секретарю не нужно – вы ведь не директор компании, вряд ли у вас есть стратегия развития. Однако планировать год стоит, исходя из некоторых отправных точек:

• Новый год. Даже если вы не участвуете в подготовке корпоратива, в декабре половину рабочего времени отнимет подготовка и рассылка поздравлений партнерам, подготовка подарков, прием контрагентов, прибывающих с дружественным визитом. Что с этим делать? Вряд ли стоит начинать готовиться к празднику в июле, однако нужно работать с четким пониманием, что в декабре всегда дефицит времени, а следовательно, откладывать на этот месяц ничего нельзя.
• День рождения шефа. Нужно найти время на выбор подарка и на организацию праздника. Скорее всего, вы не сможете запланировать на этот период отпуск (только если ваш руководитель не предпочитает справлять свой день рождения вдали от дома). Кроме того, в период подготовки к празднику (как правило, от двух недель до месяца) объем вашей работы может возрасти вдвое.
• Период отпусков. Лето – горячая пора для секретаря. Пока все отдыхают, мы работаем за троих. А вот задерживаться на работе в это сезон обиднее всего. Поэтому к лету зачастую приходится готовиться зимой. Ведь нам необходимо не только организовать собственный отпуск, но и подготовить свое рабочее место для заместителя так, чтобы выйдя из этого отпуска, не попасть в аврал.

К чему приведут все описанные выше усилия? К тому, что, когда в календаре будут отмечены день рождения шефа, его отпуск, написано расписание на следующий день и даже неделю, у вас вдруг останется тридцать минут свободного времени. И вы спланируете свой собственный долгожданный отпуск. А когда вы перестанете постоянно задерживаться на работе, можно будет записаться на танцы или на курсы испанского. И разработать, наконец, стратегию собственного развития. Чем вы хуже директора компании?

М.А. Юдакова, cекретарь управляющего директора ООО «Полиметалл»

Планирование рабочего времени секретаря

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

Оперативное планирование

СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ

РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Работа секретаря руководителя организации, имеет свои специфические особенности:

• функции и обязанности секретаря-референта чрезвычайно разнообразны ;
• рабочий день секретаря руководителя любой организации весьма насыщен ;
• секретарю постоянно приходится параллельно выполнять несколько поручений, несколько видов работ одновременно;
• рабочий день секретаря во многом зависит от различных внешних факторов - сверхурочных заданий, незапланированных событий и т. п.;
• особые условия работы: постоянные телефонные звонки, вызовы, визиты посетителей и т. п.;
• секретарь должен ничего не забывать , ничего не упускать из внимания , никогда не опаздывать . Вместе с тем люди, окружающие секретаря, могут не всегда быть достаточно пунктуальными.

Подобная специфика секретарской деятельности, с одной стороны, чрезвычайно повышает важность планирования , необходимость наличия четкого плана работы, с другой стороны - чрезвычайно это затрудняет.

ВИДЫ РАБОТ

Всю работу, выполняемую секретарем в течение каждого дня, можно с некоторой долей условности подразделить на:

Постоянная, повторяющаяся изо дня в день работа:

• регистрация документов,
• копирование документов,
• машинописные работы,
• формирование документов,
• организация утреннего оперативного совещания,
• утренний и вечерний доклады руководителю и т.д.

повторяющуюся

неповторяющуюся

Повторяющуюся работу целесообразно выполнять в одно и то же определенное время .

Для планирования повторяющейся, однотипной работы разрабатывается схема рабочего дня секретаря.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

При составлении схемы рабочего дня желательно учитывать некоторые особенности:

• наиболее благоприятное время для выполнения особо трудных или творческих заданий - это отрезок с 10 до 12 часов .
• затем следует некоторый спад активности .
• во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов .

• после 17 часов накапливается усталость и внимание неуклонно падает, поэтому нежелательно начинать кропотливую работу, требующую сосредоточенности, после 18 часов.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

Распорядок рабочего дня секретаря должен быть максимально удобен для руководителя и других сотрудников офиса.

Поэтому при разработке схемы рабочего дня необходимо учитывать следующие основные факторы :

• распорядок дня руководителя, поскольку планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя, недельным графиком работы;
• привычки и стиль работы руководителя;
• правила внутреннего трудового распорядка организации;
• график поступления в организацию документов и информации.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

Рабочий день секретаря принято делить на четыре неравных по продолжительности этапа :

Начало рабочего дня

Вторую половину рабочего дня

Первую половину рабочего дня

Конец рабочего дня

Выделение непродолжительных по времени начала и конца рабочего дня объясняется их важностью, в частности, в планировании работы руководителя и секретаря.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

Начало рабочего дня:

• прийти на работу не менее чем за 20-25 мин. до прибытия руководителя или до начала работы офиса (в зависимости от того, что происходит раньше);
• проверить состояние рабочего места руководителя и своего рабочего места;
• уточнить дату на календарях, время на часах;
• включить или переключить на дневной режим работы офисную технику;

• просмотреть план работы на предстоящий день, подобрать в соответствии с планом необходимые документы и дела;
• по прибытии руководителя уточнить план работы на текущий день, содержание намечаемых мероприятий.
• записать поручения и указания руководителя.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

Конец рабочего дня:

• наметить (желательно совместно с руководителем) план работы на следующий день;
• напомнить соответствующим службам и должностным лицам о мероприятиях, намеченных на следующий день (прием делегации, проведение совещания и т. д.);

• записать поручения и указания руководителя;
• если руководитель отбыл из офиса, привести в порядок его и собственное рабочие места;
• убрать документы в шкафы и сейфы;
• выключить или переключить на ночной режим работы технические средства;
• если руководитель остался работать после окончания рабочего дня, в зависимости от важности проблемы или остаться и продолжать ему помогать, или, получив разрешение руководителя, покинуть офис, обеспечив руководителя необходимыми документами и информацией.

См. Примерная схема рабочего дня секретаря

• Схема рабочего дня разрабатывается, как правило, самим секретарем.

Другие специалисты организации и сторонние эксперты могут привлекаться к этой работе в том случае, если схема является составной частью общего пакета нормативных и нормативно-методических документов, разрабатываемых, например, при проектировании организационной структуры фирмы.

• Разработанный секретарем проект схемы согласовывается с руководителем, а при необходимости и с другими ведущими менеджерами организации. Часто основы графика обговариваются в ходе вводной беседы - инструктажа руководителя с новым секретарем.

• Согласованная схема рабочего дня секретаря утверждается руководителем и может быть включена в обучающую инструкцию секретаря или подобные документы .

• Утвержденную схему необходимо довести до сведения всех сотрудников организации , чтобы они знали, когда приносить документы на подпись руководителю, когда заказывать копии документов, когда приносить письма, чтобы они были отправлены до конца рабочего дня, и т. д.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

Первостепенное значение для успешного планирования неповторяющейся работы секретаря имеют ежедневные беседы с руководителем - краткие (не более 10-15 минут) совещания руководителя со своим секретарем.

Ежедневные планы работы руководителя и секретаря намечаются и корректируются именно на этих встречах.

Желательно проводить такие оперативные совещания два раза в день:

• утром - перед началом рабочего дня или в самом начале рабочего дня;
• вечером - в конце рабочего дня или после окончания работы.

Ежедневно утром руководитель и секретарь обсуждают и уточняют план работы на текущий день, который был намечен накануне вечером.

Вечером подводят итоги дня и намечают план на следующий день.

Большинство мероприятий на конкретный день намечается накануне в конце рабочего дня, во время вечерней беседы секретаря и руководителя.

ЕЖЕДНЕВНЫЕ БЕСЕДЫ С РУКОВОДИТЕЛЕМ

На этих коротких совещаниях руководитель и секретарь:

• обсуждают возникшие проблемы;
• намечают мероприятия для реализации возникших вопросов;
• согласовывают дела, которые могут быть выполнены от имени руководителя через секретаря;
• секретарь докладывает руководителю о состоянии исполнительской дисциплины, о ходе выполнения документов и поручений, находящихся на контроле;
• руководитель дает секретарю различные поручения, задания.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ

Секретарь должен четко представлять важность и срочность каждого поручения.

Опытный секретарь часто сам в состоянии определить приоритетность того или иного дела или поручения.

В остальных случаях секретарь должен попросить руководителя четко установить крайний срок выполнения задания.

Срок должен быть определен точно, т. к. понятие «срочно» достаточно субъективно. Желательно, чтобы у руководителя и секретаря были выработаны единые критерии срочности и важности того или иного дела.

Секретарь, как правило, входит в кабинет руководителя и делает записи в обычном блокноте.

И только вернувшись в приемную, переносит записи в ежедневник.

РЕЗЕРВИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

Делая записи в ежедневнике, секретарь должен предусмотреть время, необходимое на подготовку и проведение того или иного мероприятия.

Это называется резервированием времени .

Иногда руководитель просто дает секретарю свой ежедневник, и на основании плана рабочего дня руководителя секретарь делает в своем ежедневнике соответствующие записи, предусматривая необходимый резерв времени на каждое мероприятие.

РЕАЛЬНЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ

Намеченный на день план может сорваться по разным причинам:

• недостаток времени на то или иное мероприятие;
• перекрывание одного мероприятия другим;
• организационные или технические затруднения, например, с транспортом или оргтехникой;
• отсутствие или опоздание важного участника мероприятия и т.д.

При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченного плана секретарь должен обязательно проинформировать об этом руководителя .

И не просто отметить нереальность или крайнюю сложность реализации того или иного мероприятия, но предложить вариант решения проблемы.

Секретарь не должен соглашаться выполнять работу в установленный руководителем срок, если заранее понимает, что сделать это невозможно.

КОРРЕКТИРОВКА ПЛАНА

В реальной обстановке постоянно возникают ситуации, приводящие к отклонениям от дневного плана работы

Руководитель не должен заниматься оперативной перестройкой графика работы.

Руководитель может определить количество времени, требуемое для реализации внеочередного мероприятия, и сообщить об этом секретарю.

Практической работой по оперативной корректировке дневного плана работы занимается исключительно секретарь. Опытный секретарь самостоятельно определяет время, необходимое на проведение того или иного мероприятия.

1. Работа выполняется с учетом результатов, полученных в работе №1 (Структура фирмы и ее организационная схема).

2. Определяется потребность в найме на работу в фирму какого либо специалиста среди возможных претендентов.

3. В отчете представляются перечни:

Работ, выполняемых предполагаемым специалистом;

Квалификационных требований к кандидату на должность. Отдельно формулируются требования к деловым и личным качествам специалиста.

4. Проводится тестирование предполагаемого кандидата (в лаб.работе «кандидатом» является вся бригада) по тестам на проф. пригодность и интеллект.

a) Примечание: программы тестов предлагает преподаватель.

5. В выводах по работе приводится анализ возможности приема на работу "кандидата", прошедшего тесты.

Лабораторная работа №3 «Планирование работ секретаря»

Цель работы: приобрести навыки в организации эффективного планирования работ.

Введение:

Золотые правила секретаря

Назначение секретаря – освобождать своего начальника от рутинной работы.

Секретарь никогда не должна думать, что она что-то, она –помощник того, кто представляет собой что-то.

Ничего не оставлять на волю случая.

Знать свое место, чтобы хорошо выполнять свои должностные обязанности.

Завоевывать доверие своего начальника и сохранять его.

Прежде чем приступать к работе, понять е.

Начинать работу, превышающую свои возможности, значит стремиться к провалу.

Никакая полезная работа не унижает секретаря.

Секретарь должен знать, что существуют другие люди.

Не верить в свою незаменимость, а сделать себя необходимой.

Планирование, распределение и использование

рабочего времени

Многолетний практический опыт исследования секретарского труда показали, что главным в нем является план на день, который определяет все последующее долгосрочное планирование. Он помогает наиболее эффективно использовать рабочие часы и минуты, дает обзор всех дел дня.

Начиная рабочий день, всегда надо иметь цели с четким определением их объема и вида и все, что нужно для их решения.

Затем устанавливается очередность запланированных дел. Нужно определить, какие чрезвычайные ситуации могут нарушить рабочий день.

В любой работе должны действовать три правила :

1. Все что можно, нужно контролировать.

2. Некоторые вопросы не поддаются контролю, но на их ход надо стараться влиять.

3. Не следует обращать внимание на вопросы, которые не поддаются контролю, а также влиянию.

Готовя план на день , секретарь должен выделить в нем.

1. Профессиональную деятельность.

1.1 Постоянные мероприятия, включенные в план рабочей недели организации (административные, технические, общественные).

1.2 Постоянные дела.

1.3 Приоритетные дела.

1.3.1 Срочные дела, особо перспективные для получения конкретных результатов.

1.3.2 Срочные дела, которые в случае необходимости могут быть перенесены на другие сроки.

1.3.3 Дела, которые могут быть выполнены при наличии времени.

2. Личная деятельность.

Составляя план на день, надо:

Не загружать рабочий день более чем на 60 %;

Составлять список дел, деля их на самые важные и менее важные;

Оставляя в плане резерв неожиданностей;

Оставляя на каждое мероприятие запас времени не менее 15 минут;

Устанавливать личную цель и порядок ее достижения;

Размещать в плане текущие дела между важными и срочными;

Точно определять время начала и окончания каждого мероприятия;

Собирать все мелкие дела в группы;

Тщательно планировать вечерние мероприятия как самые неэффективные;

Использовать систему условных знаков, с помощью которых отмечать, что сделано, что перенесено. Точные сроки заключать в рамки.

Последовательность начала рабочего дня секретаря должна быть следующей:

1. Выделить 15 минут для спокойного обдумывания всех предстоящих на день работ.

2. Определить порядок и последовательность выполнения:

Незаконченных дел;

- “неприятных” работ;

Главной работы дня;

Работы с поступившей почтой;

Мелких и второстепенных работ.

Как правило, в работе секретаря есть периоды:

Нормальной работы;

Спешки и суматохи;

Затишья.

Надо знать, что сама по себе работа не имеет ценности, она имеет только смысл. Чтобы хорошо выполнить любую работу, надо знать ее смысл и причинное основание.

Любая запущенная или временно забытая работа – основа появления срочности. Установлено, что в женском характере есть элемент переноса и ожидания, то есть женщины-секретари постоянно используют метод откладывания надоевшей работы и работы, требующей большой подготовки.

Чтобы это преодолеть, надо:

1. Постоянно составлять списки своих долго- и кратковременных целей, ранжировать их по важности, контролировать точность формулировок, реалистичность и достижимость целей.

2. Постоянно готовить планы реализации целей с указанием сроков, требующихся и имеющихся ресурсов самостимулирования в процессе выполнения плана.

3. Осуществлять постоянное наблюдение за действенностью своих индивидуальных причин постоянного откладывания дел и преодолевать это с помощью рационального самоконтроля.

4. Оперативно управлять своим рабочим временем и эффективно использовать его за счет ежедневного составления расписания рабочего дня, рациональной организации труда, концентрации на приоритетных задачах.

Вся работа секретаря, если ее деятельно проанализировать, состоит из большого количества “мелочей”; чтобы постоянно учитывать эти мелочи; надо вести специальный журнал, в котором регистрировать все даже мелкие события с обязательным указанием трудностей исполнения той или иной работы. Сюда записываются взаимоотношения с людьми, коллегами по работе, начальством, о чем был разговор на совещаниях, конференциях. Особое внимание уделяется случайным работам и причинам их возникновения.

Секретари всех стран мира рационально используют правило “все записывать” , и не только о своей работе, но и о взаимоотношениях с начальниками, особенно, если начальник – женщина. Все записи должны быть точными и лаконичными, содержать в себе все необходимые сведения и факты.

Получая визитную карточку, секретарь ставит на ней карандашом дату и включает ее в картотеку или подшивает в дело.

Не доверяйте своей памяти, у усталой женщины – память сдает первой.

Примерный рабочий план секретаря на день.

8.50 Начало рабочего дня,

проверка рабочих мест в офисе

9.10 Устранение недостатков:

Протереть пыль

Полить цветы

Собрать разбросанную бумагу

Убрать и вымыть посуду

9.40 Привести в порядок рабочее место руководителя.

9.50 Сварить кофе.

9.55 Встретить руководителя.

10.10 Предоставить список неотложных дел

(встречи, совещания, приемы и т.д.).

10.30 Получить от руководителя надлежащие инструкции

(о назначении встреч, звонков, о совершении покупок.)

10.50 Сделать ряд звонков, ответить на письма,

осуществить регистрацию входящей и выходящей

корреспонденции с последующим занесением ее в журнал (Приложение 1).

11.20.1 Собрать и подать документы на ознакомление

и подпись.

11.30 Подготовить конференц-зал к совещанию.

11.40 Собрать сотрудников в конференц-зале и раздать им

тезисы о результатах работы за истекший период.

11.45 Сообщить руководителю о начале совещания и

предоставить список основных вопросов.

11.50 Подготовить документацию для поставщиков.

12.20. Подготовить кабинет руководителя к приему

поставщиков:

Распланировать места для приглашенных членов;

Разложить чистые листы бумаги;

Положить карандаш или ручку в верхней части бумаги;

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

Функции по документационному обеспечению управления;

Функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей .

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники

Приемная - это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования .

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда .

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое - та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику :

Большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

Весьма насыщенный рабочий день;

Необходимость выполнять параллельно несколько работ;

Постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

Особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников .

План рабочего дня секретаря (на примере ОУ).

8 30 - приход на работу

8 45 -просмотр входящей корреспонденции

9 00 -оперативное совещание при директоре (получение задания на день)

10 00 - работа с документами (подготовка писем, текущих документов)

12 00 -отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)

13 00 -обеденный перерыв

14 00 -работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)

16 00 -проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя

В течение дня - ответы на телефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных поручений руководителя

17 30 -завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.

Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использования своего рабочего времени.

• профессиональные и личные качества секретаря
• организация рабочего места секретаря
• имидж секретаря
• эффективное деловое общение
• организация приема посетителей

• Заключение

• Приложение
• Введение
• Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей, и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.
• Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.
• Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий и приема посетителей.
• Путь к профессионализму труден, и, для того чтобы стать профессионалом, надо постоянно учиться и работать над собой, своим имиджем. В этой курсовой я постараюсь рассмотреть основные направления работы такой многогранной профессии, как секретарь.
• 1. Первый день на работе секретаря
• Первый рабочий день - это всегда сильный стресс для любого человека. Однако, именно в первый день очень важно оставаться спокойным и уверенным в своих силах, ведь ваша первая задача - показать себя как профессионала и произвести хорошее впечатление.

  Каждый человек в первый рабочий день на новой работе очень волнуется, испытывая настоящий стресс. Но, не смотря ни на что, надо постараться оставаться спокойным. Это, конечно, будет совсем непросто. Но поскольку задача - произвести хорошее впечатление - очень важна, то надо потрудиться. Естественно, никто не ждет, что вы с первого же дня начнете работать как полноправный член трудового коллектива. Но вы должны показать, что способны легко и быстро войти в курс дела, не перевернув при этом все вверх дном, не переломав сразу же всю оргтехнику и не перепутав начальника отдела с курьером и т.д. Итак, первый рабочий день…

  Как правило, первый рабочий день начинается с официального оформления на работу, что включает в себя: ознакомление под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка компании, другими локальными нормативными актами, заключение трудового договора в двух экземплярах и т.д.

  Когда с официальной частью окончено и все бумаги подписаны, наступает время для знакомства с другими сотрудниками, коллегами, отделами, с инфраструктурой компании. Новичку показывают офисную технику, специфику внутренних средств коммуникации (Интернет, внутреннюю IT-сеть, телефонную сеть и т.п.), рассказывают о программном обеспечении, разъясняют, к кому следует обращаться по тем или иным вопросам. Будьте доброжелательны с коллегами, чаще улыбайтесь. Рабочее место должно быть полностью подготовлено на момент вашего выхода на работу. Это говорит о заблаговременной заботе компании о новом сотруднике.

  Беседа с непосредственным руководителем также должна состояться в первый день. На ней вы более подробно проговариваете цели и задачи вашей работы. Возможно, руководитель уже составил для вас план работ на период испытательного срока. А если такового нет, то вы можете сами предложить структурно оформить его ожидания по вашей работе. План работ должен включать в себя конкретные задачи, срок их выполнения и планируемый результат.

  А если руководитель в это день отсутствует? Не теряйтесь и пока вам не поставлены задачи – используйте это время для знакомства с компанией. Если у компании есть свой сайт, то почитайте об истории компании, специфике деятельности, изучите организационную структуру.

  Часто в компаниях к новичку приставляют наставника на первое время. Но если персонального учителя вы не получили, то общайтесь с теми, кто вам наиболее симпатичен. Практически в любой компании имеются опытные коллеги, которые готовы опекать молодых или неопытных сослуживцев. Такие люди смогут рассказать и показать на примерах тонкости негласных правил поведения и смогут помочь в разрешении каких-то организационных вопросов: место обеда, заказ канцелярских товаров и т.п.

  Но даже если что-то в первый день не получилось или произошло не так, как бы вам хотелось – не беда! Вы пока еще новичок и имеете полное право волноваться и переживать, а со временем вы полностью адаптируетесь и сможете помочь в этом другому новичку, который, например, придет работать в ваш отдел.

• Не берите на себя сразу чрезмерную нагрузку. Не бойтесь задавать вопросы или просить помощи и совета у коллег. Узнайте, где лежит бумага и другие канцелярские товары, ознакомьтесь с имеющейся оргтехникой. Никогда не начинайте с критики всего того, что было сделано до вас, не стремитесь проявить свое «я» во что бы то ни стало.
• Будьте внимательны, вежливы и доброжелательны. Улыбаясь собеседнику, старайтесь, тем не менее, соблюдать дистанцию с шефом и коллегами, постепенно приучая их к вашим правилам взаимоотношений. Не навязывайте никому своего общества, если вас будут принимать сдержанно.
• Изучайте привычки шефа, его подход к организации рабочего времени, отношения к незапланированным визитам посетителей, сотрудников, к телефонным звонкам. Регулярно поддерживайте порядок в кабинете руководителя, проверяйте наличие канцтоваров. Выясните, что он предпочитает: прохладное, или, напротив, теплое помещение; когда будет уместнее предложить чай, кофе или минеральную воду.
• Если на первых порах у вас будет мало конкретных заданий, не сидите сложа руки - займитесь настройкой своего компьютера, просматривайте служебные бумаги.
• 7 вещей, которых не стоит делать в первый рабочий день
• Не опоздайте
• Не забудьте, как зовут вашего руководителя
• Не льстите, не подлизывайтесь и даже обойдитесь без комплиментов
• Не хамите, не выпячивайте грудь, не врите и не хвастайтесь
• Не забывайте правила вежливости
• Не берите на себя все и сразу, не обещайте того, в чем сомневаетесь или чего не знаете
• Не флиртуйте
• Секретарь - деловое лицо фирмы. Потому должен обязательно обладать чувством стиля, наличием хорошо вкуса. Именно умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе в соответствии с элементарными правилами делового этикета формирует первое впечатление у клиентов о компании. Деловые партнеры, вначале общаясь с секретарем, на интуитивном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело или нет. Глава бизнес-структуры, которой заботится, прежде всего, о престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную девушку. Целесообразно организовать работу шефа и офиса - одна из многочисленных обязанностей секретаря.
• 2. О работе секретаря
• 2.1. Профессиональные и личностные качества секретаря
• Для квалифицированного секретаря необходим минимальный набор умений: знание иностранного языка, компьютера, основ делопроизводства. Но все это необходимо для того, чтобы получить место секретаря. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Во-первых, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь – это помощник руководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет дело посетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и о ее состоятельности.
• Трудно сохранять невозмутимость, когда офис в течение дня посещает более ста человек, амбициозных и агрессивно настроенных, – но это для необходимо. Выдержка и зрелость – необходимые качества для профессионала, тем более этой профессии.
• Помимо профессиональных навыков, секретарь должен обладать следующими качествами: быть приветливым, тактичным, внимательным, терпеливым, уравновешенным человеком, а также должен уметь находить общий язык со всеми – на грубость не отвечать грубостью или раздражением.
• Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами.
• Профессиональные и личные качества при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять следующие деловые качества.
• Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.
• Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и диктограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний т. п.
• Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.
• Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.
• Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).
• Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.
• Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства – необходимые условия для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.
• Профессия секретаря требует некоего артистизма, дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и дисциплинированности. Приходится быстро все запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы в лицо. Нужно всегда хорошо выглядеть, быть в хорошем настроении. Умение держать себя в руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в одной команде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних.
• 2.2. Организация рабочего места секретаря
• Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места.
• Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя.
• Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.
• Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
• 1) канцелярские товары;
• 2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер);
• 3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
• 4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);
• 5) средства связи
• 6) копировальные средства и аппараты;
• 7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
• 8) офисная мебель и оборудование.
• Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.
• Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, – исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.
• Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.
• 3. Имидж секретаря
• Немаловажным критерием хорошего секретаря является этикет.
• Этикет – целая наука, которую не зря называют залогом успеха в обществе. Это ваша внимательность, корректность, внешность, аксессуары, голос, поведение на публике, манеры, жестикуляция. Это ваш имидж.
• Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом. Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.
• В зависимости от времени года костюм секретаря может быть удобным, практичным, строгим..
• Во многих западных фирмах требуется соблюдать определенные правила в ношении одежды, например нельзя носить брюки – только юбку длиной до середины колена. Конечно, в нашей стране таких строгих правил нет, но если вы работаете в совместной компании, с зарубежными партнерами, то следует придерживаться нескольких правил в одежде.
• Психологи утверждают, что брючный костюм на женщине, работающей в офисе, не повышает ее авторитета, но в наших непростых погодных условиях он вполне уместен. Обычный же рабочий костюм должен состоять из жакета и юбки средней длины. Неплохо смотрится и однотонное платье-футляр (прямое и полуприлегающее, без воротника, длиною до колен) с жакетом того же цвета.
• Наиболее оптимальными для костюма считаются следующие цвета: темно-синий, темно-серый, коричневый, черный, сине-зеленый, бежевый, светло-серый. В ансамбле должно быть не более трех цветов.
• Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными, драгоценными украшениями. Украшения должны подчеркивать достоинства костюма и его хозяйки.
• Откажитесь и от бижутерии, и от больших бриллиантов. Неброские серьги из золотого металла или серебра, обручальное кольцо, цепочка с кулоном, часы – это допустимый минимум в деловом костюме.
• Голос – фактор, который может расположить к себе клиента, собеседника, конкурента или отвернуть от себя даже самого дружелюбно настроенного человека. Голос должен быть твердым, уверенным, но не надменным, не отталкивающим, не амбициозным. Нужно быть предельно вежливым, внимательным к вопросам клиента, терпеливым и ни в коем случае не раздраженным. Все, что отражается в голосе, производит соответствующее впечатление. Первое впечатление нельзя произвести дважды, а второй возможности проявить себя у секретаря может и не быть, если первое впечатление неприятное. Идеальный вариант – чтобы человек, у которого плохое настроение, почувствовал себя комфортнее, чтобы благодаря общению с вами настроение улучшилось. А уж снизиться оно никак не должно.
• Косметика – ваше второе лицо, и это в ваших руках. Помните, что макияж должен быть тонким, легким и неброским. Цвет губной помады не должен контрастировать с гаммой теней, волос, одежды. Уделите внимание прическе: она должна быть приятной, не должна отдельно приковывать к себе внимание окружающих или отвлекать от деловой беседы. Следует следить за своей жестикуляцией, не размахивать руками, не потирать ладони. Окружающие должны видеть перед собой в лице секретаря квалифицированного, дружелюбного человека, вежливого, дисциплинированного, удачливого, надежного сотрудника и помощника для шефа, умеющего выгодно представлять фирму.
• И в заключение несколько общих СОВЕТОВ о манерах поведения деловых женщин:
• 1) всегда старайтесь держать руки в покое, не теребите пуговицы или рукав;
• 2) не следует «играть» своим кольцом, ожерельем, замочком сумочки, накручивать на палец прядь волос;
• 3) в обществе не подобает почесываться, в том числе ерошить волосы;
• 4) не стреляйте суставами пальцев, не щелкайте ими;
• 5) не смачивайте палец слюной, листая страницы;
• 6) не используйте ноготь пальца в качестве зубочистки;
• 7) некрасиво подтягивать брюки или чулки через платье.
• Рабочий день секретаря
• ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:
• 1) прийти на работу за 10 минут до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день;
• 2) подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела;
• 3) получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя;
• 4) телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю;
• 5) по остальным документам подготовить варианты возможных ответов или резолюций, распределить по исполнителям;
• 6) просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т. д.; даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре;
• 7) оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы;
• 8) доложить руководителю о полученной корреспонденции;
• 9) уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день;
• 10) передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
• ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ:
• 1) сбор и подготовка для подписи исполненных документов;
• 2) доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;
• 3) обработать и отправить исходящие документы;
• 4) наметить мероприятия на следующий день.
• В течение всего рабочего дня ведутся:
• а) работа с посетителями, телефонные переговоры;
• б) подшивка исполненных документов в дела;
• в) выполнение работ на компьютере;
• г) организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
• КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ:
• 1) просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий;
• 2) если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами;
• 3) привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.
• Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы управленческого аппарата.
• Организуйте свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезной. Отдавайтесь своей работе, но не забывайте, что есть вопросы, которые не в вашей компетенции. Поэтому делайте только то, что вы должны делать.
• 4. Эффективное деловое общение
• Любая беседа требует подготовки к ней. Вот несколько правил:
• 1) сформулируйте конкретные цели (например, решить спорный вопрос, убедить, получить информацию и т. п.);
• 2) составьте план беседы. Для достаточно серьезного вопроса нужно сделать это в письменном виде. При этом есть возможность выбрать наилучшие формулировки, подобрать необходимые аргументы и выстроить их в наилучшей последовательности, привести их в систему, а также подобрать необходимые документы и материалы;
• 3) выберите время, достаточное для разговора, удобное как вам, так и вашему собеседнику. Старайтесь не планировать ее перед началом совещания или других жестко фиксированных мероприятий. Не стоит начинать беседу, если вы или ваш собеседник только что испытали эмоциональную встряску, например в результате конфликта с сотрудником или получения выговора от начальника;
• 4) в начале разговора нужно привлечь внимание собеседника, заинтересовать его, а также добиться атмосферы взаимного доверия;
• 5) подчиняйте тактику ведения разговора своей цели, не отвлекайтесь от нее;
• 6) старайтесь, чтобы в основном говорил ваш собеседник. Психологическое преимущество получает тот, кто задает вопросы, а не тот, кто много говорит. Вы получите больше информации. К тому же человека можно убеждать не только с помощью красноречия, но и используя цепочку логически выверенных вопросов;
• 7) сохраняйте ровный тон, выслушивайте объяснения, избегайте критики, а если она необходима, то, прежде чем критиковать, сначала похвалите партнера;
• 8) прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели. Человеку свойственно лучше запоминать услышанное в начале беседы, а выполнять то, что прозвучало в конце нее. Поэтому дружеский разговор полезен в начале беседы для создания доброжелательной атмосферы, но не в ее конце, так как в этом случае собеседник не вспомнит многих деталей разговора, и вы снизите эффект ваших предшествующих усилий.
• Беседа будет удачной, если вы расположите к себе собеседника. Для этого можно использовать следующие приемы:
• 1) начните разговор с того, что интересно собеседнику;
• 2) чаще произносите имя человека;
• 3) улыбайтесь, но улыбка должна быть уместной и не чрезмерной;
• 4) смотрите в глаза собеседнику, но не более 10 с, так как большее время приводит к ощущению дискомфорта;
• 5) не используйте следующие позы: скрещенные руки и ноги, руки, заложенные за голову, упертые в бока, не разваливайтесь на стуле или кресле. Зеркально отображайте позу собеседника, если она доброжелательная или нейтральная. Если человек скрещивает руки, то старайтесь держать свои руки не напряженными, если сидите – то открытыми ладонями вверх. Если партнер держит руки в карманах или крепко сжимает кулаки, дайте ему в руки что-нибудь, иллюстрирующее ваши слова. Это его отвлечет и поможет снять напряжение. Не приближайтесь к собеседнику ближе, чем на 1, 2 – 1, 5 м;
• 6) не бойтесь пауз – они крайне важны в разговоре;
• 7) не перебивайте собеседника;
• 8) не давайте советов, пока вас об этом не попросят;
• 9) относитесь к человеку доброжелательно;
• 10) делайте комплименты. Комплимент должен отражать только положительные качества человека и содержать небольшое преувеличение. В комплименте следует избегать двойного смысла (например, когда упомянутое качество может интерпретироваться и как позитивное, и как негативное). Комплимент не должен содержать дополнений и рекомендаций по улучшению или развитию упомянутого качества.
• Большое значение для эффективного общения имеет умение слушать. Развивая это умение, вы сможете адекватно воспринимать информацию, исходящую от другого, относиться к нему без осуждения и не навязывать свою волю, а также побудить собеседника к продолжению и развитию разговора.
• Если вы слушаете:
• 1) старайтесь относиться к собеседнику без предубеждения;
• 2) избегайте критичности;
• 3) слушайте внимательно, сосредоточившись на говорящем; настройтесь на эмоциональное состояние и личностные особенности собеседника, на учет не только своих, но и его интересов;
• 4) установите «обратную связь», чтобы говорящий мог понять, какую информацию ему следует еще сообщить, а что нужно повторить, возможно, другими словами;
• 5) если это нужно, уточняйте, задавая вопросы. Учтите, что их не должно быть слишком много;
• 6) будьте готовы к восприятию новых идей;
• 7) старайтесь не отбрасывать негативную информацию или ту, которая кажется вам недостоверной или маловероятной;
• 8) не игнорируйте информацию, поступающую от неприятных вам людей;
• 9) стремитесь найти полезное для себя в услышанном;
• 10) сосредоточьтесь на главных мыслях и идеях говорящего, мысленно резюмируйте услышанное;
• 11) учтите, что в процессе общения существенную роль играют «невербальные» сигналы – мимика, жесты, темп и тембр речи и др. Выражайте согласие кивком головы, выражением лица, совпадающим с чувствами говорящего, небольшим наклоном туловища вперед, голосовыми сигналами («М-да», «Угу», «Ага», «Понятно!», «Интересно!» и др.);
• 12) иногда лучше переспросить человека («Как я поняла, вы…», «Я правильно поняла, что вы имели в виду…» и т. п.), чем сделать существенную ошибку; будьте терпимы и восприимчивы к чувствам собеседника;
• 13) после окончания разговора обязательно письменно фиксируйте основную информацию;
• 14) если это необходимо, то критикуйте содержание сообщения, а не самого человека;
• 15) поддерживайте тон разговора – легкий или серьезный;
• 16) подбадривайте собеседника, поощряйте его к обсуждению и обмену мнениями;
• 17) не позволяйте себе отвлекаться;
• 18) не перебивайте;
• 19) не переводите обсуждение на другую тему;
• 20) не пререкайтесь;
• 21) не навязывайте свои советы.
• Если вы говорите:
• 1) четко определите цели своих высказываний;
• 2) ваша речь должна быть простой, четкой и образной;
• 3) говорите понятно и доступно для собеседника;
• 4) конкретно и ярко иллюстрируйте свою речь;
• 5) свои предположения и суждения подтверждайте фактами;
• 6) сообщение должно быть кратким, сжатым, структурированным, не содержащим излишней информации;
• 7) устанавливайте «обратную связь», которая поможет вам понять, правильно ли партнер понимает ваши слова;
• 8) учтите, что агрессивные, очень тревожные, а также находящиеся в состоянии депрессии люди очень плохо поддаются убеждению; демонстрируйте готовность к сотрудничеству;
• 9) учитывайте общее впечатление, которое вы производите;
• 10) выражайте свою позицию открыто, ясно и без нападок как на себя, так и на собеседника;
• 11) стремитесь соотносить свои цели с целями собеседника, а не с его личностными особенностями;
• 12) используйте положительно окрашенные слова, избегайте оценочных суждений или выражения безразличия к партнеру;
• 13) при обсуждении позиций и действий делайте акцент на их последствиях для поставленных собеседником целей;
• 14) избегайте уступчивости, нетерпеливости и разглагольствования;
• 15) контролируйте свое эмоциональное состояние.
• 5. Организация приема посетителей
• При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием представителей других организаций, прием сотрудников своей организации, прием по личным вопросам. Для четкого выполнения процедур секретарь обязан:
• 1) разработать совместно с руководителем график приема;
• 2) следить за очередностью приема и регламентом бесед;
• 3) вести учет посетителей;
• 4) документировать принимаемые руководителем в ходе приема посетителей решения.
• Четкое выполнение названных процедур позволяет спланировать текущую и перспективную работу руководителя, оперативно и обоснованно принимать в ходе личного приема решения.
• При организации приема посетителей желательно учитывать ряд особенностей.
• 1. Посетитель может войти в приемную в любой момент, поэтому постоянно поддерживайте порядок на своем рабочем месте. Неприятное впечатление производят захламленный стол, немытые чашки, пепельницы с окурками.
• 2. В приемной обязательно должно быть предусмотрено место, где посетители могут дожидаться приема. В этой зоне можно разместить несколько стульев, столик с газетами и журналами.
• 3. При приеме посетителей, которые не работают в организации, после приветствия нужно выяснить их фамилию, имя, отчество; представляемую фирму и должность; цель визита; наличие предварительной договоренности о встрече с руководителем. Сейчас обычно посетитель вручает секретарю визитную карточку. Секретарь знакомится с ее содержанием, обращаясь по имени и отчеству к посетителю, предлагает ему присесть.
• 4. Будьте любезными, безупречно вежливыми с любым, вошедшим в приемную. Оторвитесь от бумаг, прервите телефонный разговор, для того чтобы поприветствовать посетителя и узнать о цели его визита.
• 5. Для успешного планирования рабочего дня руководителя установите дни и часы приема сотрудников, доведите их до всеобщего сведения. Постарайтесь, чтобы установленные для приема часы использовались именно для этой цели.
• 6. Существенную помощь может оказать журнал предварительной записи. Он поможет сразу определить временные рамки приема, существо вопроса и состав материалов, которые, возможно, следует подготовить.
• 7. Если время приема было согласовано заранее, секретарь докладывает руководителю о прибытии посетителя, при необходимости заходит в кабинет для того, чтобы передать визитную карточку, а затем приглашает гостя в кабинет.
• 8. Если посетитель пришел на встречу внепланово, а руководитель по разным причинам не может принять его, секретарь может рекомендовать обратиться к другим компетентным сотрудникам фирмы, способным решить его вопрос. Если посетитель настаивает на необходимости встречи именно с руководителем, секретарь предлагает записать его на прием.
• 9. Нельзя допускать срыва назначенного приема. Повторный вызов посетителя может расцениваться как неуважение лично к нему и представляемой им фирме. В крайнем случае секретарю следует извиниться, обосновать причину отсутствия руководителя и еще раз указать на возможность решения вопроса с другими руководящими работниками.
• 10. Если прием отменяется по уважительной причине (болезни руководителя, срочной командировке), секретарь должен известить посетителей заранее об отмене запланированной встречи. Секретарь договаривается о назначении приема в другое время, которое будет удобно для посетителя.
• 11. При записи посетителей на прием секретарю следует назвать свою фамилию, имя и отчество, номер телефона для срочных справок и сообщений. Запись на прием лучше проводить предварительно.
• 12. Обычно посетитель приходит на прием заранее, или ему приходится несколько минут ждать приема. Секретарь, вежливо поприветствовав посетителя, предлагает ему присесть. Можно обменяться несколькими нейтральными фразами (например, о погоде) для установления положительного контакта и устранения напряженности. В то же время секретарю не рекомендуется вовлекать посетителя в продолжительную, даже очень занимательную, беседу. Это может отвлечь от цели визита, сбить деловой настрой.
• 13. Если посетитель заметно нервничает, не нужно явно его успокаивать. Это может вызвать обратный эффект. Лучше отвлечь посетителя легкой беседой на нейтральную тему.
• 14. Секретарь может помочь посетителю подготовиться к приему: выслушать его аргументацию, ответить на вопросы (в пределах своей компетенции и в рамках конфиденциальности), посмотреть принесенные материалы. При этом главное – проявить максимум тактичности, не навязывать свои советы, а лишь отвечать на просьбу гостя.
• 15. В каких случаях следует предложить посетителям чай или кофе? Тогда, когда руководитель задерживается, а в приемной ожидает посетитель высокого ранга. В этом случае напитки следует предложить всем посетителям, присутствующим в приемной. Секретарь разливает кофе и чай по чашкам и предлагает посетителям, начиная с женщин. Если руководитель просит принести чай и кофе в кабинет во время приема, напитки также могут быть в приемной разлиты по чашкам, расставлены на поднос. Секретарь вносит поднос в кабинет руководителя. Кроме чашек, на поднос ставятся сахарница, салфетки, печенье. Возможен и другой вариант. На поднос ставят чайник или кофейник с уже готовыми напитками, чашки, сахарницу, салфетки, угощенье. Секретарь вносит поднос в кабинет, разливает напитки по чашкам или по просьбе руководителя оставляет поднос, и руководитель сам обслуживает себя и гостя.
• 16. Во время приема секретарь должен перевести на себя все входящие телефонные звонки. Отрывать руководителя от беседы можно лишь в крайних, не терпящих отлагательства случаях.
• 17. Если секретарю все же приходится обратиться к руководителю во время приема или нарушить очередность посетителей, ссылаться можно только на срочность вопроса, но не на его важность, так как для каждого посетителя его вопрос является самым важным.
• 18. Принимая посетителей, секретарь не должен забывать о необходимости соблюдать конфиденциальность. Не оставляйте включенным компьютер с монитором, обращенным к посетителям. Не оставляйте на рабочем столе документы доступными для прочтения, даже если информация, содержащаяся в них, кажется вам несекретной.
• Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь вправе самостоятельно решить, доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием.
• Заключение
• В последнее время все больший интерес возникает к профессии секретаря. Секретарский труд довольно высоко оплачивается, и быть секретарем сегодня престижно.
• Но не так- то просто стать профессиональным секретарем, да и не каждый способен выполнять многофункциональную и сложную работу. А труд секретаря таким и является.
• Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различной квалификации: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт.
• Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, но он не может обойтись без знания иностранного языка, секретарь должен разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы.
• Технический секретарь должен уметь печатать со скоростью 145 знаков в минуту русской и латинской машинописи слепым десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы выполняются в современных компьютерных редакциях. До автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой: ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого секретаря и телефонное обслуживание.
• Секретарь-референт и референт – это высшая квалификация секретаря. Они выполняют обязанности секретаря на высоком уровне. Их работа становится ответственной, ибо им предоставлено право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает обязательное высшее образование и знание иностранного языка.
• Но современный руководитель хочет, чтобы все эти функции выполнял один человек. Президент компании вполне может дать своему помощнику, например, такое «простое» задание: подготовить проведение переговоров с иностранными партнерами. От секретаря в этом случае потребуется составление черновых вариантов документов, перевод их на иностранный язык, согласование даты проведения переговоров с партнерами, подготовка программы пребывания иностранной делегации, куда входят деловые встречи и культурная программа. И это лишь часть обязанностей «суперсекретаря».
• В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации. Специфика профессии состоит в том, что каждая последующая ступень квалификации требует новых знаний и навыков, но не исключает предыдущих. Даже референт при блестящем знании компьютера, иностранного языка, делопроизводства должен молниеносно реагировать на телефонные звонки и при необходимости вытереть пролитый кофе. Он помогает шефу готовиться к важным деловым переговорам и ограждает его от нежелательных посетителей, он обязан быть любезным со всеми сотрудниками фирмы и одновременно уметь соблюдать дистанцию.
• Для того чтобы состояться как профессионал высочайшей категории, недостаточно только знать и уметь, нужно еще обладать определенным складом характера.
• Если вы хотите, чтобы ваша профессиональная карьера была успешной, нужно разглядеть в себе «секретарские» черты и стремиться максимально их развивать.
• У секретаря особое положение в фирме – он фактически первый человек после руководителя – его правая рука, но предпоследний по штатному расписанию. Это определяет и еще одно очень важное качество секретаря: умение одновременно быть на виду и в тени.
• Итак, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним и внутренним обликом.
• Надеюсь, что информация, представленная в данной курсовой поможет вам в таком сложном, но интересном труде, как секретарский. Надеюсь, что эта информация будет полезна для решения конкретных ситуаций. Удачи в освоении секретарского дела.
• Приложение.
• Несколько принципов или небольшая помощь секретарю.
• Принцип первый: не делайте чужую работу.
• Пожалуй, одна из главных проблем в работе секретаря – это извечная необходимость всем и каждому помогать. Нет, конечно же, секретарь и есть помощник. Наша работа состоит в помощи другим: в зависимости от специализации вы можете помогать одному или нескольким начальникам, отделу или даже целой компании. И здесь очень важно понимать: ваши обязанности (как правило, они прописаны в должностной инструкции) – это и есть та самая помощь. Даже если вы работаете персональным ассистентом, очень часто приходится откликаться на просьбы сотрудников, посетителей, клиентов, звонящих по телефону. Отказывать в просьбе, если вы можете помочь, невежливо и недальновидно. Никогда не знаешь, в какой момент и чья помощь может понадобиться. Но здесь кроется подвох: к сожалению, многие люди любят перекладывать на других свою работу. Порой бывает очень сложно провести границу: где вы выполняете свои непосредственные обязанности и помогаете сотрудникам, а где на вас переложили чужие.
• Поэтому секретарю необходимо четко проводить границы, уметь говорить «нет» и расставлять приоритеты, как ни банально это звучит.
• Даже при сломанном в отделе факсе важнее соединить шефа с нужным человеком, чем отправлять письмо одного из сотрудников.
• Почему такое происходит? Не только потому, что все не хотят работать. Просто многие сотрудники искренне полагают, что секретарь все дни проводит в ожидании различных просьб от них, а в перерывах между выполнением просьб скучает. Ваша задача – объяснить, что это не так. Возможно, это покажется резким и у кого-то вызовет обиду. Что ж, важно понимать, что в этом нет ничего страшного. Страшно будет не выполнить свои непосредственные обязанности и тем самым действительно подвести начальника или коллег.
• Принцип второй: планируйте время
• В обязанности большинства секретарей входит планирование рабочего дня руководителя. Можно применять этот же метод для вашей работы. Например, возразить: каким образом секретарю планировать свой день, если постоянно отвлекают и ситуация на работе подчас меняется с космической скоростью? Но ведь когда мы составляем расписание шефа, всегда приходится учитывать вероятность изменений, многие из которых происходят в самый последний момент. Той же схемой можно пользоваться и при планировании собственного рабочего дня: закладывайте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства, составляйте расписание так, чтобы можно было поменять дела местами. И всегда привязывайте свой рабочий график к графику шефа. Например, если вы знаете, что завтра с 10.00 до 12.00 у него выездное совещание и он не будет к вам обращаться, можно наметить себе выполнение дел, до которых никак не доходят руки. Да, к вам могут прийти сотрудники или имеются срочные дела. Но если шеф занят, это делает вас более свободной, чем обычно, так как не нужно постоянно отвлекаться на его просьбы.
• Принцип третий: владейте информацией
• Причем не только владейте, но и управляйте ею. Регулярно проверяйте актуальность данных, если узнали что-то новое – запишите, сохраните в файл, распечатайте в специальную папку. Постоянно проверяйте и обновляйте данные в телефонной книжке, контакты в Outlook, базы внутренних и внешних телефонных номеров. Здесь может быть два варианта упорядочивания информации:
• · вносите соответствующие изменения сразу, как только о них узнаете;
• · выделяете себе для этого определенное время (например, один час каждую пятницу).
• Если вы выберете второй вариант, лучше завести специальную папку для хранения новых визиток, факсов с уведомлением о смене телефонных номеров и листочков из блокнота, где в спешке записаны важные номера.
• Наш совет. Если изменилась ваша контактная информация, постарайтесь оперативно сообщить новые данные всем, с кем регулярно работаете.
• Принцип четвертый: используйте современные достижения
• Невероятное счастье, что мы больше не используем печатные машинки, что компьютеры не просто вошли в нашу жизнь, а действительно стали способны сделать ее удобнее и легче. Пользуйтесь возможностями, которые вам дают современные программы.
• Например, программа Outlook позволяет создавать контакты, списки рассылки, вести календарь и создавать архивные папки. Последнее очень важно. Если вы создадите архивные папки, в которых можно хранить письма по различным темам, то сэкономите себе не только время, но и нервы. Допустим, если вы сохранили запрос в папке «Запросы», то при необходимости будет, во-первых, очень легко его найти, во-вторых, доказать, что вы действительно его отправляли. Кроме того, так можно сохранять подтверждения от гостиниц, электронные билеты и другие важные документы. Конечно, в случае необходимости можно обратиться в авиакомпанию или агентство, выписавшее электронный билет: они хранят их в течение года. Однако вы потратите много времени и будете зависеть от работы другого человека (у которого много своих дел). К тому же билет может понадобиться вам гораздо позже, чем через год.
• Помните о том, что в Word и Outlook можно включить проверку орфографии, что значительно сэкономит ваше время. Осваивайте новые программы и лучше узнавайте старые. Например, в Excel сумму можно считать автоматически – при ведении расчетов в этой программе калькулятор уже не нужен.
• Помимо стандартных офисных программ, можно пользоваться и различными помогающими программами, такими как Punto Switcher. Эта программа не только автоматически меняет раскладку, но и помогает запоминать горячие клавиши, использовать автозамену и многое другое. А программа DeskStickers позволяет легко создавать цветные стикеры на рабочем столе. Многим это нравится, потому что позволяет не забывать о различных мелких делах (ведь блокнот у вас не всегда перед глазами, а обычные бумажные стикеры часто отклеиваются).
• На заметку. Сохраняйте полезные сайты в «Избранное». Вы также можете подписаться на рассылки профессиональных сайтов, чтобы узнавать о предстоящих семинарах, конференциях, различных новостях.
• Если вы проявите любопытство, поспрашиваете коллег, то легко сможете найти среди многообразия современных программ ту самую, которая сделает вашу работу удобнее, а жизнь легче.
• Принцип пятый: все в порядке
• Помните выражение «Порядок на столе – порядок в голове»? Всегда держите в порядке рабочий стол (желательно заниматься раскладыванием вещей по местам каждый день в конце рабочего дня). Порядок на столе не только позволит легко найти все нужное и держать важные предметы под рукой, но и произведет хорошее впечатление на начальника, коллег и гостей.
• Чистота и порядок должны царить не только на рабочем столе, но и в компьютере, шкафах, ящиках тумбочек. Регулярно выбрасывайте сломанные или ненужные вещи. Придумайте удобную для вас систему организации и хранения документов. Кто-то любит подвесные папки, кто-то хранит все документы в регистраторах в шкафу. Самое главное – чтобы вам было удобно.
• Как правило, секретарь хранит у себя канцелярские и хозяйственные товары. Регулярно наводите в них порядок. Таким образом вы будете знать, чего у вас нет, что нужно заказать, что скоро закончится, а чего хватит на год и не стоит тратить на это корпоративные деньги и свое драгоценное время.
• Принцип шестой: используйте профессиональные навыки
• ■ Слепая печать. Сейчас к секретарю редко предъявляют такое требование, как владение слепой печатью. Без этого навыка можно устроиться на работу и успешно справляться со своими обязанностями. И все же секретарю это умение необходимо – прежде всего, для экономии нервов и в качестве заботы о своем здоровье.
• ■ Скоростное чтение. Через секретаря или личного помощника идет весь документооборот компании. Мы просматриваем тома документов, прежде чем отнести их на подпись руководителю. Дело не только в том, что начальник может спросить вас о содержании документа, но и в том, что невнимательные сотрудники частенько указывают неверные даты, ошибаются в инициалах, оформляют документы не по правилам. На проверку подчас приходится тратить довольно много времени, документы бывают срочные, и сотрудник, их принесший, очень нервничает по поводу того, что вы еще и читаете документ.
• В настоящее время существует множество курсов и программ, обучающих скоростному чтению (его еще называют чтением «по диагонали»). Нам это вполне подходит: зачастую не нужно знать детальное содержание документа, достаточно понимать, о чем он, и отметить правильность заполнения ключевых граф.
• Принцип седьмой: применяйте шаблоны
• Мы каждый день создаем огромное количество различных документов: писем, заявок, приказов, служебных записок. Создайте шаблон для каждого вида документов (или несколько различных шаблонов, если требуется). Например, если в организации введен пропускной режим, создайте шаблон заявки на временный пропуск для гостя – в случае необходимости нужно будет заменить только Ф.И.О. и дату. Естественно, у секретаря должны быть образцы заявлений на отпуск, приказов, согласований и других документов, необходимых для работы. Лучше всего сгруппировать шаблоны по темам, чтобы в случае необходимости не тратить время на поиски.
• Принцип восьмой: сохранить и преумножить
• Ни для кого не секрет, что мы храним документы в соответствии с государственным стандартом делопроизводства и сдачи в архив. Документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Первые мы убираем в архивные боксы и сдаем в архив (или помещаем в специально отведенный шкаф, если архива в организации нет), а вторые можно уничтожить по истечении срока хранения. А дальше зачастую начинается жуткая неразбериха. Некоторые ненужные документы могут годами пылиться в папках на полках, другие (нужные) отправляются в мусорную корзину, потом вы не можете найти позапрошлогодний запрос или прошлогоднюю претензию. Прежде всего необходимо узнать сроки хранения тех документов, с которыми вы работаете. Если в ваши обязанности не входит ведение кадрового делопроизводства, то не стоит забивать себе голову информацией о том, какой срок хранения имеют приказы о приеме на работу. Дальнейшие действия будут зависеть уже от специфики работы в конкретной компании или отделе. Если вы работаете в компании достаточно долго, то уже имели возможность узнать, какие именно документы и сколько нужно хранить в приемной. Если же вы только устроились на работу, постарайтесь выяснить этот момент у предшественницы или сотрудников.
• Маленькие хитрости. Конечно, у каждой из нас есть свои маленькие хитрости, позволяющие сэкономить время и наиболее удобно организовать работу в приемной.
• Например, многие любят приходить на работу пораньше. Полчаса до начала официального рабочего дня – время весьма продуктивное. Можно не спеша привести себя в порядок, свежим взглядом окинуть приемную, проверить списки намеченных дел, расписание шефа, выпить чашку кофе, почитать новости или что-то интересное в Интернете. Каждая из нас по-своему входит в рабочий ритм. Если вы влетаете в приемную в 9.00 и тут же начинаете отвечать на звонки, заваривая чай и одновременно снимая пальто, и чувствуете себя при этом прекрасно – не нужно ничего менять. Но если подобное начало дня вас раздражает, может, стоит начинать свой день немного раньше?
• Хозяйственные мелочи. Позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой нитки и иголки (можно купить красивый набор), антистатик, необходимые лекарства, запасная пара колготок (которые имеют обыкновение рваться в самый неподходящий момент, когда нет времени бежать в магазин).
• И еще несколько советов
• ● Перед уходом приводите рабочее место в порядок. Утром на это может не быть времени.
• ● Не откладывайте выполнение задания (даже самого неприятного) на последний момент. В последний момент всегда возникает аврал и совершенно нет возможности работать.
• ● Заботьтесь о себе. Уходите на обеденный перерыв с рабочего места (даже если обед на офисной кухне занимает у вас десять минут), гуляйте, делайте что-то, не связанное с работой. В приемной в это время лучше не сидеть, иначе можно провести весь перерыв за объяснением всем остальным, что у вас время обеда. Кроме того, делайте перерывы в работе с компьютером (например, можно полить цветы).
• ● Проявляйте любопытство. К сожалению, мы часто теряем множество удивительных возможностей экономии времени. Одна моя коллега живет недалеко от станции пригородных поездов и всегда рассматривала эту станцию как возможность уехать на природу (которую она ни разу не использовала). Только через два года соседства ей неожиданно открылась истина: электричка идет еще и в обратную сторону, то есть в центр города, где моя коллега и работает. Дорога на работу теперь занимает двадцать пять минут, пробок не бывает, очередей на входе в вагон – тоже. Секретарю очень важно проявлять любопытство, постоянно смотреть по сторонам, интересоваться происходящим вокруг.
• Если вы столкнулись с какой-либо задачей впервые, не бойтесь просить о помощи. Можно обратиться к коллегам на работе, сотрудникам, друзьям, задать вопрос на форуме. То, что для вас в новинку, кто-то где-то когда-то уже делал, и этот человек может помочь. И сами сможете помочь кому-то советом, сэкономить чье-то время и почувствовать себя умницей и отличным специалистом