Анализ современного состояния мирового рынка СЭД

21.04.2011, Колесов Андрей

Издание: PC Week

Системы электронного документооборота продолжают набирать в нашей стране все большую значимость для бизнеса и для государства. Расширяется сфера применения подобных решений, повышается “глубина” использования заказчиками их функционала, постепенно происходит смещение от бумажного документооборота в сторону электронного. Вместе с тем на пути развития всех этих позитивных процессов имеются и препятствия. О текущем состоянии дел в отечественной СЭД-отрасли, ее проблемах и путях их решения своим мнениями делятся эксперты ведущих ИТ-поставщиков этого рынка.

Текущая ситуация

Разговор начался с вопросов перехода к более полному электронному документообороту, и тут специалисты единодушно отмечают, что в целом преобладают смешанные системы, где присутствуют оба вида документов — бумажные и электронные. Практически все сходятся на том, что в силу наших нормативных требований (законодательства, регламентов и пр.) быстро отказаться от бумажного документооборота не представляется возможным.

Среди новых веяний в этой сфере Андрей Акулов отметил, что СЭД берут на себя задачи ускорения бизнес-процессов, повышения их эффективности, оптимизации ежедневной работы людей, облегчения контроля над деятельностью компании: “Если раньше мы приближали автоматизацию к бизнес-процессам, то сейчас зачастую СЭД оказываются впереди - так, в связи с заданными правилами, документ появляется раньше, чем возникла задача в бизнес-процессе. Это новое направление развития СЭД, которые уже применяются на практике”.

По мнению Филиппа Калашникова, в настоящее время СЭД в России являются одним из наиболее востребованных классов корпоративных программных продуктов, практически для всех сейчас уже стала очевидной польза от внедрения подобных решений: “СЭД наводит порядок в корпоративном документообороте, и только за счет этого некоторые заказчики экономят миллионы долларов в год на резком снижении объема штрафов и других убытков от просрочки исполнения договоров и других финансовых документов. И хотя заказчиками СЭД до сих пор преимущественно являются крупные предприятия, в последнее время становится модным и среди средних и небольших компаний заводить у себя недорогую СЭД. Причем именно средние и небольшие предприятия делают упор на использование СЭД не столько для чисто канцелярских документов, сколько для управления договорами и другими финансовыми документами”.

Впрочем, по поводу активного перехода к электронной документации есть и сомнения. Юрий Дубровский считает, что реально в большинстве случае СЭД используется для управления бумажными документами, фактически выполняя задачи учета документов: “В СЭД документы регистрируют, вносят резолюции и поручения, контролируют исполнение. Автоматизируется обычно работа канцелярии, внутренняя переписка, договорная работа”. Но при этом, отметил он, есть отдельные проекты для организации не только общего (административного) документооборота, но и специфического. Он считает, что СЭД уже заняли заметное место в таких областях, как ведение реестров. Это позволяет заказчикам хранить данные в структурированном виде и одновременно иметь доступ к электронным образам этих документов, хранить историю изменений объекта учета и документов (вплоть до поименного списка сотрудников, вносивших изменения) и управлять жизненным циклом объекта учета.

Развивается такое направление, как электронные архивы, прежде всего для документов оперативного хранения. Такие архивы строятся по признаку профессиональной деятельности и учитывают ее специфику. Например, архивы финансово-бухгалтерских документов, архивы конструкторской документации, банковских досье, при необходимости их можно интегрировать с другими информационными системами, например с ERP или CRM. А вот в сегменте СМБ заметного оживления не наблюдается. Традиционное внедрение СЭД для них слишком дорого и не относится к числу приоритетных задач бизнеса. Возможно, спрос появится в сегменте услуг, предоставляемых по технологии SaaS.

Отдельным вопросом является роль все чаще особо упоминаемого автоматизированного рабочего места руководителя в составе СЭД. “Каким должно быть АРМ руководителя? Мнения компаний-разработчиков на эту тему сильно различаются, - констатирует Юрий Дубровский. - Мы считаем, что это должно быть мобильное эргономичное решение, настраиваемое под задачи конкретного руководителя, предоставляющее ему доступ к различным информационным ресурсам в зависимости от области его деятельности и полномочий по принятию решений. АРМ руководителя - это тот участок проекта, где во многом и формируется его экономический эффект, поскольку внедрение СЭД для руководства неизбежно приведет в СЭД и всех сотрудников”.

Какие задачи решаются при помощи СЭД, зависит в большей степени от ECM-зрелости компании и существующего опыта автоматизации бизнес-процессов - на этот аспект указывает Сергей Бушмелев. Компании и команды автоматизаторов, только получающие первый опыт, автоматизируют рутинные процессы - канцелярию, служебные записки. Более “продвинутые” и искушенные в части управления корпоративным контентом организации решают задачи следующего уровня - управление жизненным циклом договоров, создание единого финансового архива, иными словами вопросы эффективности, взаимодействия, управления рисками. Что касается госорганов и холдингов, то для них, по мнению Сергея, важно, чтобы системы электронного документооборота умели встраиваться в существующие и проектируемые контуры обмена документами и данными. Для СМБ необходимо, чтобы срок окупаемости был минимальным, поэтому они - основной потребитель законченных бизнес-решений.

“Поскольку для России характерным является управление организацией посредством документов (“если решение не задокументировано, его не существует”), то и от СЭД ожидается в первую очередь поддержка управленческих процессов, - подчеркнул Вадим Ипатов. - Поэтому чаще всего преследуются цели унификации и упорядочивания документопотоков, повышения оперативности доставки информации (в первую очередь управленческой), снижения временных и организационных затрат на поиск информации, установления взаимосвязей и взаимовлияния документов, повышения контроля исполнения, обеспечения прозрачности исполнения, снижения материальных затрат на документационное обеспечение”. Сегодня наиболее “продвинутыми” потребителями СЭД являются крупные компании, корпорации и холдинги. Они в основном и формируют облик современных отечественных СЭД и направления их развития. Схожесть отношения к управлению документами крупного бизнеса и госсектора делает востребованными в госсекторе решения, разрабатываемые для крупного бизнеса. Для СМБ не так актуален подход регламентированного управления документами и управления компанией с помощью документов. Но повышение бизнес-ориентированности СЭД делает их более привлекательными для СМБ. В частности, этому способствует инкорпорация кейс-менеджмента в СЭД.

Денис Левинский считает, что в России большинство компаний уже прошли через внедрение СЭД, а некоторые и несколько раз, хотя их применение главным образом касалось задач основного делопроизводства (ОРД, входящая и исходящая корреспонденция). С ростом размеров компаний и объемов обрабатываемых документов крупные компании вновь выбирали продукты для автоматизации СЭД, расширяли функциональность, добавляя требования по интеграции и возможности автоматизации процессов, производительности и отказоустойчивости. Повторное внедрение, как правило, было более сложным по многим причинам, но и этот процесс уже во многих компаниях завершен или находится на завершающей стадии.

Сегодня крупные компании обратили свой взор на вопросы ECM (управления корпоративным контентом). Одна из причин этого интереса заключается в том, что, внедрив системы по автоматизации бизнес-процессов (ERP, BPM, CRM) и получая от них массу документов, предприятия столкнулись с проблемой управления хранением контента (под хранением понимаем сложные процедуры, связанные с вводом-выводом информации, правами доступа, поддержкой регламентов, процедуры аппаратного хранения и т. д.). Госсектор в плане задач похож на крупный бизнес, но он менее поворотлив, а потому до использования ECM еще не дошел. Что касается СМБ, то здесь компании чаще выбирают “легкие” решения, не закладывая резкий рост и развитие. К тому же, чем меньше компания, тем чаще используется в качестве СЭД электронная почта.

Наталья Храмцовская уверена в том, что российские СЭД обеспечивают автоматизацию практически любых деловых процессов, связанных с обработкой бумажных и электронных документов, включая и традиционное делопроизводство, и исполнение регламентов, связанных с оказанием услуг. Главную же особенность России она видит в том, что до сих пор значительную часть своего жизненного цикла (в том числе выпускаются и хранятся) документы существуют в бумажном виде, межведомственный/межкорпоративный документооборот также осуществляется на бумаге. Поэтому отечественные СЭД в меньшей степени ориентированы на создание и хранение электронных оригиналов, а также на межведомственное/межкорпоративное электронное взаимодействие.

Но именно использование СЭД является способом избавиться от хождения бумажных документов внутри организации, может повысить эффективность, скорость работы с документами, их доступность и прозрачность согласований во времени. Без подобной системы не может обойтись ни одна компания, имеющая в своём составе хотя бы 100 человек. Так считает Андрей Лубенец: “В компаниях накопилось много слабоструктурированного контента, которым стало неудобно управлять в ручном режиме. В период кризиса многие организации взглянули на структуру своих расходов, что не всегда делалось во время бурного роста российской экономики. Как выяснилось, работа с документами, в том числе внесение информации из бумажных документов в информационные системы компаний, отнимает много ресурсов и есть явный потенциал для сокращения расходной составляющей бюджетов. Это и послужило толчком к внедрению СЭД, а также систем потокового ввода документов и данных и пр.”.

А вот Георгий Подбуцкий отмечает, что под словами “система документооборота” и СЭД в разных организациях и разных отраслях понимается не одно и то же, не говоря уже о том, что некоторые СЭД вовсе таковыми не являются, а представляют собой учетные системы. Проблема заключается в том, что в разных отраслях были и есть весьма различные приоритеты в области автоматизации документооборота. Так, в органах власти востребованы системы классического документооборота, которые поддерживают автоматизацию традиционных российских бюрократических процедур работы с документами. И как раз такие решения в принципе достаточно хорошо представлены на нашем рынке российскими производителями. Но есть еще, продолжает Георгий Подбуцкий , и коммерческие структуры, для которых автоматизация канцелярии - второстепенная задача. В первую очередь они заинтересованы во внедрении систем, которые могу поддерживать специфические документоориентированные процессы. Например, для географически распределенных холдингов весьма актуальна задача автоматизации централизованной обработки финансовой, проектной или юридической документации. Для страховых компаний ключевой процесс - работа со страховыми делами и приоритетна именно его автоматизация.

С таким мнением в целом согласна и Елена Стрелкова: “Реальное состояние дел с применением СЭД кардинально различается по отраслям и по сегментам рынка, а главное - по предметным задачам. Наиболее активны в отношении внедрения и использования СЭД отрасли с большим объемом документооборота и архива, например государственный сектор, а также отрасли с высокой внутренней конкуренцией и потребностью снижения издержек, в том числе за счет оптимизации основных бизнес-процессов, например финансовый сектор. Потребности предприятий в отношении функций, которые реализует СЭД, сегодня смещаются от простых функций учета, контроля исполнения и автоматизации процесса согласования к автоматизации более сложных бизнес-процессов, не ограниченных рамками отдельных подразделений и систем, и поддержке интеллектуальной работы с содержанием документов”.

Эту же мысль продолжает Роман Щемелов: “Сегодня требования, предъявляемые к системам управления документами, выходят за рамки автоматизации канцелярии и упорядочивания управленческого документооборота. Управление документами все чаще рассматривается более комплексно, в сочетании с другими системами управления информацией - системами совместной работы, объединенных коммуникаций, управления бизнес-процессами, поиска, текстовой аналитики и т. д. Это приводит к привлечению к работе в СЭД различных групп пользователей. Соответственно меняются и требования к интерфейсам систем управления документами. Сегодня интерфейс должен быть максимально простым и удобным для рядового пользователя, а доступ к системе должен осуществляться из любого места и практически с любого устройства. Второе важное требование - гибкость системы, позволяющая поддерживать процессы работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла: от момента создания и совместной работы с ними и до момента утверждения, архивного хранения и последующего уничтожения”.

Ольга Яковенко оценивает ситуацию на российском СЭД-рынке оптимистично, как состояние “готовность к большому прыжку”. Уже есть опыт успешного внедрения СЭД, причем высокая потребность в применении подобной системы была исторически заложена в бюрократическую машину госструктур, хотя чаще всего решение разрабатывалось как уникальный инструмент под деятельность конкретной структуры. Хотя при этом перечень задач ограничивался регистрацией основных признаков документов и фиксацией состояний документа: в разработке, рецензирование, на подписи, в архиве и т. п.

Для крупного же бизнеса автоматизация документооборота стала жизненно необходимой для обеспечения пространства оперативного принятия решений. Здесь круг задач кардинально иной, чем в госсекторе: быстрый поиск по любому параметру, включая контекст; хранение комплекта документов любого формата, возможность обработки документов, формирования отчётов по различным критериям выборки и т. д. На рынок вышли сильные разработчики СЭД, как российские, так и зарубежные. Объектом их интереса стали крупные холдинги и уже знающие документальный порядок федеральные госструктуры. Не охваченными пока остаются средние и малые предприятия.

На пути к безбумажному документообороту

Что касается движения рынка в сторону электронного документооборота, то тут общее мнение таково: отказ от бумаги не должен стать самоцелью, тем более, что абсолютно безбумажный документооборот - это утопия, во всяком случае в видимой исторической перспективе. Говоря о проблемах, все выделяют две - нормативные требования и сложившийся менталитет.

“Есть бизнес-процессы, в которых затраты на создание, доставку и хранение бумажных документов составляют значительные суммы. Это первые кандидаты на анализ возможности перевода взаимодействия в электронный вид, - пояснил свою позицию Сергей Бушмелев. - Но как в этих, так и в других случаях, предстоит сначала оценить затраты на перевод и поддержание электронного документооборота, а также возникающие риски. Думаю, еще значительное время современный документооборот будет оставаться электронно-бумажным”.

Наталья Храмцовская считает, что сейчас нам нужно наладить электронное взаимодействие, когда подразделения и организации обмениваются изначально электронными документами либо заверенными электронными копиями бумажных документов, что не исключает первоначальное создание отправителем многих документов на бумаге и последующую их распечатку получателем. “Полностью безбумажный документооборот возможен пока что лишь для отдельных видов документов, и в общем-то это пока что не основная задача, - уверена эксперт, отметив при этом, что за последний год убрано большинство существовавших препятствий для широкого использования электронных документов и процесс устранения оставшихся помех продолжается быстрыми темпами. Более того, кое-где государство уже заставляет как собственные структуры, так и коммерческие организации использовать исключительно электронные документы взамен бумажных. Но при этом подчеркивается, что даже в отсутствие внешних помех, организациям приходится преодолевать внутренние препятствия - неготовность руководства и персонала к работе по-новому, нежелание перестраивать привычные бизнес-процессы, вкладывать значительные средства в развитие информационной инфраструктуры и в наём и переподготовку сотрудников.

Продолжая тему препятствий на пути перехода на полностью безбумажный документооборот, Роман Щемелов выделяет несколько основных проблем. Во-первых, это требования законодательства, когда для некоторых типов документов обязательным является наличие “мокрой” подписи и последующее хранение в бумажном виде. Во-вторых, это низкая вовлеченность в работу с СЭД высших руководителей компании: часто бывает так, что на определенном этапе документ, создаваемый в СЭД, распечатывается на принтере и ложится на стол к руководителю в бумажном виде. Поэтому, кстати, ряд экспертов отмечает, что внедрение СЭД приводит не к сокращению, а к увеличению потребления бумаги. Такая ситуация возникает, в частности, из-за того, что многие СЭД, создаваемые для автоматизации канцелярии, по своей природе не ориентированы на руководителей и рядовых сотрудников, что существенно усложняет работу с СЭД и на определенных этапах приводит к частичному отказу от её использования. Наконец, переходу на безбумажный документооборот мешает и отсутствие единых стандартов управления документами, что делает затруднительным обмен юридически значимыми электронными документами между компаниями-контрагентами.

Юрий Дубровский полагает, что сейчас говорить о полностью безбумажном хождении документов можно только применительно к внутрикорпоративному документообороту, да и то с исключениями - документы постоянного срока хранения (например, приказы по основной деятельности) должны быть подготовлены в бумажном виде для дальнейшей передачи в архив. Иногда их требуют контролирующие органы, которые приказ в электронном виде пока не воспринимают, а последние изменения законодательства ужесточают ответственность, а значит, риски руководителей, отступающих от бумажных традиций.

Однако даже в случае ориентации на бумажные носители, использование СЭД все равно является полезным - в этом случае она помогает избежать необходимости многочисленных копий, хранят только оригинал и его электронный образ. Реально на безбумажные технологии можно перевести стадии подготовки и согласования документов, работу с внутренними документами. На этапе хранения приходится дублировать электронные архивы бумажными экземплярами, но для оперативной работы в целях ускорения поиска используются электронные образы.

“Договоры по-прежнему предпочитают заключать на бумаге, - отметил эксперт. - Слишком сложно доказывать в суде правомочность электронной подписи, пока немногие юристы за это берутся, судебная практика по ЭЦП еще только формируется. Перевод внешней переписки в электронный вид для государственных организаций достаточно проблематичен. Срок хранения ее по законодательству - пять лет, но при проведении экспертизы архивные органы часто переквалифицируют срок хранения на “постоянно”, а значит - ее нужно сдавать в государственный архив. А как сдавать, если переписка - в электронном виде? Методики законодательством не предусмотрено. Поэтому службы делопроизводства не готовы переходить полностью на электронную переписку, приходится комбинировать СЭД и бумажный документооборот индивидуально для каждого заказчика”.

Проблема перехода на безбумажный документооборот связана не только с отсутствием или несовершенством правовой и нормативной базы, но в большей степени с недостаточной зрелостью самого электронного документа. На этот аспект проблемы обратил внимание Вадим Ипатов. По его мнению, сегодня нет принципиальных препятствий для того, чтобы две организации могли заключить между собой соглашение об обмене документами в электронной форме. Но пока до конца не решены вопросы борьбы с рисками потери целостности, аутентичности, достоверности. Электронный документ непрерывно меняет свой формат и способ хранения (“носитель”). Пока до конца не ясны принципы обслуживания экземпляров электронных документов, хранящихся в репозиториях взаимодействующих сторон, которые гарантировали бы, что на документ можно рассчитывать в ходе последующих операций или деятельности. Неоднозначно отношение к служебной информации, которая вместе с содержательной частью скрепляется электронной подписью. “Перечень можно продолжать, - заметил эксперт. - Но даже реализация внутреннего безбумажного документооборота проблематична. Ведь применительно к внутреннему документообороту безбумажный и электронный не являются синонимами. Дело в том, что электронный текстовый документ не всегда удобен в работе, именно поэтому могут многократно появляться его бумажные копии. Большие надежды на изменение ситуации связаны с ростом популярности средств Web 2.0 и мобильных устройств”.

Однако Филипп Калашников считает, что внутренний документооборот компании без проблем может быть полностью безбумажным, хотя и признает, что, как только речь заходит о внешних документах, например договорах, ситуация прежняя, несмотря на вполне заметный прогресс в нормативных актах на эту тему. В то же время он отметил, что заказчики в своем большинстве вполне удовлетворяются тем, что СЭД не заменяет бумажный документооборот на электронный, а наводит порядок в управлении бумажным документооборотом.

Даже при сохранении бумажного документооборота внедрение СЭД позволяет решать проблемы дублирования данных, переноса одних и тех же данных в систему, проверки информации. Отмечая этот факт, Андрей Акулов подчеркнул, что заказчиков интересуют быстрые, эффективные процессы в организации, сокращение расходов в результате внедрения СЭД.

Денис Левинский выделяет два основных препятствия на пути перехода к полностью электронному документообороту. Во-первых, это привычка работать с бумажными документами, выработанная за годы и характерная как для крупного бизнеса, так и для госсектора, что, в свою очередь, снижает эффективность уже внедренных СЭД. Вторая - регуляторы, которым часто недостаточно электронных документов и необходимо предоставить твердые копии. Тем не менее сегодня ситуация быстро меняется по обоим направлениям: с одной стороны, приходят новые управленцы, многие из которых перенимают западный опыт, с другой стороны, и государство начинает уделять этому вопросу безбумажного документооборота все больше внимания.

Оптимистично настроен и Андрей Лубенец: “Сегодня многие государственные учреждения и коммерческие организации (в частности, компании, работающие в области сетевых продаж, страховые организации, банки и др.) активно переходят на безбумажный документооборот. Они одними из первых осознали эффективность запуска всех процессов согласования документов в электронном виде, а также создания электронных архивов с возможностью поиска документов по тексту, что особенно актуально для многомиллионных архивов документов, которые накопились в крупных организациях за много лет”.

Продолжая эту тему, он отмечает, что переходу на безбумажный документооборот в нашей стране по-прежнему мешают законодательные аспекты, в частности то, что понятие электронного документа все еще не закреплено законодательно. Единственный законодательно закрепленный электронный документ сегодня - это счета-фактуры. Если говорить в целом, то юридически значимые электронные документы только начинают появляться. И пока что наиболее важные документы должны храниться на бумаге. Кроме того, документы в бумажном виде достаточно просто и понятно решают задачи экономического функционирования предприятий - заключение договоров, подписание актов, выставление и оплата счетов. Как сделать это на бумаге, всем понятно. Но чтобы заключить договор в электронном виде, а тем более - обменяться данными счетов-фактур, нужна стандартизация, СЭД должны быть стандартизованы для обмена данными между организациями. Но пока далеко не все компании, особенно малого бизнеса, готовы к внедрению дорогостоящих информационных систем.

В отличие от многих других экспертов Ольга Яковенко считает, что госструктуры опережают все другие отрасли по внедрению СЭД, что поддерживается целенаправленным финансированием государства. В компаниях же быстрое внедрение СЭД сдерживается, по ее мнению, двумя причинами. Это отсутствие регламентированного документооборота даже в бумажном варианте. И отсутствие чёткого понимания силы влияния этой регламентации на скорость и корректность принятия оперативных решений. А для небольших компаний до настоящего времени ещё существовала третья причина - отсутствие простого, недорого решения, но сейчас на рынке уже есть соответствующие продукты. “По нашему опыту, наличие в компании регламентированной системы документооборота, а лучше СМК (системы менеджмента качества), значительно сокращает сроки проекта по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивает качественный результат”, - отметила она.

“Основным фактором успешного и быстрого перехода организации на безбумажный внутренний документооборот является воля руководителя, - сказал Георгий Подбуцкий . -Внедрение любого бизнес-приложения всегда вызывает на первом этапе отторжение пользователей. Если введение системы сопровождается пересмотром регламентов корпоративной работы с документами и тем более если сам руководитель начинает активно использовать СЭД, то совершенно точно - система приживется. В нашей практике был случай, когда руководитель организации предупредил сотрудников, что “со дня запуска СЭД в эксплуатацию, единственный документ, который он готов рассматривать в бумажном виде - это заявление на увольнение”. И система заработала, сегодня в ней несколько тысяч пользователей”.

Но при этом он обозначил и другую сторону вопроса перехода на безбумажный обмен документами - это уровень межведомственного/межкорпоративного документооборота. Здесь пока все гораздо сложнее, так как статус и легальность электронного документа пока не получили четкого юридического определения. Однако движение в сторону постепенного перехода на электронный обмен документами есть - производители готовы предлагать технологические решения, государство постепенно усиливает юридическую базу и, собственно, само начинает переходить на системы типа МЭДО.

Вопросы создания архивов электронных документов

Архивы пока не принимают электронные документы на долгосрочное хранение и не планируют это делать в ближайшем будущем, ссылаясь на технические проблемы обеспечения долгосрочного хранения, притом что долгосрочное хранение электронных документов - это одна из ключевых проблем перехода к безбумажному документообороту. С этим согласны все эксперты, отмечая лишь различные нюансы.

Понимание необходимости создания электронных архивов приходит постепенно. Еще пять лет назад большинство компаний не было готово к решению этой задачи, но сегодня ситуация меняется. О создании электронных архивов задумывается как госсектор, так и коммерческие организации, в частности страховые компании и банки. Они нацелены на создание электронных архивов клиентских досье, что позволяет ускорять и удешевлять стоимость обслуживания, к примеру, страховых полисов и кредитных документов, а также увеличивать сохранность документов.

“Созданию электронных архивов по большому счёту ничто не мешает, но до последнего времени ничто особенно и не подталкивало большинство организаций к тому, чтобы заниматься этой задачей, требующей немалых финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Теперь такие стимулы появляются, - считает Наталья Храмцовская. - Процесс внедрения электронных архивов пойдёт более гладко, если государственные органы сформулируют соответствующие требования, причём очень хотелось бы, чтобы требования, например, Центрального Банка, налоговой службы, других ведомств не оказались диаметрально противоположными”.

Филипп Калашников оценивает ситуацию весьма оптимистично: на пути использования электронных архивов нет никаких особенных препятствий - ни технологических, ни организационных. Все ведущие СЭД имеют в своем составе модули электронного архива, которые активно используются заказчиками как в составе функциональности этих решений, так и независимо. При этом на рынке присутствует довольно много предложений, в том числе от независимых поставщиков электронных архивов, не имеющих в составе своих решений СЭД.

Елена же Стрелкова считает, что большинство проектов, которые заказчики сегодня называют “электронный архив”, относятся к оперативному, а не к долговременному хранению. При оперативном хранении основной задачей является быстрота доступа к документам в ежедневной работе. Проблемами долговременного хранения электронных документов мало кто сегодня занимается в связи с тем, что системы хранения становятся все более дешевыми, поэтому создается впечатление, что объем оперативного архива можно просто наращивать до бесконечности. “Но вопрос долговременного хранения так или иначе все-таки возникает - после нескольких лет работы в системе, - заметила Елена. - Это происходит тогда, когда заказчик понимает, что для того, чтобы обращаться к документам двух-трехлетней давности, их хранение нужно организовать иначе, чем в оперативном архиве. Я думаю, что заказчики со стажем работы с СЭД более трех-пяти лет скоро станут обращаться к нам с запросами на организацию долговременного хранения. Наши технологии полностью к этому готовы, но пока таких запросов еще не очень много”.

Говоря про электронные архивы, нужно иметь в виду, что они все же довольно разные. “Ничто не препятствует сегодня оцифровке библиотек, кроме желания и наличия финансирования. Но что касается архивов, например, корпоративного характера, тут все упирается в окупаемость таких решений для заказчика и законодательное регулирование сроков хранения ряда документов, - заявил Георгий Подбуцкий . - Построение полноценного ЭХД - не дешевое решением. Поэтому экономическая эффективность создания корпоративного электронного архива хорошо очевидна для крупного холдинга или компании с большим объемом документопотока. Здесь и понятная экономия на сокращении площадей хранения, и доступность документов, и сокращение расходов на их сбор и обработку”. Но проблема тут в том, что текущая ситуация в этой сфере мало зависит от поставщиков решений. ИТ-рынок уже готов предлагать заказчикам и платформы для подобных систем, и отраслевые решения. Могут ли производители впрямую повлиять не изменение законодательной базы? На этот вопрос эксперт придерживается, скорее, отрицательного мнения. Но при этом он обращает внимание на то, что спрос на ЭХД есть, а общее развитие уровня информатизации и ежегодный рост объемов информации в геометрической прогрессии так или иначе будут толкать рынок как к технологической, так и законодательной эволюции.

Говоря о проблемах в этой сфере, Андрей Лубенец отмечает, что каждый руководитель, имеющий дело с большими бумажными архивами, должен задуматься об эффективности работы с документами. Сесть и посчитать, во сколько обходится хранение одного документа с учетом аренды площадей, сколько времени занимает поиск нужного документа в бумажном архиве. Сколько времени и бумаги требуется на изготовление копии документа по запросу. Сколько времени занимает пересылка документов почтой между офисами одной организации - например, для отделений федерального ведомства, расположенных в разных регионах (это очень существенный фактор для России). Наконец, нужно понимать, сколько документов теряется или не может быть найдено. Внедрение электронного архива, как впрочем, и любой другой информационной системы, сопряжено с наведением порядка в бизнес-процессах организации. Поэтому здесь требуется участие и воля топ-менеджеров.

“Если кто-нибудь обращался в архив за нужной справкой, он знает, сколько нужно времени на поиски нужной информации. Бывают и ошибки - искали, искали, не нашли, а потом вдруг раз - есть данные! А это могут быть и вопросы размера пенсии или прав на наследство, и другие важные вопросы, - отметил Юрий Дубровский. - Решение этих проблем - в обеспечении архивов системой быстрого поиска по хранимым данным, для чего документы должны быть в электронной форме. Возникает противоречие - для долгосрочного хранения документы нужны в бумажном виде, а для поиска - в электронном. Так, может быть и принимать документы на хранение и в электронном, и бумажном виде? Бумагу - на долгое хранение, а задачи оперативного поиска будут решены благодаря наличию электронных экземпляров”.

Примерно такой же точки зрения придерживается Андрей Акулов: “Электронное хранение позволяет организовать быстрый сквозной поиск в архивах. Однако ввиду того, что СЭД не может полностью заменить бумажные документы, ведется их совместное использование. Поиск документов или выпуск отчетной информации производятся в электронной системе, а доступ к оригиналам осуществляется по бумажным носителям”.

“Электронные хранилища как среда хранения корпоративных информационных активов в электронном виде не имеют большого распространения в России. Как правило, они очень быстро превращаются в электронные помойки и к ним пропадает интерес”, - отметил Вадим Ипатов. В реальной жизни нацеленно и скрупулезно заниматься упорядочением хранения, ретроконверсией, атрибутированием сложно и накладно. Поэтому более востребованными являются решения, соответствующие государственному (и ведомственному) нормативному регулированию в области архивного дела. Такой электронный архив решает задачи завершающей фазы жизненного цикла документов и замыкает весь комплекс процессов, связанных с обработкой документов в СЭД. Для этой задачи процедуры формализованы и понятны. Очевидна значимость подобных решений.

Эксперт указывает также на то, что практическую понятную ценность имеют такие специализированные архивы, как технологические, справочно-нормативные и т. д. Разрозненность и специализация архивных систем естественна, так как в каждой из них действуют свои правила. Обеспечение же их взаимодействия вполне реализуемо с применением сервис-ориентированной архитектуры и сквозных деловых процессов, охватывающих несколько информационных систем.

Российские организации только начинают сталкиваться с задачами и проблемами долговременного хранения электронных документов, в частности, тот же Центробанк уже разработал рекомендации по долговременному хранению документов операционного дня. Приводя этот пример, Сергей Бушмелев сказал о том, что катализатором роста понимания важности данного вопроса станет взрывной рост электронных документов, создаваемых в рамках оказания электронных госуслуг, ввод в обращение электронных счетов-фактур, переход госорганов на электронный документооборот. Другими словами, тогда, когда электронный документ будет не копией бумажного, а наоборот - единственным оригиналом, когда спрятаться за “бумажки” уже не получится.

Наталья Храмцовская обращает внимание на юридические аспекты проблемы: “Существуют многочисленные положения законов и нормативных правовых актов, требующие от организаций длительного и постоянного хранения множества видов документов. Как только мы начинаем эти виды документов переводить в электронную форму, сразу же встает вопрос об обеспечении их сохранности в течение установленных сроков. Мало того, просто сохранить электронные документы недостаточно - нужно это сделать так, чтобы не поставить под сомнение их юридическую значимость и чтобы сохранилась их доказательная сила”.

Она отмечает, что до сих пор основную массу изначально электронных документов составляли документы, которые не требовалось хранить более пяти лет (реально же подавляющее их большинство уже через год не представляло какого-либо интереса). Кроме того, эти документы редко запрашивались контролирующими органами и нечасто использовались в качестве доказательств в судебных спорах. Сейчас ситуация быстро меняется, согласно уже принятым решениям, в электронном виде будут создаваться документы длительного срока хранения, причём из числа тех, что требуется представлять при разного рода проверках. Это одна из причин, по которым создание электронных архивов становится актуальной задачей. Кроме того, в организациях информация, представляющая ценность для их бизнес-деятельности, всё больше накапливается в виде электронных документов, сообщений электронной почты, баз данных и т. д., а следовательно встает вопрос о том, как обеспечить сохранность этой информации.

Ольга Яковенко обращает внимание на то, что недавний экономический кризис, возросший уровень финансового управления российских предприятий, важность анализа истории взаимоотношений с партнёрами привели к необходимости обеспечить возможность не только сравнения данны за различные периоды деятельности предприятий, но обращения непосредственно к документам: договорам, переписке, проектным документам. Работать с электронным архивом удобно и имеется надежное техническое обеспечение этой возможности. Она, в частности, отмечает быстрый рост новых “облачных” технологий, централизацию обработки и хранения больших объёмов информации.

Проблема создания архивов для долгосрочного хранения электронных документов осложняется тем, что в крупных организациях, как правило, уже существуют исторически накопленные “архивы” электронных документов - в СЭД, на файловых серверах и т. п. и объем этих архивов постоянно увеличивается. На этот момент обращает внимание Роман Щемелов и развивает дальше свои соображения: “Поэтому, хотя на рынке и представлено достаточное количество решений по организации электронных архивов, в такой ситуации задача систематизации уже имеющейся информации, выработки регламентов и обязательных атрибутов для создания и хранения документов, а также внедрения всех этих правил и поддержки их выполнения представляется очень трудоемкой и трудновыполнимой. Как правило, за нее даже не берутся или быстро прекращают попытки. Тем не менее одним из подходов к решению данной задачи является объединение документов на уровне представления пользователю через систему корпоративного поиска”. Он отметил также, что современные поисковые системы позволяют, используя возможности обработки контента, систематизировать и структурировать накопленную в архивах информацию по автоматически вычленяемым из текста документа атрибутам (типы документов, контрагенты, города, авторы, предприятия и пр.), очистить от дубликатов и предоставить эффективные способы работы с найденной информацией на портале или в других СЭД.

Перспективы российского рынка сейчас достаточно активно обсуждаются, особенно IT-специалистами и специалистами по маркетингу. Поднимается ряд интересных вопросов – в целом о будущем таких систем и их конкурентоспособности, об отличии систем электронного документооборота от других информационных систем, о необходимом наборе функциональных возможностей и т.д. В данной статье представлена несколько иная точка зрения, а именно – позиция специалиста по управлению документами и информацией.

Наталья Храмцовская
Ведущий эксперт по управлению документацией компании
“Электронные Офисные Системы", эксперт ИСО,
член Международного совета архивов и ARMA International, к.и.н.

Большинство внедренных СЭД-систем ориентировано на "конвейерное производство" бумажных и бумагопо-добных организационно-распорядительных документов (ОРД). Они просто не рассчитаны на то, чтобы применяться в качестве корпоративных хранилищ информации и документов

Говоря о российском рынке, стоит отметить, что в краткосрочной перспективе все выглядит достаточно неплохо. Хотя из-за экономических сложностей государственные органы и организации пытаются экономить, в том числе и на внедрении и развитии информационных систем, однако у них одновременно растут объемы работы и идет сокращение численности персонала – поэтому никуда они не денутся, им все равно придется автоматизировать деловые процессы и повышать эффективность систем управления. Отмечу, что такая задача стоит не только перед крупными и средними организациями; для небольших организаций это не менее важно.

В нашей стране пока еще не закончились "непуганые" пользователи, которые только-только начинают вовлекаться в электронный документооборот, поэтому на ближайшие несколько лет более-менее спокойная жизнь на рынке СЭД/ECM обеспечена даже поставщикам программных продуктов с минимальным функционалом и тем, чьи продукты уже не вполне соответствуют современным требованиям к управлению документами и информацией.

Особенности российского рынка СЭД/ECM

Для современной России в первую очередь характерна многоукладность делопроизводства, когда в стране одновременно используются самые различные подходы и технологии – начиная от безнадежно устаревшего классического бумажного государственного делопроизводства и заканчивая ультрасовременными методами управления документами на базе современных ИКТ, мобильных и облачных вычислений. В результате существуют ниши для самых разных продуктов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, вообще имеют возможность управлять документами, не выходящими за пределы ограниченного круга участников документооборота, так, как им удобнее, используя практически любые технологии и в правовом отношении опираясь на положения Гражданского кодекса.

В законодательстве недостаточно четко регламентировано использование даже ключевых элементов традиционного документооборота, таких как печати и подписи; соответственно, ситуация с регламентацией использования электронных технологий еще более сложная. Нет единых требований к оформлению, передаче, хранению, обеспечению долговременной сохранности, экспертизе ценности, уничтожению и передаче на архивное хранение электронных документов.

Уже осознан тот факт, что создается много электронных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению. Законодательных требований такого рода пока нет, и действовать приходится во многом на свой страх и риск.

По мере распространения современных технологий все большее число государственных органов и организаций уходит от традиционной российской системы документооборота с ее строго вертикальным движением документов и их прохождение через одно-единственное узкое горлышко регистрации и контроля. Соответственно, падает интерес к тем СЭД, которые построены на основе этих традиций.

Стремительный переход государственного и частного сектора на электронные технологии бросил "в объятия" поставщиков массу новых пользователей, которым зачастую проще и дешевле первоначально внедрять не самые передовые, зато недорогие решения, на которые легче переходить ввиду того, что они идеально автоматизируют привычную по бумажным технологиям работу с документами. В результате некоторые компании-лидеры фактически стали заложниками собственного успеха. Значительные усилия у них уходят на обслуживание возникшей вокруг их продуктов экосистемы, при этом недостаточно внимания уделяется созданию и продвижению инновационных продуктов.

В России, по сравнению с другими странами, непомерно раздута роль усиленных электронных подписей

В России, по сравнению с другими странами, непомерно раздута роль усиленных электронных подписей (УЭП). С одной стороны, достаточно хорошо проработанная законодательно-нормативная база и сложившаяся судебная практика позволяют при использовании УЭП не особенно задумываться о том, как обеспечить доверие к документам, хранящимся в СЭД/ECM-системах, и какие функциональные возможности для этого необходимы, – лишь бы подписи проверялись. С другой стороны, УЭП становится источником колоссальной головной боли, когда нужно обеспечить средне- и долгосрочное хранение электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы, в ситуации, когда уже закончился срок действия сертификатов ключей проверки, а выдавшие их удостоверяющие центры могут уйти из бизнеса. В итоге повторная проверка УЭП может оказаться весьма проблематичной, а иного отработанного механизма подтверждения подлинности электронных документов у нас пока нет.

Постепенно Россия начинает сталкиваться с такой же проблемой, которая остро встала в развитых зарубежных странах. Надежды на то, что корпоративная ECM-система сможет стать единым хранилищем электронных документов организации, не оправдались. Все большая часть документов создается и хранится в специализированных системах (например, в системах для бухгалтерского, финансового, складского учета, для поддержки взаимодействия с клиентами и т.д, а также в системах электронной почты, мгновенных сообщений, на корпоративных Web-сайтах). Теоретически можно заставить сотрудников перебрасывать в документные системы всю документированную информацию, однако на практике для этого требуются большие затраты и строгая дисциплина, которые просто не окупаются. Проблема особенно обостряется при внедрении облачных и мобильных вычислений, использовании сотрудниками в корпоративных целях собственных устройств.

В них отсутствуют развитые инструменты структуризации, поиска и бизнес-аналитики. Как правило, не поддерживаются отслеживание сроков хранения, экспертиза ценности, уничтожение и передача на архивное хранение.

Сложная международная ситуация дает определенное преимущество отечественным разработчикам и собственникам инфраструктуры. Повышается интерес ко всему спектру вопросов информационной безопасности (среди которых стоит отдельно выделить вопрос защиты персональных данных). Экономические и политические проблемы последнего времени облегчили для российских производителей конкуренцию с импортными системами.

Открытое программное обеспечение пока что менее популярно в России, чем в других странах. К тому же практика показала, что это действительно всего лишь иная бизнес-модель получения прибыли. Стоимость владения открытым ПО для организации примерно такая же, как и у проприетарного программного обеспечения. Каждая из этих бизнес-моделей имеет свои достоинства и недостатки.

Основные тенденции развития рынка СЭД/ECM

В последние годы стоимость труда постоянно растет в сравнении со стоимостью средств автоматизации. Повсеместно наблюдаемые тенденции к сокращению персонала и одновременному увеличению объемов работы (особенно в государственном секторе) приводят к тому, что только благодаря умелой автоматизации организации смогут выжить и/или справиться со своими обязанностями.

Наблюдается активный и достаточно быстрый перевод в электронный вид все большего числа видов документов (а то и целых отраслей). Появляются новые "денежные" области, такие как здравоохранение, где массовая автоматизация и информатизация началась всего несколько лет назад, а в 2015 г. в ряде регионов уже планируется внедрение электронных медицинских карт.

Достаточно быстро идет процесс вытеснения бумагоподоб-ных документов структурированными документами (например, в формате XML), а также освоение коллективного использования различных баз данных. Как следствие, в СЭД/ECM-системы попадает лишь сравнительно небольшая часть всей корпоративной документированной информации, и снижается роль этих систем в деловой деятельности организации.

Самой революционной тенденцией для развития рынка является переход организаций от традиционного обмена неструктурированными бумажными или бумагоподобными электронными документами к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. Стоит отметить, что еще в 2009 г., в самом начале реализации проектов "электронного правительства", именно такой способ межведомственного взаимодействия предлагался в качестве приоритетного, однако в тот период реализовать его в полной мере не удалось, хотя в Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" с самого начала были включены положения (п. 7 части 1 статьи 16), предусматривающие осуществление многофункциональными центрами приема и обработки информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, и выдачу заявителям документов на основании такой информации.

За последние годы произошло смещение центра тяжести автоматизации с организационно-распорядительной документации на документы, непосредственно относящиеся к основной деловой деятельности (счета-фактуры, договора, первичные бухгалтерские документы). Эти массивы документов характеризуются, прежде всего, колоссальными объемами – одних только счетов-фактур создается примерно 18 млрд штук в год.

Стоит отметить и быстро растущую роль хранилищ электронных документов и информации, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование (включая бизнес-аналитику, большие данные и т.д.). Растущие объемы информации требуют применения новых инструментов и масштабирования используемых систем.

С переходом на оказание государственных услуг и появлением таких систем, как СМЭВ и МЭДО, вопрос об интеропе-рабельности СЭД/ECM различных производителей перешел в практическую плоскость – как в плане оперативного обмена документами между системами, так и в плане переноса базы документов при переходе на новую систему. Введение в российское законодательство положений, позволяющих использовать в деловой деятельности электронные счета-фактуры, подстегнуло интерес к налаживанию электронного взаимодействия уже между коммерческими организациями. Пришлось заняться, в частности, организацией роуминга между операторами электронного документооборота, и хотя определенные успехи в этом направлении есть, пока что данная проблема до конца не решена.

Перспективы развития рынка СЭД/ECM

Обстоятельства складываются так, что в среднесрочной перспективе вероятен передел рынка СЭД/ECM-систем, особенно в его массовом нижнем сегменте. Ряд популярных сегодня систем, возможно, ждет та же судьба, что и известную в свое время "Канцелярию "Золушка".

Как собственные деловые потребности, так и давление со стороны государства приведут к тому, что массовому пользователю потребуются решения более гибкие, более ориентированные на поддержку основной деловой деятельности и на взаимодействие с государственными и коммерческими органами. Вполне возможно, что уже лет через 5 "станок для производства организационно-распорядительных документов" будет интересен лишь самым "серым и убогим".

Постепенно расхожие слова о том, что информация, знания – это топливо современной экономики, начнут соответствовать реальности. Появится массовый спрос на масштабируемые решения, способные хранить и анализировать разнообразную информацию, собранную за весь период деятельности организации. Коммерческие организации, подталкиваемые экономической заинтересованностью, будут все больше уходить от традиционного российского делопроизводства в сторону популярных на Западе методов ведения деловой деятельности, предусматривающих намного большую децентрализацию, делегирование полномочий, горизонтальные связи и аутсорсинг. Все это отразится и на требованиях к СЭД/ECM-системам.

Растущая роль СЭД как систем хранения знаний потребует значительно усилить их защищенность, катастрофо-устойчивость и возможности для резервного копирования и восстановления информации.

По ряду причин прогнозы о стремительном победном шествии облачных решений не оправдались, и в ближайшем будущем наиболее вероятно относительно спокойное, не взрывное расширение масштабов использования облаков. Можно также ожидать, что в ближайшем будущем станет популярна гибридная IT-модель, когда организации будут одновременно использовать как облачные ресурсы, так и интегрированные с ними (полностью или частично) собственные IT-инфраструктуры, в первую очередь, для хранения и обработки наиболее важной информации. К этому подталкивает необходимость сбалансировать требования к экономической эффективности, информационной безопасности и катастрофоустой-чивости.

В среднесрочной перспективе можно ожидать появления разнообразных обязательных требований как к электронным документам, так и к системам, в которых они хранятся. В результате поставщикам придется разработать новые либо существенно переработать старые продукты, а часть ныне используемых систем уйдет с рынка.

Долговременное хранение информации

До сих пор отечественные продукты в основном предназначались для автоматизации процесса изготовления документов (в основном ОРД). Они не предназначались для хранения больших объемов документов за весь период деятельности организации и для поддержки аналитической работы с этой информацией. Теперь интерес к таким функциональным возможностям растет.

Стоит иметь в виду, что разработчикам систем надо задумываться об организации хранения электронных документов уже на этапе проектирования как деловых, так и документных систем. Конкурентное преимущество могут получить те, кто сейчас начнет встраивать в программное обеспечение возможности, позволяющие обеспечить хранение документов в системе, а также экспорт информации и документов в другие системы.

Риски для участников рынка СЭД/ECM

Главный риск для всех производителей СЭД/ECM-систем заключается в том, что в условиях стремительных технологических, организационных и правовых перемен те, кто не идет вперед, неминуемо откатываются назад.

Как показывает зарубежный опыт, в целом концепция централизованного управления документами организации с использованием одной системы не оправдала ожиданий, особенно при использовании западного стиля работы, когда сотрудникам делегируются достаточно большие полномочия для ведения деловой переписки от имени организации в рамках своей компетенции. Значительная часть документов откладывается в деловых информационных системах и электронной почте и под контроль СЭД/ECM не подпадает. Сейчас обсуждается идея использовать СЭД/ECM-систему в качестве "командного центра", передающего указания деловым информационным системам, как управлять хранящимися в них документами.

Системы нового поколения должны будут стать для пользователя интерфейсом ко всем тем информационным ресурсам, которые необходимы сотрудникам для принятия управленческих решений: это могут быть государственные реестры и регистры, электронные архивы, социальные сети, сайты и т.п.

Успешная компания-разработчик должна уметь максимально оперативно реагировать на новые веяния как в технологиях, так и в законодательстве. Поэтому современная СЭД/ECM-систе-ма должна быть модульной. При этом, в центре архитектуры такой системы должно быть хранилище документов и информации, спроектированное (и детально описанное) с расчетом на его длительное использование и масштабирование, на возможность "навешивать" дополнительные модули. В современных условиях информация будет жить существенно дольше, чем обслуживающая ее система, поэтому важно позаботиться о том, чтобы в конце жизненного цикла программного обеспечения информацию можно было бы без проблем передать в новые системы.

Через 5–7 лет и технологии, и законодательство, и деловые процессы уже настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся, в лучшем случае, в продукты для начинающих. Преимущество получат те отечественные разработчики, которые уже сейчас займутся формированием облика продуктов завтрашнего дня.

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20-25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220-250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) - управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).

Технические возможности современных систем электронного документооборота

В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС - Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД - попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут вам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

регистрация и ввод документов;
работа с документами;
управление потоками работ (Workflow) и контроль;
поиск и анализ информации;
информационная безопасность;
поддержка бумажного документооборота;
стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное - спрос на нее в России до конца не сформировался.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

«+» - возможность реализована;
«+/−» - возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
«−» - возможность не реализована.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Рис. 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Таблица 2. Регистрация и ввод документов

Рис. 2. Регистрация и ввод документов

Таблица 3. Работа с документами

Рис. 3. Работа с документами

Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Рис. 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Таблица 5. Поиск и анализ информации

Рис. 5. Поиск и анализ информации

Таблица 6. Информационная безопасность

Рис. 6. Информационная безопасность

Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота

Рис. 7. Поддержка бумажного документооборота

Таблица 8. Стандартные средства настройки

Рис. 8. Стандартные средства настройки

Таблица 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Рис. 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Для проведения комплексной оценки рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность». Третий немаловажный критерий - «Срок внедрения» - мы не рассматриваем, так как он сильно зависит не только от предоставляемых системой инструментов настройки, но и от квалификации и мотивированности проектной команды. Ниже показано положение систем по соотношению «оптимальная цена/функциональность» для небольших проектов (на 20 пользователей) и для достаточно крупных проектов (на 100 пользователей).

Диаграмма 1. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Рис. 10. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Диаграмма 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Рис. 11. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Данные диаграммы построены по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.

Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров как в случае небольших проектов (Диаграмма 1), так и крупных проектов (Диаграмма 2) вошли системы Directum, DocsVision, МОТИВ и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах. Исключение составила лишь система ДЕЛО, которая также попала в I квадрант диаграммы для СЭД на 20 пользователей. Результаты, полученные СЭД Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота. Отсутствие систем в III квадранте объясняется тем, что в обзоре рассматривались наиболее распространенные в России СЭД, а не все системы, предлагаемые в настоящее время заказчикам.

Надеемся, что представленный обзор будет полезен вам при выборе системы. Хочется отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях - в условиях электронного документооборота.

P. S. Для подготовки обзора использовались только публично доступные материалы с официальных сайтов производителей СЭД. После публикации статьи выяснилось, что из-за неполного описания продуктов компанией «Промышленные информационные системы», информация об их решении неточна. Мы изучим этот вопрос детально и опишем результаты в следующем материале.

Информационно-аналитический центр TAdviser опубликовал традиционный ежегодный отчёт по рынку систем электронного документооборота (СЭД) и управления контентом (ECM). На этот раз он охватывает проекты, начатые и завершённые в 2016 и 2017 годах.

Оценка российского рынка СЭД в денежном эквиваленте

По подсчётам TAdviser, в 2016 году объём отечественного рынка СЭД/ECM-систем составил порядка 41,6 млрд ₽ . За год рынок увеличился на 10% . Такой же динамики (10% ) эксперты ожидают и по итогам 2017 года.

Максимальную прибыль от продаж, внедрения и сопровождения систем электронного документооборота в 2016 году получила сеть франчайзи фирмы «1С». Совокупный доход вендора и партнёров составил 2,75 млрд ₽ . При этом более 2 млрд ₽ фирма «1С» и её франчайзи заработали на услугах внедрения и сопровождения СЭД, в то время как продажи лицензий привлекли в общую копилку всего 650,5 млн ₽ . Однако результаты партнёрской сети были представлены вне рейтинга, поскольку это не один, а огромное множество игроков рынка.

Первую строчку официального ранкинга заняла компания «Логика бизнеса» с годовой выручкой 1,86 млрд ₽ , вторую - «Крок» с 1,38 млрд ₽ , третью TerraLink с 964 млн ₽ . Наш партнёр ЭОС на продаже, внедрении и сопровождении СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint в 2016 году заработал 793,5 млн ₽ и обеспечил себе 4-е место в общей таблице.

Составители рейтинга отмечают, что большинство участников рейтинга СЭД/ECM продемонстрировали положительную динамику выручки в 2016 году. Только 2 из 16 компаний ухудшили свои финансовые показатели - и это интеграторы, а не вендоры. Все фирмы-разработчики СЭД остались в плюсе.

Рейтинг СЭД по числу проектов

По количеству начатых и завершённых в 2016 году проектов лидирует компания Directum (739 ). Наши партнёры ЭОС (593 публичных проекта за год) и 1С (178 проектов) занимают 2-ю и 4-ю строчки соответственно.

Отраслевое распределение проектов

Статистику распределения проектов СЭД по отраслям TAdviser в этом году не выводил. Однако за него это сделала международная исследовательская компания IDC. По её подсчётам, в 2016 году в ECM больше всего инвестировали российские предприятия промышленного, государственного и финансового секторов. Но они подходили к решению проблемы по-разному. Промышленники с наибольшей долей рынка (25% ) основное внимание уделяли автоматизации внутреннего документооборота: расширению функционала СЭД с точки зрения управления проектами, автоматизации типовых для предприятия сценариев работы и интеграции СЭД с транзакционными системами ( , CPM, BI). Занимающий 23% рынка госсектор в 2016 году преимущественно решал задачи развития МЭДО и подключения новых участников к межведомственному взаимодействию. Финансовые учреждения с долей 16% были сосредоточены на автоматизации внешнего документооборота: создании клиентских электронных досье, мобильных приложений, автоматизации процесса выдачи кредитов.

Ключевые драйверы роста рынка СЭД

Ежегодно рынок СЭД / ECM в России увеличивается на 10% . Этому способствует целый ряд факторов:

Сложная экономическая ситуация . Затянувшийся кризис заставил предприятия серьёзнее задуматься о сокращении инвестиций и ужесточении финансового контроля. Многие в связи с напряжённой экономической ситуацией впервые задумались об оценке и оптимизации своих бизнес-процессов. И нашли эффективное решение - СЭД/ECM-системы.

Процесс импортозамещения . В 2016 году Правительство РФ издало распоряжение №1588-р, обязывающее федеральные органы исполнительной власти и государственные внебюджетные фонды переходить на российское программное обеспечение. С тех пор производители отечественных систем электронного документооборота наблюдают устойчивый спрос на свои решения. Не исключено, что вслед за госорганизациями и органами госуправления на отечественные платформы обяжут перейти крупные отраслевые компании с государственным участием. А это основной сегмент заказчиков СЭД и ECM-систем. Однако, как и в нынешней ситуации, переход будет не резким. Замена масштабных информационных систем всегда сопряжена с высокими затратами и рисками, поэтому модернизация должна быть плавной. Начать можно с обновления базы данных и перехода на открытое программное обеспечение, например, с перехода на PostgreSQL.

Курс на цифровую экономику . Государство планомерно запускает электронные сервисы («Госуслуги», «Налог.ру»), коммерческие компании и . Перевод бизнес-процессов в электронную среду - эффективный путь снижения себестоимости товаров и услуг, оптимизации трудовых, временных и финансовых затрат.
Стремительное развитие новых технологий . По мере развития новых инструментов обработки и хранения данных (блокчейн, большие данные, искусственный интеллект) эволюционируют и системы электронного документооборота. Расширяется их функционал, появляются новые инструменты стандартизации, визуализации и анализа информации (BI). СЭД всё чаще используются в качестве корпоративных хранилищ данных.
Потребность в автоматизации ЮЗЭДО . В 2016–2017 годах в организациях различных размеров и отраслей назрела острая необходимость в автоматизации юридически значимого документооборота (ЮЗЭДО). Причём речь идёт не только о применении квалифицированной электронной подписи и онлайн-обмене заверенными документами, но и о потребностях на уровне полноценных механизмов интеграции, позволяющих минимизировать ручные операции и обеспечить непрерывность сквозных процессов.
Тотальная мобилизация . В настоящее время не только руководители, но и рядовые исполнители нуждаются в доступе к рабочим программам с мобильных устройств. Возможность подключения к корпоративной СЭД с личного телефона или планшета позволяет сотруднику быстрее узнавать о новых задачах и оперативнее исполнять их. Тотальный переход корпоративных коммуникаций в мобильную среду привёл к зарождению целой индустрии, обслуживающей мобайл для бизнеса. В неё входят контент-провайдинг, услуги разработки инструментов защиты корпоративных данных, проектирования и создания мобильных приложений.
Распространение облачных сервисов . Облачные СЭД-технологии активно применяются на государственном уровне. Подать заявку на смену водительского удостоверения или паспорта, заплатить налоги, получить справки ЖКХ сегодня можно в цифровой среде - через сайты госуслуг. Что касается коммерческой сферы, то для предприятий среднего и малого бизнеса ECM-платформа непременно должна быль облачной. Покупать коробочную версию СЭД организациям сегмента СМБ экономически невыгодно. Использование облачных систем управления контентом весьма удобно и для крупных предприятий. Такие ECM не ограничены в плане масштабирования, централизованы, обеспечивают повсеместный доступ сотрудникам с любых типов устройств в режиме 24/7.
Учащение вирусных атак . Недавняя волна вирусных атак спровоцировала всплеск интереса к СЭД как к системам централизованного хранения корпоративной информации.

Прогнозы на ближайшую перспективу

Дальнейший рост рынка эксперты связывают с развитием ЮЗЭДО, финансового архива и совершенствованием механизмов интеграции СЭД с другими информационными системами предприятия. Уже сегодня СЭД бесшовно интегрируются с аналитическими сервисами и учётными программами. В ближайшем будущем системы электронного документооборота ещё плотнее встроятся в IT-ландшафт организаций. Эксперты даже допускают выпуск конвергентных решений для комплексной работы со всеми типами данных и контента компании.

Большее распространение в системах электронного документооборота получат чат-боты и механизмы искусственного интеллекта. Из сервиса регистрации документов СЭД превратится в многофункциональную систему документирования всей деловой активности предприятия, центр диспетчеризации информации с учётом данных множества информационных систем. Плюс к этому, СЭД станет главным поставщиком данных для глубокой всесторонней аналитики в BI-системах.

Сдерживающие факторы

В числе основных барьеров развития рынка СЭД эксперты называют:

Ограничения законодательной базы . Электронный документооборот до сих пор используется не как основной, а как дублирующий бумажный.
Недостаточная унификация СЭД, отсутствие единого стандарта и регламентов . К примеру, сотрудники промышленных предприятий работают не только со стандартными отчётами, но и со специализированной инженерной документацией (чертежами из AutoCAD). Отсутствие таких документов в типовых формах многих сдерживает от внедрения СЭД.

Опыт внедрения СЭД «СофтЭксперт»

Александр Глинских (к.т.н.)

Введение
Основные понятия о системах электронного документооборота
- Назначение СЭД
- Основные свойства СЭД
- Общая классификация СЭД
Анализ современного состояния мирового рынка СЭД
- Общий обзор
Российский рынок СЭД
- Общий обзор
Примеры применения CЭД в мире
- СЭД в здравоохранении
- СЭД в фармацевтике
- CЭД в сфере выдачи займов
- CЭД в сфере патентования
- СЭД в области проектирования
- Примеры применения OMS-систем
Интеграция СЭД с другими приложениями
Особенности выбора и внедрения СЭД
Выводы

Введение

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1.3 трлн. различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 г. только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение . Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования . Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД) , которым и посвящена данная статья. Главной целью статьи является представление для читателей Jet Info ретроспективы современного состояния мирового рынка СЭД, перспектив его развития, а также достаточно большого числа примеров применения СЭД в мире. Более подробно познакомиться со всеми вопросами, касающимися СЭД, можно с помощью достаточно большого числа специализированных Web-ресурсов (как русскоязычных, так и англоязычных), например, www.document.ru , www.docflow.ru , сайтов компаний-разработчиков СЭД и др.

Основные понятия о системах электронного документооборота

Назначение СЭД

По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS - Electronic Document Management Systems ): "СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных".

Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Основные свойства СЭД

Открытость

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

Высокая степень интеграции с прикладным ПО

Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии . Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

Особенности хранения документов

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

Хранилища атрибутов документов (карточек);
Хранилища документов;
Сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием "архив документов" . Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком - низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия "свободной" и "жесткой" маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при "жесткой" маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

Разграничение доступа

В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):

Полный контроль над документом;
Право редактировать, но не уничтожать документ;
Право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
Право читать документ, но не редактировать его;
Право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики - viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

Аннотирование документов

При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция "красного карандаша", с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция "красного карандаша", широко предлагаются третьими фирмами.

Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.

Общая классификация СЭД

Концепция ЕСМ

Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем более, что начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция "управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management - ECM)" , а не управление электронным документооборотом (в соответствии с "Forrester TechRankings"). Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.

В то же время, если Forrester Research определяет ECM, как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым , то для консалтинговой компании Doculabs управление корпоративным содержимым ECM представляет собой "категорию, объединяющую возможности систем управления корпоративными документами и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)" .

С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого . В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).

Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:

Общие функции управления содержимым , под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла.

Функции управления процессами , под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.

Интеграция с другими ECM-системами , подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.

Cледует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД . Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.

Классификация СЭД

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.

Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech. В свою очередь, компания IBM реализует функции по управлению Web-содержимым на базе решений от компаний Interwoven и Open Market (через партнерские отношения с ними), а компания Tower интегрировала свое ПО по управлению электронными документами с решениями по управлению Web-содержимым от компании Stellent.

Системы управления информацией (information management systems) - порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.

Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями . Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.). В качестве примеров систем управления записями можно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText и Foremost от TrueArc.

Многих важных функций управления записями в СЭД раньше не было (например, функций классификации). Не были реализованы также и методы физического удаления записей и индексов в конце их жизненного цикла (при необходимости). По мнению Gartner Group, корпоративным пользователям необходимо дополнить свои Web-сайты функциями систем управления записями. Ряд разработчиков систем управления Web-содержимым для поддержки записей Web-сайтов уже расширяют их функциональность с помощью систем управления записями. Работы в данном направлении стали особенно заметны в 2002 г. Например, компания Stellent интегрировала свое ПО управления содержимым с системой управления записями Foremost от компании TrueArc (cледует отметить, что интеграция ПО управления записями с СЭД весьма непроста, так как необходимо решить проблемы дублирования функций и репозитариев). После такой интеграции стало возможно делать "снимки" Web-сайта и управлять ими, как записями. Реализуются и такие интересные возможности, как запись экранов, встретившихся во время онлайновой транзакции (например, в ПО WebCapture от компании Tower Technology). Компания Open Text приобрела фирму PS Software (занимающуюся разработкой систем управления записями) и встроила ее ПО iRIMS в качестве модуля в свое ПО LiveLink. Дополняют свое ПО управления содержимым функциональностью систем управления записями также компании Documentum, IBM и Interwoven (среди прочих вендоров ПО управления содержимым).

Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов).

Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems - OMS) , основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS - integrated document archive and retrieval systems) . Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша - генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на "второстепенных" вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных перспектив). Этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде - в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами.

Можно также отметить специальные модули управления электронными документами , встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan и др.). Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, так как практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную ERP-систему.

Преимущества от использования СЭД

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
Улучшение контроля за исполнением документов.

Общий обзор

Мировому рынку СЭД скоро будет уже 20 лет. Он очень сильно фрагментирован, так как на нем присутствуют как всемирно известные многопрофильные ИТ-компании, так и относительно малоизвестные (или известные только в своей рыночной нише) фирмы. По различным оценкам в мире сейчас существует несколько сотен программных приложений (которые можно классифицировать, как СЭД), отличающихся друг от друга как по функциональным возможностям, так и по технологическим решениям. Разработкой приложений в области электронного документооборота в мире занимаются сотни компаний, к наиболее известным из которых относятся (по алфавиту): ACS Software, Action Technologies, Adobe, Artesia, AXS-One, BroadVision, Cyco, Cypress, Datamax Technologies, Datawatch, Divine, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, Excalibur, FileNet, Hyland Software, HP/Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Ideal, Identitech, iManage, Interlucent Internet Solutions, Interwoven, InterTech, Ixos Software, Jetform, Keyfile, Kofax, Lotus Development, Microsoft, Mobius Management Systems, Novell, OIT, OpenText, Optio Software, Optika, Oracle, OTG, Plexus, Radnet, RedDot Solutions, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, SER Solutions, Saperion, Saros, Staffware plc, Stellent, Symantec, Tower Software, Tower Technology, TrueArc, TSP; Unisys, Vignette, Westbrook Technologies и др.

Аналитики IDC считают перспективы мирового рынка технологий управления документами и содержимым (document and content technologies - DCT ) достаточно благоприятными (отчет "Document and Content Technologies Applications Forecast and Analysis, 2000-2004") вследствие продолжающегося роста потребности корпоративных пользователей в повышении эффективности их коллективной работы с корпоративными документами (по оценке GartnerGroup, к концу 2001 г. в мире насчитывалось около 40 млн. пользователей CЭД). В данном отчете IDC выделяет следующие сегменты DCT-рынка: собственно, СЭД; системы управления содержимым на порталах предприятий и системы управления содержимым для электронной коммерции. По прогнозу IDC, объем мирового DCT-рынка должен увеличиться с $1.1 млрд. в 1999 г. до почти $4.4 млрд. в 2004 г. со средними ежегодными темпами роста в 32% (для сравнения, в соответствии с отчетом IDC "Document Management Market Review and Forecast: 1998-2003", в 1998 г. объем мирового рынка СЭД составлял около $750 млн., включая $200 млн. - для рынка Западной Европы). Развитию DCT-рынка способствуют также дальнейшее распространение электронной коммерции и увеличение потребности предприятий в Web-совместимых интегрированных инструментальных средствах доступа к информации. При этом особенно быстро растет спрос потребителей на инструментальные средства сбора, поиска и анализа информации, с помощью которых возможно более оперативно обрабатывать разнородные собрания текстовых файлов, графических файлов, видео- и аудиофайлов. По оценке IDC, в настоящее время продажи СЭД формируют основу доходов на DCT-рынке. Однако сегмент приложений для электронной коммерции развивается все же быстрее. В 1998-1999 гг. объем данного сегмента вырос на 143.1%. Для сравнения, объем сегмента СЭД в рассматриваемый период увеличился только на 19.5%, а объем сегмента приложений для порталов предприятий - на 64.6%.

Более поздний прогноз IDC (отчет "Document and Content Technologies Market Forecast and Analysis Summary, 2001-2005") оценивает перспективы мирового рынка систем управления документами и содержимым в период экономического спада (и с переоценкой перспектив его развития после событий 11 сентября). И, хотя мировой рынок этих систем не повторил свой экстраординарный рост в 89% (как в 2000 г.), IDC прогнозирует для него хорошие перспективы развития. Начальный прогноз IDC основан на данных, собранных в 2000 г. и первом квартале 2001 г. Спрогнозирован рост данного рынка с ежегодными темпами в 47.2% (с $2 млрд. в 2000 г. до более чем $14 млрд. в 2005 г.). После трагедии 11 сентября прогноз был пересмотрен в сторону уменьшения. Аналитики IDC считают, что планы корпоративных пользователей по приобретению систем управления документами и содержимым будут пока отложены в течение первых трех кварталов 2002 г. Предполагается, что рынок восстановится к концу 2002 г. и в течение 2003-2005 гг. По мнению Gartner Group, спрос на системы управления корпоративными документами продолжится, однако их разработчики находятся под давлением рыночных условий (требующих дальнейшего снижения цен), продолжающейся дифференциации продуктов и необходимости обеспечения VAR-возможностей. Популярность порталов продолжит расти. По прогнозу IDC (отчет "Worldwide Enterprise Information Portal Software Forecast and Analysis, 2001-2006"), объем мирового рынка ПО для создания корпоративных информационных порталов (enterprise information portal - EIP ) увеличится с $550.4 млн. в 2001 г. до $3.1 млрд. в 2006 г. В свою очередь, по прогнозу Gartner Group, средние ежегодные темпы развития рыночного сегмента порталов в течение ближайших 5 лет составят 30% (в то время, как аналитики Ovum cчитают, что при существующей непростой ситуации в мировой экономике многие "портальные" инициативы будут просто "положены на полку"). Также значительно растёт интерес к системам управления образами.

Не обошли стороной аналитики IDC и рынок услуг в области управления содержимым и документами (отчет "Content and Document Management Service Market Forecast, 2001-2006"). По прогнозу IDC, объем данного рынка будет увеличиваться ежегодно со средними темпами роста в 44%, чтобы достигнуть к 2006 г. уровня $24.4 млрд. В перечень таких услуг IDC включает сервисы планирования и проектирования, а также сервисы внедрения, обучения и поддержки, предоставляемые клиентам для оказания им помощи в эффективном управлении корпоративным содержимым.

По общему мнению аналитиков, важность внедрения современных СЭД для обеспечения успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться .

Основные тенденции развития мирового рынка СЭД

Дальнейшее развитие рынка, его консолидация, появление на рынке новых участников, дифференциация предложений участников рынка

На рынке СЭД продолжаются слияния и поглощения, причем в немалой степени - вышедшими в новую для себя сферу деятельности всемирно известными ИТ-фирмами (Oracle, Microsoft, SAP, Baan и др.). Стал заметен процесс поглощения крупными ИТ-фирмами разработчиков СЭД и встраивания их технологий в собственные решения. Например, в апреле 2001 г. компания Microsoft купила компанию Ncompass Labs (город Ванкувер, Канада), разработчика системы управления Web-содержимым Resolution, которая стала основой для ПО Microsoft Content Management Server 2001, выпущенного в начале августа 2001 г. Вендоры систем управления Web-содержимым создают альянсы с разработчиками порталов (или приобретают их). При этом возникает своеобразный синергический эффект между системами управления Web-содержимым и порталами (такая конвергенция систем управления Web-содержимым и порталов создаёт новую форму групповой работы). Начали также формироваться партнёрские отношения между разработчиками систем управления документами и содержимым и вендорами систем управления образами (пример - компании Artesia и Vignette).

Многие вендоры дифференцируют свои предложения, разрабатывают или совершенствуют собственные компоненты документооборота. Так действует, например, компания Oracle, добавившая компоненту документооборота в ПО Oracle Applications Suite. Разработчик ERP-систем для средних предприятий, компания JBA International (www.jbaworld.com), также добавила модуль документооборота в свою систему. В то же время компания Lotus Development предлагает свою систему документооборота, которая может быть использована для автоматизации приложений обслуживания клиентов, основанных на Domino. В сентябре 2001 г. компания Vignette выпустила ПО Vignette Content Suite V6, в котором объединены ранее автономные средства управления Web-содержимым, персонализацией, интеграцией приложений, агрегацией и синдицированием содержимого, анализа и генерации отчетов по трафику Web-сайта.

Интеграция СЭД с распространенными корпоративными приложениями

Интеграция корпоративных данных и приложений является одной из наибольших проблем, стоящих сегодня перед предприятиями, и острота этой проблемы сохранится и в будущем. По мнению аналитиков IDC (отчет "Surviving the eBusiness Transition: Strategies for Enterprise Information Management"), в эпоху электронного бизнеса преуспеют только такие предприятия, которые наиболее продуманно сформулируют стратегию управления своей корпоративной информацией (Enterprise Information Management - EIM ). Целью EIM-стратегии для любого предприятия является обеспечение легкого и быстрого доступа ко всем корпоративным знаниям и данным и возможности управления корпоративной информацией из любого места (она должна быть актуальной и доступной в любых контекстах). Таким предприятиям потребуется глубокая интеграция всех своих корпоративных приложений, обменивающихся между собой информацией.

В связи с этим, особую актуальность принимает возможность интеграции СЭД с другими корпоративными приложениями (как собственными, так и других разработчиков). По данным IDC (отчет "Enterprise Integration Software Forecast & Analysis, 2001-2005"), объем мирового рынка ПО интеграции корпоративных приложений с 1999 г. по 2000 г. вырос на 88.4% подтвердив, тем самым, важность интегрированных решений для предприятий. Хотя темпы его роста в течение ближайших 5 лет снизятся вследствие непростых экономических условий в мире, IDC считает, что данный рынок продолжит превосходить по темпам своего развития всю отрасль разработки ПО вплоть до 2005 г. (с ежегодными темпами роста в 43.9%).

Несмотря на наблюдаемый сейчас определённый экономический спад, аналитики IDC считают, что предприятия продолжат участвовать в интеграционных проектах по следующим причинам:

Интеграция корпоративных приложений позволяет лучше использовать сложные гетерогенные системы;
Сохранилась необходимость совместной работы унаследованных систем с новыми приложениями;
Продолжающийся на мировом ИТ-рынке процесс слияний и поглощений заставляет предприятия интегрировать приложения в своих гетерогенных корпоративных информационных системах.

Следует сказать, что отрасль активно решает вопросы унификации разработки СЭД и их интеграции с распространенными операционными системами, приложениями, различными интерфейсными средами (в частности, этим занимается консорциум Workflow Management Coalition , усиленно работающий над созданием соответствующих стандартов). В настоящее время десятки ИТ-компаний предлагают свои решения для интеграции корпоративных приложений, основанные на различных (и иногда несовместимых) технологиях. Такое разнообразие предложений часто затрудняет для корпоративных пользователей выбор правильной стратегии интеграции и поставщиков интеграционных решений.

Интересно отметить, что изменяются и способы интеграции, предлагаемые поставщиками интеграционных решений. В настоящее время основным слоем интеграции (виртуализации) служит, преимущественно, API-интерфейс, обеспечиваемый единственным поставщиком инфраструктуры управления корпоративным содержимым. То есть, даже если будут проинтегрированы репозитарии содержимого от многих компаний, поставщик API-интерфейса становится первичным инфраструктурным вендором для всего предприятия. Однако в будущем предполагается перейти от интеграции через API-интерфейсы (являющиеся системно-зависимыми) к интеграции через Web-сервисы на основе связи через XML-сообщения, использующие системно-независимые словари и протоколы (одной из первых - ещё в 2000 г. - идею Web-сервисов продвигала компания Microsoft в своём решении.NET, эту идею поддерживают сейчас компании Sun Microsystems, HP и Oracle, включающие средства и компоненты Web-сервисов в собственные J2EE-платформы). Это позволит исключить зависимость предприятия от единственного вендора (при необходимости интеграции корпоративных приложений), хотя и потребует создания новых стандартов. Разработчики инфраструктуры управления корпоративным содержимым планируют представить своё ПО в виде Web-сервисов, начиная с 2002 г., используя такие стандарты, как SOAP, ebXML или UDDI. Отраслевые аналитики считают, что ведущими поставщиками инфраструктуры корпоративного содержимого в будущем могут стать компании IBM и Documentum. Обе компании уже реализовали функции интегрированного поиска и управления содержимым для множества репозитариев. Например, компания Documentum интегрировала ПО Lotus Domino, в то время как компания IBM интегрировала как ПО Documentum 4i, так и ПО FileNet Panagon.

В качестве примера интеграции можно привести совместную деятельность компаний Documentum и PricewaterhouseCoopers. Они встроили все функции ПО Documentum 4i eBusiness Edition в ERP-систему SAP/R3 и ПО mySAP.com. Эта интеграция позволяет пользователям SAP R/3 создавать двунаправленные каналы передачи информации и содержимого между ПО SAP R/3 и корпоративным Web-сайтом. Кроме того, интеграция позволяет пользователям SAP R/3 архивировать содержимое для платформы Documentum 4i, чтобы оптимизировать работу SAP R/3. Для интеграции использовано ПО eConnector for SAP разработки компании Documentum - интегрированный набор сервисов управления содержимым для среды SAP R/3. Существует также пример "бесшовной" интеграции ПО Documentum 4i eBusiness Platform с ПО Siebel eBusiness Applications 7 , позволяющей обеспечить единое представление данных о клиенте и документах, отражающих историю взаимоотношений с ним (таких, как письма, коммерческие предложения, контракты, финансовые документы и др.), а также управление этой распределенной информацией.

В свою очередь, компания Informative Graphics интегрировала ПО Brava! (Java-решение для просмотра и аннотирования) с ПО Documentum 4i eBusiness Edition, что позволяет просматривать документы и чертежи, хранящиеся в базе данных Documentum через стандартные Web-навигаторы. А компания IBM интегрировала свое приложение обработки вызовов Corepoint с ПО MQSeries Workflow.

IDC cчитает, что разработчики ПО для интеграции корпоративных приложений в ближайшие 5 лет сохранят благоприятные возможности для роста своих доходов на данном рынке. Лидерами среди них станут вендоры делового ПО, серверов приложений и баз данных.

Устойчивый спрос на OMS-системы

Так как большинство пользователей ERP-систем не хочет иметь проблем с формированием и выводом различных отчетов и документов, то спрос на OMS-системы в среднесрочной перспективе останется сильным . По прогнозу Gartner Group, в ближайшие годы средние ежегодные темпы роста рыночного сегмента систем управления генерацией отчетов и систем управления выводом составят 30%. Определенный импульс развитию OMS-систем придаст и дальнейшее распространение электронного бизнеса, весьма требовательного к наличию в информационных системах предприятий возможностей распределенной генерации выходных документов.

Технологические изменения в отрасли

В СЭД за последние несколько лет проявляются определенные технологические изменения. Например, на смену СЭД с двухзвенной архитектурой типа "клиент-сервер" сейчас приходят системы с трехзвенной архитектурой . Такие системы гораздо проще интегрировать с другими корпоративными приложениями через API-интерфейс (хотя остаются и возможности интерфейсов CORBA, COM/DCOM и др.).

Другим заметным изменением является упрощение управлением документами во многих CЭД. Эта тенденция начала проявляться еще несколько лет назад, когда компания Lotus Development выпустила ПО Domino, обеспечивающее недорогое управление ревизией базовых документов. В 2000 г. этим же стала заниматься компания Microsoft, работающая над повышением функциональности при управлении документами и знаниями (в рамках проекта Tahoe). В результате выполнения проекта для офисных приложений Microsoft была бесплатно обеспечена базовая функциональность управления документами (такая же функциональность реализована и в ПО MS Site Server и MS Exchange). В свою очередь, в ПО Oracle iFS (Internet File System) также бесплатно обеспечена базовая функциональность проверки версий и check in/check out на основе СУБД Oracle8i.

По мнению аналитиков IDC и GartnerGroup, в ближайшем будущем традиционные СЭД ожидают определённые трудности вследствие того, что поставщики инфраструктурного ПО (Lotus и/или Microsoft) будут предлагать на основе своих базовых технологий функциональность СЭД без необходимости дополнительных инвестиций во внедрение приложений управления документами (обладающих своей стоимостью). Кроме того, IDC прогнозирует (отчет "Collaborative ApplicationsMarket Forecast and Analysis, 2000-2004"), что в будущем будет наблюдаться смещение фокуса с "чистых" СЭД на технологии коллективной работы с элементами управления электронными документами, управление знаниями и решения по управлению содержимым и информацией (порталы) .

Следует также отметить, что сейчас в подавляющем большинстве СЭД с целью достижения рыночной привлекательности реализуется многоязычность .

Изменения предпочтений потребителей

Возросшая функциональность СЭД сейчас во многих случаях просто не востребована потребителями. Достаточно большое число СЭД просто перенасыщено функциональностью, которая часто не нужна на обычном предприятии. В связи с этим обстоятельством (как уже было отмечено выше), недорогая базовая функциональность управления документами (реализованная, например, в ряде программных продуктов компаний Microsoft, Lotus, Oracle и др.) становится все более привлекательной для потребителей .

В то же время, на рынке сохраняется спрос на сложные вертикальные СЭД-решения для фармацевтики, строительства, страхования и других отраслей. Ряд отраслей (таких, как производство медицинского оборудования, аэрокосмостроение, транспорт, юриcпруденция и др.) вообще требует особенно жесткого контроля за определенными документами и их содержимым.

Аналитики предсказывают интенсивный спрос на технологии workflow , в основном, для их использования при интеграции приложений и автоматизации бизнес-процессов.

Cтановится все менее популярной идея приобретения корпоративными пользователями СЭД у небольших компаний. Вследствие этого, существуют благоприятные возможности для быстрого развития на данном рынке крупных и известных вендоров отрасли разработки ПО.

Развитие Интернет-ориентированности СЭД

Ключевым условием успеха СЭД на мировом рынке является их Web-ориентированность. Центральную роль начинают играть системы управления Web-содержимым, функциональность которых в последующем будет только повышаться. Аналитики Gartner Group прогнозируют, что объем мирового рынка ПО управления Web-содержимым увеличится с $4 млрд. в 2001 г. до $6 млрд. в 2003 г. При этом к концу 2002 г. 80% компаний из списка Global 2000 будут иметь системы управления Web-содержимым.

Cпособствовать развитию Web-ориентированных СЭД будет и рост популярности мобильного доступа в Интернет - для доставки через эти системы разнообразного содержимого на мобильные устройства. Поэтому в данных системах сейчас реализуются и функции мобильного доступа. Кроме того, развитие систем управления Web-содержимым ускорят продолжающиеся в отрасли специализация и интеграция. Становится также заметен постепенный переход от технологий управления содержимым к технологиям управления знаниями.

Быстрое изменение рыночной ориентации разработчиков СЭД

Динамичное изменение рыночной ориентации разработчиков СЭД стало в порядке вещей. Например, Documentum начинала как компания, разрабатывающая системы управления документами, затем она превратилась в фирму, создающую системы управления знаниями, а затем - и системы управления содержимым (следующий шаг - реализация концепции ЕСМ). И все эти метаморфозы произошли в течение всего лишь 18 месяцев. Следует заметить, что сам термин "управление документами" сейчас можно найти на сайтах лишь немногих вендоров СЭД (большинство разработчиков СЭД уже не пользуется этой терминологией). Но, как бы ни назывались эти системы - управления документами, знаниями или содержимым (с префиксом "e" перед ними), их главной задачей осталось решение проблем управления критически важной корпоративной информацией.

Традиционные поставщики СЭД пересматривают сейчас взгляды на свое место на рынке. Одни компании начали выпускать решения для вертикальных рынков, другие продолжают развивать ядро своих систем и предлагать другим разработчикам ПО встраивать его в их продукты, третьи занялись разработкой промежуточного ПО, обеспечивающего интеграцию различных приложений (систем бухгалтерского учета, различных MRP/ERP-систем, САD-систем и др.). Ряд известных вендоров СЭД может вернуться обратно в вертикальные нишевые рынки. Другие вендоры будут расширять функциональность своих систем, распространяя ее на Интернет.

Предложение ведущими разработчиками СЭД универсальных решений для крупных предприятий по управлению всей их корпоративной информацией

Вендоры СЭД выходят из занимаемых ими вертикальных ниш и стараются предложить общее решение по управлению корпоративным содержимым. Они движутся от поставки офисных решений (все еще достаточно прибыльных для них) до внедрения полного корпоративного решения (начиная от обработки входящей электронной почты до содержимого intranet/extranet и Интернет). Аналитики отрасли отмечают, что впечатляющий воображение проект создания "полностью коллаборативного" предприятия (все сотрудники которого пользуются возможностями СЭД) до сих пор остается лишь на уровне красивой идеи. Ближе всего к ее реализации сейчас находится Западная Европа.

Повышение интенсивности деятельности разработчиков ПО по созданию и продвижению совместных решений

Примером этому может служить выпуск ещё в 2000 г. совместного решения по управлению информационным содержимым в В2В-решениях, выполненного на базе ПО Documentum 4i eBusiness Edition и ПО ATG Dynamo (разработки компании Art Technology Group).

Совместная разработка отраслевых стандартов

Это устойчивая тенденция развития отрасли. Можно отметить, в частности, работы по созданию открытого протокола синхронизации данных SyncML, в которых принимают участие такие компании, как IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion и Starfish Software.

Развитие концепции ЕСМ

Это новая тенденция развития всей отрасли (особенно заметна она стала проявляться в 2002 г.). При этом ECM становится технологией скорее уровня предприятия, чем его отдела. Наиболее предпочтительным путем для достижения пользователей (доставки им информации) при реализации ECM-технологий станут порталы.

Российский рынок СЭД

Общий обзор

Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД как зарубежных, так и собственной разработки. Первые масштабные внедрения СЭД (пусть, в большинстве своем, пилотные) в России уже есть. Можно считать, что основы российского рынка ПО управления документооборотом сформированы. По данным IDC, объем российского рынка СЭД (СЭД отечественной разработки вместе с зарубежными СЭД) в 1999 г. составил около $2 млн. По мнению аналитиков, с 1999 г. ежегодные темпы роста российского рынка СЭД составляют не менее 30%. Есть и такое мнение, что начиная с 1998 г. наблюдается почти двукратное ежегодное увеличение объема российского рынка СЭД. Перспективы российского рынка СЭД улучшает принятие закона об электронной цифровой подписи, создающего правовую основу для распространения СЭД при межкорпоративном взаимодействии. Существует мнение ряда отраслевых аналитиков, что потенциальный объем российского рынка СЭД составляет сотни миллионов долларов (при успешном развитии российской экономики).

Следует отметить, что наблюдаемые сейчас небольшие размеры российского рынка СЭД связаны не в последнюю очередь с относительной незначительностью доли электронного документооборота в общем документообороте российских предприятий и организаций (которые могут позволить себе приобрести СЭД стоимостью от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов). В подавляющем большинстве случаев на российских предприятиях доминирует бумажный документооборот. Это обстоятельство объясняется не только традициями и определённым консерватизмом, но и непростым финансовым и техническим состоянием большинства российских предприятий и организаций. Следует сказать, что на российском рынке присутствует и ряд известных зарубежных систем (Documentum, DOCS Open/Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes и др.). Из ПО отечественной разработки наибольшую известность в России получили следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум "Кодекс"); Гран-док (Гранит), Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); N.System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт), Оптима (Optima Workflow), ЭСКАДО (ИнтерпрокомЛан), 1С:Документооборот и 1С:Архив (1С), Циркуляр и VisualDOC (ЦентрИнвест Софт), Документ-2000 (TelcomService), Ирида (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) и ряд других.

Следует отметить, что некоторые отечественные СЭД созданы в среде Lotus Domino/Notes (по различным объективным и субъективным причинам получившей достаточно широкое распространение в России): БОСС-Референт (АйТи), семейство продуктов "Золушка" и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), CompanyMedia и OfficemMedia (ИнтерТраст), N.System (Центр Компьютерных Технологий), Делопроизводство (КСК) и др.

По классификации IDC, большинство отечественных СЭД относится к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (нередко с элементами управления потоками работ). В различных источниках отмечено, что в большинстве отечественных СЭД реализованы следующие функции:

Обработка/хранение документов;
Управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
Контроль исполнения документов;
Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;
Работа со взаимосвязанными документами;
Регламентация прав доступа;
Списание документов;
Интеграция с внешними системами электронной почты и др.

Основным достоинством отечественных СЭД является определенный учет российской специфики и традиций работы с документами (заложенный изначально в их бизнес-логику).

Основные тенденции развития российского рынка СЭД

Выход на отечественный рынок СЭД многопрофильных ИТ-компаний

Среди сотен российских ИТ-компаний, прочно занимающих свое место на отечественном ИТ-рынке, ряд крупных многопрофильных фирм серьезно воспринимает рынок СЭД и диверсифицирует свою деятельность, предлагая собственные решения в области автоматизации документооборота. Здесь можно отметить такие компании, как IBS, Аквариус (ее дочернюю компанию Аквариус Консалтинг), R-Style, Ланит и др. (не говоря уже об АйТи).

Cовместные работы по стандартизации СЭД

Ряд российских компаний (НТЦ ИРМ, ИнтерТраст, ЭОС) совместно работают в области стандартизации протоколов взаимодействия СЭД. В апреле 2002 г. они создали для этого специальную постоянно действующую "Рабочую группу по стандартизации протоколов".

Рост интереса к российскому рынку зарубежных разработчиков и поставщиков СЭД

Этот интерес проявляется в выходе зарубежных вендоров СЭД на российский рынок через компании-партнеров. В качестве примера можно отметить канадскую фирму Hummingbird, действующую через своего партнера - российскую компанию HBS - по продвижению системы DOCS Open/Fusion, системы управления знаниями Fulcrum, средства интеграции данных Genio и портала Hummingbird EIP. Решила выйти на российский рынок и компания FileNet (в частности, с помощью компании "Галактика", ставшей партнером FileNet в продвижении на российский рынок СЭД Panagon).

Разработка интегрированных решений

Присутствие на российском рынке нескольких десятков СЭД вынуждает разработчиков создавать средства для их интеграции. Примером этому может служить выпуск компанией АйТи в марте 2002 г. XML-шлюза в своей СЭД БОСС-Референт, который позволит объединить в единое информационное пространство СЭД, построенные на различных платформах и использующие разные форматы данных.

Cотрудничество и совместное продвижение интегрированных решений

Интересно, что некоторые российские компании предлагают свои СЭД в виде ОЕМ-версий, предустановленных на компьютерах сборки своего партнера. Примером этому является сотрудничество российских компаний АйТи и Инел-Дата, предлагающих своим клиентам интегрированное решение,представляющее собой OEM-версию СЭД БОСС-Референт, предустановленную на ПК Эксимер.

Примеры применения CЭД в мире

СЭД в здравоохранении

Медицинская организация Geisinger Health System находится в городе Danville и обеспечивает услугами здравоохранения 2 млн. человек, живущих в 31 графстве штата Пенсильвания: от оказания им первой помощи в условиях сельской местности до проведения сложных диагностических и лечебных процедур в Geisinger Medical Center.

Geisinger Health System внедрила у себя СЭД TOWER IDM (вместо Document Imaging System) разработки компании TOWER Technology , которая интегрирована с Ambulatory System, развернутой в сети клиник Geisinger Health System в Западной, Центральной и Северо-Восточной Пенсильвании. Cоответствующие службы Geisinger получили стабильный и надежный доступ к финансовым, медицинским, страховым и отчетным документам. До внедрения ПО TOWER в эксплуатируемой в Geisinger системе ежегодно обрабатывалось и сохранялось до 2 млн. образов документов и 12000 COLD-отчетов. После внедрения ПО TOWER предполагается увеличить рабочую загрузку системы до 4 млн. образов (уже в первый год). Обеспечено документальное сопровождение работы более 7000 сотрудников Geisinger, почти 24000 ежегодных госпитализаций и 1.4 млн. посещений пациентами врачей.

Кроме того, в Geisinger Health System внедрено ПО TOWER Document Portal , с помощью которого врачи получили Web-доступ к данным о многих тысячах пациентов. Так как система расширена до Web, то традиционные бумажные документы объединены с Web-информацией. И это дает возможность Geisinger унифицировать процедуры хранения и использования информации.

СЭД в фармацевтике

Novartis - это крупная фармацевтическая компания, образованная в 1996 г. в результате слияния известных в мире швейцарских фирм Sandoz и Ciba. Одним из главных направлений деятельности Novartis являются научные исследования по созданию новых лекарственных препаратов (ежегодно Novartis инвестирует в это направление более 2.9 млрд. швейцарских франков).

После слияния у Novartis возникла проблема - необходимость объединения информационных ресурсов и знаний двух ранее независимых компаний и эффективное управление ими. Следует отметить, что для любой фармацевтической компании вопрос управления документацией по создаваемым лекарствам требует особого внимания. Для компании Novartis цена вопроса была еще выше, так как руководство Novartis вполне обоснованно опасалось, что после слияния компаний могут быть потеряны (или чрезмерно продублированы) информационные ресурсы большого объема (особенно при отсутствии взаимодействия между территориально удаленными проектными командами, ранее не сотрудничавшими друг с другом).

До слияния компаний персонал Sandoz хранил исследовательскую документацию в бумажном виде, на ПК, серверах корпоративной сети, а также в приложениях, работающих под ОС VMS. Многие сотрудники Sandoz не могли эффективно работать в системе VMS вследствие сложности ее пользовательского интерфейса. Поэтому для того, чтобы получить доступ к информации другого ученого или группы исследователей, эти сотрудники были вынуждены связываться с ее авторами по телефону, отправлять запросы по электронной почте или запрашивать эти данные по факсу. Нередко проектная документация дублировалась. Кроме того, когда сотрудники по какой-либо причине покидали компанию, то созданная ими информация (знания) становилась труднодоступной для понимания (или даже утрачивалась).

Аналогичная ситуация сложилась и в компании Ciba. Ее сотрудники также использовали как бумажные, так и электронные документы, хранившиеся на локальных ПК. Когда появлялась необходимость описания нового лекарства, то приходилось тратить целые дни в поисках соответствующей информации (или создавать ее заново). Тем самым, значительно увеличивался общий срок выхода нового лекарства на рынок, что снижало его конкурентоспособность.

Поэтому Novartis хотела найти средства для объединения и управления информационными ресурсами двух ранее независимых компаний. Кроме хранилища знаний, компании Novartis была нужна СЭД, с помощью которой топ-менеджмент фирмы мог бы просматривать информацию о производимых исследованиях и принимать решения о размерах их финансирования. Помимо этого, СЭД должна быть простой в эксплуатации для сотрудников компании.

В качестве средства решения своих проблем компания Novartis выбрала СЭД Documentum (которую она начала использовать еще в 1994 г. в качестве прототипа СЭД). За счет организации общего корпоративного репозитария - Docbase - (для всех исследовательских и проектных документов) СЭД Documentum обеспечила доступ к корпоративной научно-исследовательской информации для подразделений Novartis по всему миру. После слияния двух компаний все документы, относящиеся к Ciba и Sandoz, были переведены в репозитарий Docbase. В настоящее время в Docbase хранятся многие десятки тысяч документов. Уже в конце 1998 г. число пользователей Documentum в компании Novartis достигло 1000 человек.

Когда новое лекарство готово к описанию, то вся необходимая для этого информация от разработчиков уже каталогизирована и хранится в Docbase (ее необходимо только перевести в общую систему подписки). Все отчеты по исследованиям также подаются стандартным образом через Docbase (что значительно облегчает доступ к ним). Когда требуется пересматривать документы по исследованиям, то для того, чтобы избежать дублирования работы, можно просмотреть все предыдущие версии документов.

Компания Novartis получила значительную выгоду от внедрения СЭД Documentum. Во-первых, исключена сама возможность дублирования отчетов и снижены затраты на распространение документации и управление информацией, связанные с развитием ежегодных исследовательских программ. Во-вторых, экономия получена и вследствие исключения из эксплуатации унаследованной VMS-системы, требовавшей немалых расходов на ее сопровождение (учитывая также, что ее возможностями постоянно пользовалось относительно небольшое число сотрудников компании). И все же наибольшая выгода для Novartis получена вследствие общего повышения производительности труда научно-исследовательского персонала компании и менеджеров исследовательских программ, которые получили возможность мгновенного доступа к необходимой им информации.

Руководство Novartis оценило срок полного возврата инвестиций в СЭД Documentum в три года.

CЭД в сфере выдачи займов

Компания GMAC Commercial Mortgage (GMACCM) предоставляет коммерческие займы под залог и является одной из крупнейших в своей области деятельности в США (60 офисов, обслуживается более 47000 займов). Наступил момент, когда GMACCM решила внедрить СЭД, так как обработка большого объема документов как в бумажном, так и в электронном виде значительно затрудняла их контроль.

Для решения своих проблем по управлению документооборотом GMACCM установила СЭД OnBase разработки компании Hyland Software , в которой осуществляется управление всей корпоративной информацией (документами MS Word и их образами, таблицами Excel, сообщениями электронной почты, PDF-файлами и более 1800 видами отчетов AS/400). Помимо того, что компания получила возможность глобального Web-доступа к сети хранилищ данных в OnBase, для ряда своих специальных отделов GMACCM создала собственный уровень доступа к данным (с настраиваемым интерфейсом). Доступ к системе по всему миру имеют около 2000 сотрудников компании (их аутентификация осуществляется в среде Windows NT).

В настоящее время в компании ежедневно обрабатывается около 100000 документов (более 20 потоков работ). При этом около 3600 типов документов (90% полученных документов) сканируются и обрабатываются в день их получения и регистрации. Для их сканирования, очистки образов документов, считывания штрих-кодов, распознавания символов и индексации применяется ПО Ascent Capture разработки компании Kofax . На каждой стадии утверждения документов используется технология электронной подписи ApproveIt от от компании Silanis . Уже в августе 2001 г. при помощи СЭД OnBase осуществлялось управление более, чем 2.3 млн. электронных документов (всего более 16 млн. страниц).

СЭД в сфере коммунальных услуг

Компания Alliant Energy (головной офис - в городе Madison, штат Вирджиния) занимается предоставлением коммунальных услуг и обслуживает более 1 млн. клиентов на Среднем Западе США. Для эффективного управления информацией, необходимой для выполнения основных бизнес-операций, Alliant Energy приобрела СЭД Documentum , на базе которой создан общий корпоративный репозитарий.

При помощи СЭД Documentum компания Alliant Energy централизовала управление информацией и критически важными бизнес-документами. До внедрения Documentum компания Alliant Energy не могла индексировать онлайновый поиск. Во многих случаях ее сотрудники были вынуждены заниматься поиском бумажных копий документов. Для распространения изменений в документах Alliant Energy реализовала настраиваемый поток работ (разработанный на языке Visual Basic), через который можно проверять входящие и исходящие документы, маркировать и маршрутизировать их. Просмотренные документы выводятся на плоттеры для утверждения. Утвержденные документы сохраняются в базе данных Documentum и далее распространяются в электронном виде.

Будущие планы Alliant Energy по использованию Documentum включают управление контрактами, корреспонденцией, различными должностными инструкциями и любыми другими документами, требующими регулярных ревизий.

CЭД в сфере патентования

Компания Seed Intellectual Property Law Group из города Сиэтла занимается патентованием. Одной из причин внедрения у неё таких новых технологий, как коллективная работа (collaboration) и обработка образов документов (document imaging), стала необходимость снижения расходов на фотокопирование и отправку факсов. Cледует сказать, что ранее, для уменьшения своей зависимости от бумажных документов, Seed Law Group уже инвестировала сотни тысяч долларов в систему управления содержимым iManage WorkSite for Legal разработки компании iManage . Тем не менее из соображений безопасности (и по ряду других причин) крупные корпоративные клиенты Seed Law Group до сих пор предпочитают посылать некоторые документы (например, патенты и торговые марки) в бумажном виде. Для повышения эффективности обработки этих документов компания Seed решила обеспечить повсеместную Web-доступность их цифровых отсканированных образов (с помощью ПО iManage). Для этого были использованы цифровые копиры Canon ImageRunner вместе с технологией сканирования eCopy , включающей малоформатную сенсорную панель, подключаемую непосредственно к копиру ImageRunner. C помощью этой панели возможно осуществлять предварительный просмотр и замену плохо отсканированных цифровых образов, а также управлять (через меню) копированием, работой с электронной почтой и/или экспортом образов документов в back-end-репозитарии (Lotus Domino.Doc, PC Docs или iManage). После сканирования цифровые образы документов становятся Web-доступны для всех пользователей СЭД iManage (юристов компании, её клиентов и др.). Документы в iManage проиндексированы, а их поиск осуществляется по имени клиента и номеру дела.

Управление содержимым c помощью iManage обеспечило безопасность электронного взаимодействия корпоративных пользователей (для просмотра документов - часто после получения электронной почты со ссылкой на документ - пользователи входят в СЭД через пароль), уменьшило число проблем, связанных с контролем версий документов и отправкой/получением электронной почты. При получении документы сканируются на устройствах ImageRunner, оборудованных технологией eCopy. После сканирования бумажные оригиналы документов отправляются в специальные помещения для их хранения, а цифровые образы документов немедленно становятся доступными (через Web-навигатор) всем корпоративным пользователям с соответствующими правами доступа.

При помощи двух цифровых копиров с функцией сканирования фирма Seed Law Group сейчас ежедневно обрабатывает от 500 до 800 документов, размер некоторых из которых достигает 300 страниц. В будущем планируется также интегрировать СЭД iManage с ПО управления корпоративными записями. Следует также отметить, что внедрение технологии eCopy обеспечило для компании Seed удобную и недорогую альтернативу электронному биллингу. У фирмы Seed уже существовало решение для генерации печатных счетов в соответствии со спецификациями клиентов. Дублирование этого решения электронной биллинговой системой с такой же степенью настраиваемости стало бы достаточно дорогим и потребовало бы немало времени. Вместо этого, фирма Seed сканирует все печатные счета и сохраняет их в виде файлов PDF, передавая (по запросу) электронные счета через электронную почту своим клиентам.

СЭД в области проектирования

Компания BOC Gases (город Murray Hill, штат Нью-Йорк) занимается проектированием и строительством заводов по переработке природного газа в 60 странах мира. В 1997 г. руководство BOC Gases приняло решение о стандартизации своей работы. Компании удалось снизить стоимость строительства за счёт применения так называемых "fabrication packages" ("пакетов документов, необходимых для строительства"). В каждый такой "пакет" входят сотни единиц содержимого, включая 2-D и 3-D файлы CAD-систем, фотографии, наборы стандартных операционных процедур, финансовые и маркетинговые документы, презентации и др. Для управления сложным процессом сборки такого "пакета" для каждого нового завода, его маршрутизации и утверждения компания BOC внедрила СЭД Documentum. Хотя и до внедрения системы Documentum большинство информации, необходимой для проектирования и строительства заводов, существовало в электронном виде, однако она была разбросана по множеству мест и хранилась на разных платформах. Внедрение Documentum в масштабе всей компании позволило стандартизировать её работу, улучшило управление потоками работ и версиями документов, а также повторным использованием информации при проектировании новых заводов.

С самого начала была внедрена Web-ориентированная версия Documentum. Весной 2000 г. была осуществлена ее модернизация до СЭД Documentum 4i, работающей под управлением ОС MS Windows NT. В 2000 г. в репозитарии (БД Oracle) хранилось более 90000 документов (около 30 ГБ).

В результате внедрения СЭД Documentum компания BOC уменьшила свои трудозатраты на разработку проекта среднего масштаба примерно на 50% (с 4140 часов до 2033 часов). Cтандартизация работ по проектированию и строительству позволила снизить расходы BOC при строительстве заводов в среднем на 20%.

Примеры применения OMS-систем

Компания Pilot Travel Centers занимается управлением 235 туристическими центрами и 70 складами различных товаров. Pilot Travel Centers необходимо было быстрее реагировать в ценообразовании и на потребности складов в товарах. При этом Pilot Travel Centers ежемесячно приходилось генерировать от 250 до 350 отчетов из установленной у нее ERP-системы Lawson , которая была интегрирована со специализированными вертикальными приложениями. Компании Pilot Travel Centers было необходимо решение, которое упростило бы генерацию отчетов, используя Интернет для доставки информации.

Для генерации отчетов было внедрено ПО ViewDirect разработки компании Mobius Management Systems . С помощью ПО ViewDirect в Pilot Travel Centers теперь генерируются два больших отчета, автоматически разделяются конкретные разделы этих отчетов (на базе предварительно заданных условий доступа к ним пользователей), а пользователям отправляются сообщения электронной почты с гиперссылками на необходимые им разделы отчетов. За счет исключения большого объема работ по составлению отчетов, сортировке данных, печати и доставке твердых копий отчетов (распространению), компания Pilot Travel Centers экономит значительные финансовые и временные ресурсы (оценивается, что за 3 года экономия составит до $200000). Для доступа к отчетам используются стандартные Web-навигаторы.

Компания Professional Service Industries (город Oakbrook Terrace, штат Иллинойс) занимается геоинжинирингом и проверкой строительных проектов. Так как в компании развернуто более 140 офисов в США и Канаде, то руководство Professional Service Industries (PSI) посчитало слишком расточительным и трудоемким для компании еженедельно почти вручную генерировать различные отчеты (на основе информации из своей ERP-системы), а также печатать и распространять их по всем cвоим офисам. Для решения этой проблемы PSI внедрила ПО Monarch/ES Report Portal разработки компании Datawatch . Cотни сотрудников и десятки региональных менеджеров компании через стандартные Web-навигаторы получили доступ к отчетам из различных мест своей дислокации (офисов, строительных трейлеров, домашних ПК, гостиниц и др.). ПО Monarch/ES Report Portal обеспечило также доступ к архивным пользовательским файлам, к аналитической и бухгалтерской информации, хранящейся в унаследованном приложении от Texas Instruments. Кроме того, ПО Monarch/ES Report Portal обеспечивает доступ к информации о рабочем времени, позволяя менеджерам компании анализировать временные затраты на конкретный проект инженеров и субподрядчиков с различным опытом работы (можно проследить и динамику самой работы). Пользователям доступны данные в Excel или Seagate Crystal Reports (без увеличения нагрузки на ERP-систему).

Компания Professional Service Industries теперь может генерировать предварительные инвойсы, которые можно просматривать и корректировать перед их отправкой по почте своим клиентам.Очень удобно, что данные в систему Monarch/ES Report Portal передаются из ERP-системы каждую ночь, обеспечивая пользователей актуальной информацией. Возврат от инвестиций (ROI) компании Professional Service Industries оценивается в $800000 (за счет снижения расходов на управление проектами, исключения расходов на доставку бумажных отчетов и др.).

Newport News Shipbuilding - это крупнейшее в США частное судостроительное предприятие, работающее по заказам МО США. При внедрении в 1998 г. в компании ERP-системы SAP R/3 была обнаружена необходимость совершенствования технологии генерации и распространения корпоративных отчетов. Фактически нужно было создать корпоративную среду генерации и распространения отчетов. Кроме того, возник еще ряд проблем. Во-первых, некоторая необходимая информация всё еще находилась в унаследованных системах. Сотрудники компании, проработавшие в ней достаточно большой срок, привыкли обращаться к этой информации, однако новые сотрудники предпочитали работать только с системой SAP R/3. Кроме того, было выявлено, что средства генерации отчетов в SAP R/3 не обеспечивали всех потребностей компании.

Именно поэтому в 1999 г. в Newport News Shipbuilding и началось внедрение ПО управления выводом и генерацией отчетов от компании Cypress (город Rochester Hills, штат Мичиган), с помощью которого Newport News собиралась исключить ручную печать и распространение отчетов. Если в ноябре 1999 г. с системой Cypress работало 2000 сотрудников из разных подразделений компании, то уже к октябрю 2001 г. их число достигло 3700.

Через единый интерфейс сотрудники компании получают доступ ко всем генерируемым корпоративным отчетам, независимо от их источника. В системе автоматически генерируются тысячи отчетов (только по одному разу) и с помощью ПО Cypress по графику доставляются пользователям. В ходе своей работы ПО Cypress захватывает поток отчетов, выводимых на печать, и позволяет определять получателя каждого конкретного отчета и метод его доставки пользователю (удаленный принтер или факс, очередь заданий, электронная почта и др.). В результате внедрения ПО Cypress компания Newport News ежегодно экономит до $500000 (вследствие исключения расходов на печать и распространение отчетов). В настоящее время Newport News Shipbuilding переходит на ОС MS Windows NT и Cypress Web , модуль доставки Web-документов, обеспечивающий персонализированную страницу портала для пользователей (доступ к ней осуществляется через Web-навигатор MS Internet Explorer). Весь проект внедрения предполагается закончить к июлю 2002 г.

Крупная американская компания Hill"s Pet Nutrition (Topeka, штат Канзас), имеющая более 250 дистрибьюторских центров, построила свой бизнес на доставке разнообразных товаров для домашних животных в ветеринарные пункты по всей стране. Естественно, что важную роль в успешности бизнес-модели Hill"s Pet Nutrition играет своевременность доставки товаров и отсутствие простоя транспортных средств. Для оповещения дистрибьюторских центров о заказах на погрузку используется ПО управления выводом документов разработки компании HP/Dazel , имеющее стандартный интерфейс с ERP-системами (если на предприятии не используется ERP-система, то документы отправляются по электронной почте или через факс). По данным HP/Dazel, около 30% сбоев в бизнес-процессах предприятий и организаций происходят именно из-за проблем с доставкой документов. Эти сбои почти всегда приводят к потере времени и денег.

Применение этого ПО предотвращает ситуацию, когда сбой принтера (распечатывающего заказ на погрузку товаров) в любом из 250 дистрибьюторских центров Hill"s Pet Nutrition останется незамеченным для центрального офиса, собирающегося отправить на следующий день в данный центр грузовой фургон за заказом. Если сбой принтера оказался бы незамеченным, то заказ не был бы вовремя подготовлен, и рейс оказался бы порожним (с соответствующими убытками для компании). В ПО от HP/Dazel реализована функция отправки подтверждения в центральный офис о фактической распечатке заказа на сетевом принтере дистрибьюторского центра. Если на принтере центра произошел сбой, то заказ отправляется на факс центра. Если отправить заказ по факсу тоже не удается, то он распечатывается в центральном офисе с примечанием о необходимости отправки заказа по электронной почте.

В свою очередь, ПО e.ComPresent Web Portal разработки компании Optio Software позволяет клиентам и бизнес-партнерам управлять процессом доставки документов (в том числе, доставляя документы и в электронном виде). Клиент определяет не только электронный адрес получателя, но и формат доставки, а также правила аутентификации. Информация из ERP-системы следует через ПО Web Portal. После идентификации адресата информация маршрутизируется в соответствии с инструкциями отправителя. Компания Optio Software предлагает также OMS-систему Optio , значительно облегчающую работу с документами. Например, с ее помощью могут быть сгенерированы ведомости складского учета, которые будут понятны даже пользователям, незнакомым с кодами товаров или их учетными номерами (ПО Optio дополняет эти ведомости описаниями товаров, извлеченными из других приложений, и подготавливает полностью понятный документ). Нередко возникают и такие ситуации, когда компании - оптовому поставщику - необходимо определенным образом модифицировать некоторые стандартные выходные документы (например, инвойсы, сопроводительные документы и др.) по запросу клиентов-покупателей, желающих оформлять эти документы так, как им удобно (и как они привыкли). С такой ситуацией часто сталкиваются компании-производители потребительских товаров, поставляющие свои изделия большому числу клиентов из розничной торговли. Например, розничный торговец может настаивать, чтобы сопроводительная (поставочная) наклейка была оформлена так, как ему нужно. В подавляющем большинстве случаев ERP-система компании-поставщика такой возможности не обеспечивает. В этом случае функции объединения и формирования на поставочной наклейке всей необходимой информации (на основе данных, извлеченных из ERP-системы и прочих приложений) берет на себя OMS-система (в частности, Optio).

Системы, подобные e.ComPresent Web Portal, предоставляют новые возможности для создания Web-ориентированных пользовательских приложений, основанных на клиентском самообслуживании. Web-доставка уже доказала свою эффективность, снизив расходы на печать и почтовые отправления. Вместо отправки по электронной почте в сотни офисов многостраничного отчета, пользователи могут просматривать данный отчет через Internet/intranet. Некоторые системы управления выводом документов позволяют также определять конкретные страницы или разделы, требуемые пользователю. Кроме того, так как пользователям обычно не нужно просматривать весь отчет, то с помощью ПО Cypress Web можно отправить информацию постранично в сжатом виде. Похожий прием можно использовать при распределенной отправке отчетов по электронной почте. Вместо самого отчета адресат получает уведомление о его готовности к просмотру. Кликая на HTML-ссылку, он инициирует сессию работы с ПО Cypress Docuvault и просматривает отчет.

Информация, которую пользователь хочет включить в отчет, может быть получена не только из ERP-системы. Перед выводом отчета пользователи могут запросить из OMS-системы (в том числе, через Интернет) любую индексированную информацию, хранящуюся в общем репозитарии. Если пользователям необходимо регулярно готовить отчеты, то они могут сформировать запросы таким образом, что запрашиваемая информация будет автоматически собираться, храниться и доставляться на ПК пользователя (эту функцию OMS-систем часто еще называют "пакетной обработкой"). Компания NEN Life Science Products, занимающаяся поставкой химических веществ для производителей лекарств, с помощью этой функции (в частности, в OMS-системе Optio) осуществляет мониторинг репозитария и ищет так называемые "спусковые точки" (trigger-points), приводящие к генерации определенных запросов (например, о радиационной безопасности поставляемого химического вещества). Такой запрос генерируется, если совокупная радиоактивность поставляемого химвещества превышает определенное пороговое значение. Аналогичным образом могут использовать ПО Optio и страховые компании, собирающие статистические данные о заболеваниях своих потенциальных клиентов.

Интеграция СЭД с другими приложениями

Говоря о практическом применении СЭД, нельзя не рассмотреть более подробно и проблему их интеграции с другими корпоративными приложениями. Решение этой проблемы очень важно для современного предприятия, особенно, если на нем используются одновременно несколько корпоративных приложений. В настоящее время СЭД чаще всего интегрируются со следующими типами приложений: ERP-системами, офисными приложениями и front-end приложениями (например, CRM).

Что касается ERP-систем, то одним из их слабых мест является некоторая избыточность документов, генерируемых в основных модулях ERP-системы (помимо недостаточно развитых возможностей по гибкой генерации отчетов, отмеченных выше). Развертывание централизованного репозитария (на базе СЭД), обеспечивающего каждый модуль ERP-системы необходимыми ему документами, способствует уменьшению операционных расходов предприятия и ускоряет возврат инвестиций. То есть, интеграция СЭД и ERP-системы обеспечивает более высокое значение показателя IRR, чем это может быть получено при автономном использовании данных систем. Для обеспечения такой интеграции ряд разработчиков СЭД (например, компании FileNet, IBM, Hyland, Identitech и др.) вступает в партнерские отношения с разработчиками ведущих ERP-систем (SAP R/3, PeopleSoft и Oracle).

При интеграции СЭД с офисными приложениями пользователям предлагается возможность доступа к библиотечным сервисам непосредственно из распространенных офисных приложений (например, MS Word, MS Excel и MS PowerPoint). Кроме того, практически во всех распространенных СЭД существует возможность работы через Web-навигатор MS Internet Explorer.

Интеграция с фронт-офисными приложениями также достаточно распространена. В качестве примера здесь можно отметить компании Documentum и IBM, которые предлагают интеграцию с CRM-системой разработки компании Siebel.

Отраслевые аналитики отмечают, что некоторые архитектурные подходы, реализованные в ряде современных СЭД, упрощают интеграцию. Например, CЭД, в основу которых положены Java или объектные модели COM, обеспечивают лучшее решение для интеграции с корпоративными приложениями на различных платформах. Кроме того, J2EE-совместимые СЭД могут быть развернуты на J2EE-серверах приложений (например, BEA WebLogic или IBM WebSphere), что упрощает интеграцию СЭД с приложениями электронного бизнеса, развернутыми в среде сервера приложений. При объектно-ориентированном подходе облегчается использование EAI-серверов (например, от Tibco, Vitria и webMethods), которые минимизируют интеграцию типа "point-to-point" при связи с множеством отдельных приложений. Поддержка отраслевых стандартов (типа XML) также может упростить совместное использование содержимого и обмен данными между корпоративными приложениями как внутри предприятия, так и вне его.

Следует отметить, что большинство СЭД в своем развитии движутся к открытым стандартам. Например, компания FileNet стремится обеспечить Java-ориентированный API-интерфейс в своей СЭД Panagon. Компания iManage также ориентируется на Java, что позволит ей обеспечить работу своей СЭД на множестве платформ. В приложение Open Text изначально встроена поддержка XML. Компания OTG реализовала в своем ПО COM-ориентированный API-интерфейс и недавно начала работы по обеспечению XML-возможностей в своих программных средствах. Компания Identitech также собирается в будущем реализовать в своем ПО Java-ориентированный API-интерфейс и XML-возможности. ПО разработки компании OIT создано изначально на языке C, но в нем существует возможность интеграции через XML. В большинстве других СЭД есть АРI-интерфейсы языка С, которые также могут быть использованы для интеграции с корпоративными приложениями, однако менее ресурсоемкими являются все же объектно-ориентированные подходы.

Интеграция СЭД с ERP-системами

По оценкам аналитиков, в настоящее время более 80% информационных активов предприятий и организаций хранится в форме неструктурированных документов, недоступных современным ERP-системам (т. е., большинство ERP-систем охватывает своей функциональностью только около 20% всех сторон деятельности предприятия). С обработкой неструктурированной информации сейчас лучше всего справляются СЭД.

Интеграция ERP-систем с СЭД обеспечивает поддержку бизнес-процессов всего предприятия - через оперативное управление документами, образами, потоками работ, корпоративными отчетами и др. C помощью СЭД внутри ERP-систем становится доступной вся необходимая информация и данные - инвойсы, запросы клиентов (документы, факсы и сообщения электронной почты), чертежи и др. В данном случае СЭД выступает в качестве своеобразного концентратора, обеспечивающего доступ пользователей к необходимой информации . Большим достоинством интеграции СЭД с ERP-системами является и предоставление возможности для пользователей работать в среде привычных им приложений.

В настоящее время ряд зарубежных СЭД уже интегрирован через API-интерфейс с наиболее распространенными зарубежными ERP-системами (включая SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan и др.). В то же время некоторые разработчики ERP-систем предлагают для интеграции собственный интерфейс (например, SAP AG - стандартный интерфейс SAP ArchiveLink , обеспечивающий доступ к репозитариям SAP R/3) и даже сертифицируют СЭД на интегрируемость со своими системами.

Существуют различные подходы при внедрении и совместном использовании СЭД и ERP-систем. Если одни предприятия интегрируют технологии управления электронными документами после внедрения ERP-систем, то многие другие разворачивают ERP-системы, уже пользуясь различными СЭД. При этом нередко, когда предприятие решает внедрить у себя ERP-систему, эти унаследованные приложения управления документооборотом остаются (обычно на уровне отдела). Например, именно так поступила компания Sherwin-Williams из города Кливленда, занимающаяся производством красок. В Sherwin-Williams было оставлено ПО Hyland OnBase , возможности которого использовались для управления генерацией корпоративными отчетами во вновь установленной ERP-системе SAP R/3 (заместившей унаследованную систему обработки данных). Тем самым, Sherwin-Williams сохранила преимущество использования одной СЭД для доступа ко всем документам (без необходимости дополнительного обучения своих сотрудников работе с SAP R/3).

Практически аналогичная ситуация наблюдается и в компании Kyocera Industrial Ceramics из Ванкувера. До внедрения SAP R/3 эта компания также активно применяла ПО OnBase (в частности, бухгалтерия использовала OnBase для сканирования входящих инвойсов и их сохранения на корпоративном сервере). После внедрения SAP R/3 (целью которого была автоматизация производственных и бэк-офисных процессов компании) бухгалтерия расширила свои возможности за счет добавления функций управления корпоративными отчетами. При этом для ПО OnBase был выделен отдельный сервер. Исходящие чеки для платежей теперь исполняются в бухгалтерском приложении SAP R/3, записываются в файл, который загружается в OnBase. При обработке в OnBase факсимильный образ исходного чека может быть заново сгенерирован для его распечатки или отправки по электронной почте.

Компания Sharp Electronics заменила унаследованные системы во всех своих офисах ERP-системой SAP R/3. В ходе данного проекта Sharp Electronics занималась реинжинирингом операций аренды/лизинга для повышения эффективности процедур биллинга. Биллинговые процессы Sharp перепроектированы таким образом, что все подписанные документы связываются с хранящимися в ERP-системе записями для автоматизированного выставления счетов клиентам и отслеживания платежей дилеров. Для этого сотрудники Sharp создали специальную систему (с помощью компаний Accenture, IBM и Kofax Image Products ). Разработана автоматизированная процедура, обрабатывающая входящие финансовые документы на основе подписанных договоров. При размещении заказа дилеру отправляются инструкции и штрих-кодовый документ, сгенерированный в SAP R/3 . После подписания документа клиентом он передается обратно в Sharp по факсу или электронной почте. Управление этими документами (полученными по факсу и отсканированными) осуществляется посредством ПО Kofax Ascent Capture, которое считывает штрих-коды документов и верифицирует их с хранимой в базе данных информацией. Затем с помощью ПО Ascent отправляются образы документов и индексированные данные через систему управления содержимым IBM Common Store в хранилище данных в SAP R/3 , где и происходит их пакетная обработка. Доступ к документам в SAP R/3 во многих случаях осуществляется менее чем за 3 с. Компания Sharp сделала большие инвестиции в ERP-систему, и ПО IBM Common Store является относительно недорогим дополнением к ней, сохраняющим инвестиции.

Христианская некоммерческая организация Focus on the Family (с головным офисом в Колорадо-Спрингс) выпускает радиопрограммы, занимается изданием книг, журналов, видео и фильмов соответствующего содержания (с общим числом подписчиков около 2.5 млн. человек), а также активно взаимодействует с различными правительственными организациями. Для повышения эффективности своей деятельности Focus on the Family внедрила у себя технологии управления содержимым и групповой работой одновременно с ERP-системой J.D. Edwards OneWorld . С помощью ERP-системы OneWorld осуществляются подписка и выполнение заказов, учет подписчиков и полученных пожертвований, регистрация событий, а также генерация бэк-офисных бухгалтерских отчетов и управление различными бизнес-функциями. В свою очередь, на долю ПО управления содержимым Acorde (разработки компании Optika ) приходится контроль за входящей бумажной корреспонденцией, электронной почтой и телефонным трафиком.

Для Focus on the Family первоочередной проблемой является не экономия финансовых средств (хотя она тоже является немаловажной), а наиболее эффективное использование ее человеческих ресурсов (особенно сотрудников на "горячих" телефонных линиях), которым приходится справляться с большим объемом входящих звонков и запросов. При этом следует учесть, что люди, которые звонят или пишут в Focus on the Family, не всегда заказывают абонемент или книгу. Очень часто они просто ищут помощь, совет или обыкновенное человеческое сочувствие их проблемам.

В рассматриваемом примере объединение возможностей системы управления содержимым и маршрутизации вызовов привело к значительному повышению эффективности работы персонала Focus on the Family. При обработке входящего звонка ПО Acorde считывает номер телефона и ищет всю связанную с ним информацию (возможно это не первый звонок с данного номера телефона) в базе данных, управляемой также Acorde. Если такие сведения есть, то они мгновенно отображаются на экране монитора ПК сотрудника Focus on the Family, обрабатывающего данный звонок. Тем самым ПО Acorde освобождает сотрудников Focus on the Family от необходимости долгого поиска документов при решении вопроса человека, позвонившего в христианскую организацию. Кроме того, при использовании ПО Acorde на обработку одного телефонного звонка требуется в среднем около 30 с. Учитывая, что в Focus on the Family ежедневно звонят до 5000 человек, это приводит к значительной экономии времени ее сотрудников.

Ниже будут кратко рассмотрены общие сведения об интегрируемости некоторых зарубежных СЭД с распространенными ERP-системами.

Datamax Technologies

СЭД VisiFlow (разработки компании Datamax Technologies ) представляет собой распределенное решение, масштабирующееся от небольших рабочих групп до крупных предприятий. Она интегрирована с большинством зарубежных ERP-систем и сертифицирована для интерфейса SAP ArchiveLink. В ней интегрированы следующие функции: управление потоками работ, управление документами, COLD-ERM, CTI и распознавание форм отчетов.

При интеграции с ERP-системой с помощью VisiFlow осуществляется управление всеми видами документов как вне, так внутри ERP-системы. Развертывается реляционная БД (репозитарий), обработка информации в которой идет параллельно с ERP-системой. Документы можно искать и просматривать из клиента ERP-системы при помощи специальных программ (от Datamax). Возможны также поиск и просмотр информации вне ERP-системы через Windows- и Web-интерфейсы. Поддерживаются полнотекстовая индексация и поиск.

FileNet

Компания FileNet также интегрировала свою СЭД Panagon с ведущими ERP-системами и разработала специальные решения для интеграции. К этим решениям относятся ПО Panagon Document Warehouse for SAP R/3 и Web-ориентированное ПО Panagon for J.D. Edwards OneWorld .

ПО Panagon Document Warehouse - это автономный программный продукт, который исполняется вместе с ERP-системой. ПО Panagon Document Warehouse для SAP R/3 обеспечивает доступ к любому документу с любого настольного ПК в организации. В нем реализованы функции захвата, индексации, архивирования и управления всеми объектами R/3, включая документы, сгенерированные в SAP R/3, а также различные виды изображений (в том числе, принятые по факсу и отсканированные).

Пользователи Panagon Document Warehouse могут связаться с бизнес-потоками SAP R/3 для распределения документов внутри данной ERP-системы. Система обеспечивает единый интерфейс для управления внешними и внутренними документами (сгенерированными внутри ERP-системы) как для клиент-серверных, так и Web-ориентированных пользователей R/3. Ряд функций (check-in/check-out, редактирования и распределения документов по всему предприятию) доступен для пользователей MS Office, Lotus Notes и других бизнес-приложений.

Система не хранит информацию в базе данных ERP-системы. Репозитарии документов доступны через управляемую реляционную базу данных (Oracle или MS SQL Server), поддерживаемую в хранилище Panagon Document Warehouse. Вследствие этого, пользователи могут гибко управлять документами и объектами вне ERP-системы. Данные в ERP-системе могут быть связаны ссылками с соответствующими документами. В Panagon Document Warehouse также поддерживаются полнотекстовые индексация и поиск документов.

Easy Software

Интеграция с ERP-системами является основным бизнесом компании Easy Software . СЭД Easy Archive ее разработки интегрируется через сертифицированный интерфейс SAP ArchiveLink, а также через API-интерфейс (c ERP-системами Baan, Sage, J.D. Edwards и Navision). Кроме того, система Easy Archive интегрирована с ПО Lotus Notes и ПО Staffware.

При интеграции с SAP R/3, СЭД Easy Archive позволяет искать данные и документы в любом из модулей данной ERP-системы (включая Materials Management, Sales and Distribution и Production and Planning). В Easy Archive реализованы функции полного захвата данных и документов, их архивации, управления документами и групповой работы через Интернет. Через Easy Archive возможен также доступ к документам с мобильных устройств через WAP-протокол.

Документы и данные (как вне, так и внутри ERP-системы) доступны через клиентскую программу ERP-системы. Репозитарием является полнотекстовая база данных от компании Verity. Внешние документы (сканируемые, принятые по факсу, в электронной форме) автоматически индексируются и соотносятся с конкретными транзакциями внутри ERP-системы (что исключает необходимость ручной индексации). СЭД Easy Archive может быть интегрирована и с SAP Business Workflow (для назначения документов их получателям).

Hyland Software

В СЭД OnBase производства компании Hyland Software реализованы возможности управления образами, COLD-ERM, управления потоками работ и Web-доступа. Она может быть интегрирована с большинством ERP-систем через их API-интерфейсы. Кроме того, Hyland недавно выпустила ПО OnBase Archive Server для SAP R/3, интегрированное с данной ERP-системой через интерфейс SAP ArchiveLink и предназначенное для обеспечения архивных и поисковых функций в SAP R/3 (за счет использования возможностей СЭД OnBase).

При использовании ПО Archive Server документы, генерируемые внутри SAP R/3 (списки для печати, исходящие документы, архивные данные и др.), могут управляться посредством СЭД OnBase таким же образом, как отсканированные документы, файлы настольных приложений и электронной почты. OnBase обеспечивает возможности работы со всеми типами документов внутри ERP-системы. Все данные и документы доступны через единый интерфейс как внешним приложениям, так и приложениям в ERP-системе.

На базе СЭД OnBase может быть реализовано полное управление потоками работ в ERP-системе. Она также может быть использована в качестве поисковой системы для front-end-приложений. На базе OnBase разворачивается репозитарий, поддерживающий MS SQL Server, Oracle и Sybase SQL Anywhere. Репозитарий интегрирован с ERP-системой через API-интерфейс OnBase, и пользователи могут получить доступ к распределению, хранению и поиску информации как внутри, так и вне ERP-системы. В качестве клиентского интерфейса используются средства OnBase или клиентская программа в ERP-системе. Также поддерживаются полнотекстовые индексация и поиск документов.

IBM

Компания IBM предлагает решение Content Manager CommonStore , предназначенное для управления электронными документами в SAP R/3 и позволяющее архивировать и распределять данные, а также управлять ими. ПО IBM Content Manager CommonStore for SAP сертифицировано для новейшей версии интерфейса SAP ArchiveLink. С помощью CommonStore упорядочивается размер базы данных SAP R/3, ускоряется доступ к бизнес-документам, совершенствуются бизнес-процессы, автоматизируются рутинные задачи и распределение документов. Бизнес-документы, поступающие из SAP R/3 и других бизнес-приложений (инвойсы, заказы, отметки о доставке, письма, факсы, электронные таблицы, электронная почта и др.), могут быть связаны, проиндексированы и сохранены в общих электронных папках для обеспечения возможности доступа к ним всех пользователей предприятия. Реализована также возможность сохранения данных из других приложений.

CommonStore архивирует данные с помощью ПО Tivoli Storage Manager. Существует также опциональная возможность сохранения изображений и документов непосредственно в IBM Content Manager. Как только документ заархивирован с помощью CommonStore, то его можно найти в любое время через SAP R/3 или Content Manager CommonStore. Сохраненная информация доступна также через Lotus Notes, Internet/intranet навигаторы или любые другие бизнес-приложения, интегрированные с IBM Content Manager.

Репозитарий (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand или Tivoli Storage Manager) работает параллельно с ERP-системой. С клиентской стороны поиск документов осуществляется через GUI-интерфейсы SAP R/3, IBM Content Manager или Content Manager OnDemand. В системе поддерживается полнотекстовый поиск.

Ixos Software

Ведущим поставщиком технологий архивации данных и документов для SAP R/3 является компания Ixos Software . В частности, следует отметить, что интерфейс SAP ArchiveLink (интерфейс между ERP-системой R/3 и репозитариями документов и данных от третьих фирм) был разработан совместно компаниями Ixos и SAP AG. ПО Ixos Archive было создано специально для повышения функциональности R/3. Вместо интеграции двух систем через API-интерфейс (как это сделано для ряда СЭД) SAP ArchiveLink поддерживает быструю интеграцию между R/3 и Ixos Archive. В результате для СЭД Ixos Archive не требуется наличия специальной программы просмотра, дополнительного кодирования системы управления потоками работ и документами или дополнительного программирования.

ПО Ixos Archive обеспечивает решения по управлению документами уровня предприятия для стандартных клиентских программ, серверов и intranet-сетей. С его помощью автоматизируется обработка изображений и документов, их архивация, поиск, распределение, доставка и повторное использование. В свою очередь, с помощью ПО Ixos-Mobile/3 реализован удаленный доступ к документам в SAP R/3.

В Ixos Archive реализованы возможности работы с бумажными документами, электронными файлами, стандартными отчетами R/3, внешними сгенерированными объектами и объектами R/3. Документы маршрутизируются с помощью ПО R/3 Business Workflow, просматриваются через его программу-просмотровщик (viewer) и управляются непосредственно из R/3. Через Ixos Archive можно также управлять архивацией данных и конвертацией объектов R/3 для Web-презентаций.

Ixos также предлагает различные движки приложений, которые могут быть интегрированы как в групповое ПО (Lotus, MS Exchange), так и в другую интегрированную СЭД. Документы доступны и управляются через клиентский интерфейс SAP R/3. Существует также возможность синхронизации конкретных подмножеств данных из ERP-системы с внешним приложением обработки документов.

В самой СЭД Ixos Archive не поддерживается полнотекстовый поиск документов, однако эта функция может быть реализована через интеграцию с ПО Verity.

Интеграция СЭД с CRM-приложениями

Заметное место на современном рынке бизнес-приложений занимают и системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). В частности, CRM-приложения предлагают такие компании, как Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems и др. Даже разработчики ERP-систем (например, Oracle, SAP, Peoplesoft и Baan) выпускают (или планируют выпустить) CRM-приложения в качестве надстройки над своими системами.

Естественно, что разработчики СЭД не обошли своим вниманием этот перспективный сегмент рынка. По сложившемуся на рынке мнению, СЭД должны выступать в качестве особого интеграционного слоя, позволяющего множеству хранилищ данных и back-end приложений быть связанными с теми же бизнес-процессами, с которыми взаимодействует фронт-офисное CRM-приложение . СЭД должны поддерживать широкое множество форматов данных и коммуникационных стандартов, которые могут использоваться в CRM-приложениях. Для пользователя не имеет значения, как он взаимодействует с продавцом: регистрируясь на сайте, отправляя сообщение по электронной почте, используя автоматизированную телефонную систему, отправляя факс или письменный запрос или разговаривая с представителем продавца в центре обработки вызовов.

Для интеграции СЭД и CRM-приложений применяются разные способы. Широко распространено использование компонентных моделей (COM, CORBA и JavaBeans). Таким образом, действуют, например, компании Staffware, Identitech и Plexus. Другой подход - это создание шаблонных приложений , которые могут быть использованы во множестве сценариев. Так действуют компании FileNet и Lucent (www.mosaix.com), предлагающие шаблонные приложения, которые могут быть повторно использованы во множестве систем - от CRM до ERP.

СЭД, используемые совместно с CRM-приложениями, должны также обеспечивать надежную обработку больших объемов информации и масштабируемость в приложениях электронной коммерции. Ряд компаний (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM и Oracle) реализовали это требование за счет применения компонент ПО промежуточного слоя (Web-серверов приложений, мониторов обработки транзакций и сервисов упорядочивания очередей сообщений). Например, компания Keyfile (www.keyfile.com) интегрировала свою СЭД с ПО MS Commerce Server. Компании Plexus и Staffware интегрировали свои продукты с платформами транзакций Tuxedo и WebLogic от компании BEA Systems. Oracle интегрировала свой модуль документооборота со своими же сервисами обработки сообщений Advanced Queues messaging services. IBM интегрировала свое решение по документообороту MQSeries Workflow в свое же ПО промежуточного слоя MQSeries.

В ближайшем будущем ожидается, что СЭД будут больше интегрированы с CRM-приложениями. Многие разработчики СЭД вообще считают, что CRM-рынок является главной возможностью для их развития. Поэтому они или "открывают" свои системы для третьих фирм, или формируют партнерские отношения с CRM-вендорами. Например, компании FileNet и Siebel Systems подписали договор, в соответствии с которым ПО FileNet Panagon VisualWorkFlo управляет документооборотом между различными модулями от Siebel Systems (производственным, центра обработки вызовов и обслуживания клиентов). Компания Staffware также имеет соглашения со многими CRM-вендорами (включая Siebel и Vantive), в соответствии с которыми функциональность ПО Staffware встраивается в данные CRM-приложения.

Особенности выбора и внедрения СЭД

Основные особенности выбора СЭД

По мнению отраслевых аналитиков, СЭД становится необходимой, когда общий объем документов, ежегодно обрабатываемых в предприятии или организации, достигает 4000-5000. Следует сказать, что внедрение СЭД не является панацеей от всех проблем предприятия. Главной целью ее внедрения является повышение эффективности документооборота предприятия или организации, а, следовательно, в какой-то степени, и эффективности их работы в целом . Есть и такое мнение, что главной целью внедрения СЭД является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.

Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить её внедрение. Кроме того, нужно разработать подробный организационный план ее внедрения. Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца СЭД нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения СЭД с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика СЭД и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации. При этом при выборе СЭД необходимо учитывать ряд следующих важных моментов:

Достаточно большое разнообразие СЭД (как отечественной, так и зарубежной разработки), представленных на российском рынке;
Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения (за немногие годы существования отечественного ИТ-рынка уже были случаи, когда достаточно известные и внешне благополучные компании или уходили с рынка - примером является уход весной 2002 г. с отечественного рынка делового ПО компании НикосСофт - или же прекращение развития и модернизации своего ПО, что означает, фактически, уход с рынка - примером служит прекращение также весной 2002 г. развития ПО "БОСС-Корпорация" компанией АйТи);
Возможность доработки СЭД в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику предприятия.

В общем случае при выборе фирмы-поставщика и внедренца СЭД нужно учесть следующие требования:

Серьезность фирмы (наличие известного имени на рынке, своего постоянного офиса, желания сохранить и укрепить свой рыночный имидж за счет успешной реализации очередного проекта внедрения СЭД и др.);
Размер фирмы, наличие у нее достаточных ресурсов для выполнения проекта внедрения в договорные сроки;
Наличие в фирме достаточно большого и стабильного коллектива разработчиков и внедренцев СЭД;
Опыт фирмы в разработке и внедрении СЭД в аналогичных предприятиях и организациях (лучше всего, если есть возможность посмотреть внедрённые СЭД в работе и пообщаться с их пользователями);
Существуют ли в фирме-разработчике технология и стандарты по программированию, как они оформлены (узаконены) и поддерживаются;
Существует ли в фирме-внедренце технология внедрения, и как она поддерживается документально.

При этом выбираемая для внедрения СЭД должна удовлетворять следующим общим требованиям:

В основе архитектуры системы лежат бизнес-процессы (потоки работ), в ходе выполнения которых создаются и перемещаются документы;
В СЭД обязательно должна быть учтена специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.);
В СЭД должны быть реализованы возможности совместной работы (календарное групповое планирование, совместное использование информации, "доски объявлений", форумы и др.);
Должны быть реализованы функции оперативного контроля исполнения документов и работ (передача работ между исполнителями в соответствии с определённой технологией, контроль состояния выполняемого процесса, выявление отклонений процесса от его нормативного хода, прогнозирование влияния этих отклонений на вероятный срок завершения всего процесса в целом и др.);
Простота и гибкость при установке, конфигурировании и эксплуатации;
Использование распространенных платформ для организации групповой работы с документами;
Наличие средств для организации конфиденциального документооборота c защитой информации от несанкционированного доступа;
Совместимость с сертифицированными средствами защиты информации;
Возможность одновременного использования электронных и бумажных документов;
Возможность интеграции с распространенными платформами;
Хорошая масштабируемость;
Наличие возможностей автоматизированного сбора и анализа статистических данных о движении документов;
В основе СЭД - открытая клиент-серверная архитектура;
Возможность интеграции с другими приложениями (CAD-системами, MRP/ERP-системами, системами финансового и управленческого учета, системами электронной почты и др.);
Доступность базы данных СЭД для других приложений;
Модульность СЭД и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств;
Возможность распределенной обработки документов, "прозрачной" для всех пользователей СЭД;
Наличие в СЭД модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами);
Возможность работы через Internet/intranet;
Возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей;
Поддержка русского языка, включая экранные сообщения и подсказки, сортировку данных и поиск информации по различным словам и выражениям;
Приемлемость по цене при поставке, внедрении и сопровождении.

Основные особенности внедрения СЭД

В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:

в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;
слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;
СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);
наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия ("сопротивление изменениям" ), нередко вызванного нежеланием какой-либо "прозрачности" своей деятельности;
отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый "фактор первого лица" ). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).

Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучения сотрудников работе с электронной почтой и intranet -сетью, организации электронного архива и др.) и проведения необходимой разъяснительной работы. В ходе внедрения СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.

Масштабное внедрение СЭД обязательно должно предваряться пилотным проектом, в ходе выполнения которого выясняются основные проблемы, которые могут встретиться непосредственно при внедрении. Главная задача пилотного проекта заключается в определении того, есть или нет (или предполагается) ощутимый эффект от внедрения СЭД. В случае успеха пилотного проекта (так называемого "пилота") принимается окончательное решение о внедрении СЭД, разрабатывается реальный проект внедрения вместе с полным планом внедрения. Обычно стоимость пилотного проекта достигает 10% от стоимости реального проекта.

Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

Тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;
Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;
Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД.
Выполнение пилотного проекта;
Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения СЭД;
Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;
Поставка и инсталляция СЭД;
Адаптация и настройка СЭД;
Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;
Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;
Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации.
Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;
Сопровождение CЭД.

Выводы

Будущее - за СЭД, в которых наиболее полно реализована концепция ЕСМ. При этом, по мнению аналитиков, решения, наиболее близкие к концепции ЕСМ, предлагают сейчас компании Documentum и FileNet.
В ближайшие несколько лет сохранятся благоприятные перспективы для дальнейшего развития рынка систем управления содержимым. В соответствии с данными исследования "1999 Forrester Research", 38% компаний из списка Fortune 500 заявили, что приобретение системы управления содержимым является крайне необходимым для их бизнеса. По данным Meta Group, объем рынка систем управления содержимым к 2004 г. увеличится до $10 млрд. (с ежегодными темпами роста в 20%).
В то же время, по мнению аналитиков Ovum, технологии управления бумажными документами еще долгие годы будут востребованы рынком .
Будут и в дальнейшем развиваться приложения, в которых интегрированы возможности генерации отчетов и поиска информации в корпоративных базах данных с публикацией в Интернет документов и графических изображений.
Возможности для поступательного развития сохранят только наиболее крупные и по-рыночному дальновидные разработчики СЭД. Компании, которые не смогут адаптироваться к новым рыночным условиям, ожидает стагнация или же они вообще будут вытеснены с рынка.