Как выглядит работа в офисе, нам представить несложно, даже если сами никогда не имели такой деятельности. Однако по мере роста глобализации к нам с каждым днем приходят новые неизвестные ранее англоязычные термины, значение которых не всегда ясно. Поэтому сегодня мы хотим помочь Вам разобраться в терминологии, связанной с работой в офисе, а именно - что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис.
Что это такое?
Фронт офисом называют то подразделение фирмы, в котором сотрудники заняты скорее работой с клиентами, покупателями или заказчиками, чем выполнением услуг сервиса и внутренних бизнес функций.
В зависимости от направленности фирмы фронт офис выполняет различную работу. Так в финансовых компаниях данное структурное подразделение отвечает за продажи и трейдинг, в банках - консультирование клиентов, открытие и закрытие вкладов, получение кредитов, в страховых фирмах фронт офис - это непосредственное заключение контрактов на страховые услуги.
В бэк офисе дела обстоят иначе. В данном отделе заняты внутренним распорядком, ведением дел компании, администрированием. Сюда же относятся сервисная служба клиентской поддержки, отдел по вакансиям и трудоустройству, внутренняя бухгалтерия бизнеса, IT, аналитики, учет данных прошлых лет.
Бэк офис обеспечивает работу всех департаментов организации. Работники здесь не имеют прямого контакта с клиентами и покупателями и не выполняют работы, связанной с клиентурой, но занимаются теми видами деятельности, которые позволяют фирме работать в должном режиме.
Мидл офис является связующим звеном между фронт и бэк. Данное подразделение обыкновенно не ведет непосредственного общения с клиентами, но выполняет прямую проверку и обработку операций, связанных с внешними контактами компании. Например, в банке мидл офис занимается проверкой кредитной истории, вводом информации в базу данных.
Мидл офис возник с целью заполнить существующий разрыв в информации между фронт и бэк подразделениями.
Откуда взялось название?
Несложно догадаться, что термины имеют английское происхождение. Фронт (front) переводится как «передний», бэк (back) - задний, а мидл (middle) - средний. Название фронт офиса связано с тем, что данное отделение является первым, с которым контактирует клиент, то есть, находится ближе всего к нему, впереди всех остальных структур фирмы. Понятие бэк офиса появилось еще в те времена, когда план строительства офисного здания предусматривал наличие помещений для прямого контакта с людьми - фронт офиса, а администрирование и склады, производственная часть находились сзади. Так называемое служебное помещение, куда могли проходить только сотрудники фирмы. Мидл офис - средний, серединный, поскольку находится между бэк и фронт отделами по своему значению, но вовсе не обязательно, что этот отдел должен физически располагаться между упомянутыми выше передним и задним структурным подразделением. Вполне возможно, что сотрудники мидл офиса будут делить рабочее помещение с бэк офисом, но заниматься своими делами.
Сравнение работы в бэк, фронт и мидл офисе
Бэк и фронт офисы являются противоположностью друг для друга. Фронт офис представляет собой лицо компании, поскольку ведет прямое общение с клиентами. Его постоянно пребывают на виду, от их компетентности и предприимчивости напрямую зависит будущий успех компании. Работа в бэк офис представляет собой работу в тени. Сотрудников данного подразделения не видят клиенты, их не знают в лицо. Однако именно этот отдел занимается благополучием фирмы, внутренним распорядком. Фронт офис, бэк офис и мидл офис выполняют различные функции. Передовой офис занимается увеличением быстроты работы с покупателями, гостями или клиентами, молниеносно регистрирует совершенные операции по покупке или продаже, отвечает за сохранность полученной информации и ее подлинность. Бэк офис, или задний офис, занимается аналитикой, в том числе анализирует совершенные операции и полученную прибыль, отвечает за подготовку цен на товары, фиксирует эти данные в базе, работает с ценообразованием, контролирует передвижение товаров на складах, решает, какие необходимо совершить внутренние покупки для фирмы. В задачи бэк офиса входит оформление документации на совершенные сделки, которые совершили трейдеры или менеджеры-«фронтовики».
Мидл офис определяется такими базовыми ролями:
- Контроль качества продукции;
- Юридический отдел;
- Казначейство;
- Управление рисками.
Разделение между департаментами обычно происходит на уровне программного обеспечения или аппаратного оснащения. Явной черты между ними может и не быть - граница проходит только на уровне системы понятий. Однако важно разделять работу в бэк офисе и переднем офисе на управленческом уровне и с точки зрения психологии. Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач.
Многие руководители относятся к бэк офису или мидл офису посредственно, возлагаясь на фронтовиков, которые отвечают за успех сделок прямыми контактами. Однако важность внутренних подразделений необходимо брать на вооружение по следующим причинам:
- Сотрудники бэк и мидл офиса отвечают за поддержание репутации фирмы. Так качественное сервисное обслуживание покупателей, общение по телефону по вопросам поддержки многое говорят о компании и зачастую сильно меняют отношение к ней.
- Контроль рисков - ответственность мидл офиса. Управляющее звено принимает решения, основываясь на данные, цифры, расчеты и документы, которые к ним поступают из офисов, поэтому важна их точность. Средний офис рассчитывают возможные риски и предотвращают убытки, которые могла бы понести фирма.
- Юридический отдел не позволяет организации случайно совершить действия, противоречащие действующему государственному закону.
- Благодаря бухгалтерии внутренние дела фирмы всегда находятся в упорядоченном режиме и ни одна затрата не уходит из базы данных.
Конечно, стоит понимать, что все подразделения одинаково важны. В этой статье нам удалось разобрать особенности фронт, бэк и мидл офиса. На основе данного разбора стало предельно ясно, что для правильного ведения дел необходимо иметь четкое деление обязанностей, когда каждый сотрудник и каждый департамент выполняют свою задачу, а в совокупности получается единая бесперебойная деятельность организации.
В финансовой компании, фронт-офис состоит из сотрудников отдела продаж и корпоративных финансов; эти люди генерируют большую часть прибыли для фирмы. Компания финансовых услуг логически разбита на три части: фронт-офис включает в себя торговый персонал и корпоративные финансы, средний офис управляет рисками и корпоративной стратегией, а бэк-офис предоставляет административные, технические и вспомогательные услуги.
РАЗВЛЕЧЕНИЕ «Front Office»
Происхождение термина «фронт-офис» происходит от правоохранительных органов в начале 20-го века. Преступники в подбрюшье общества называли главное отделение полиции или главное детективное бюро фронт-офисом, потому что это был самый высокий правоохранительный орган в местном районе. К 1930-м годам «фронт-офис» изменился, чтобы охватить самых важных сотрудников в компании, таких как менеджеры и руководители.
Типичные сотрудники
Сотрудники фронт-офиса имеют самый прямой контакт с клиентами среди любых сотрудников в фирме финансовых услуг или в инвестиционном банке. Это означает, что генераторы прибыли нанимают экспертов в области управления капиталом, продаж, торговли, инвестиций и прямых инвестиций. Единственным исключением из этого правила является департамент исследования акций; он напрямую не приносит доход, но он играет такую важную роль в процессе принятия решений, что эти сотрудники должны тесно сотрудничать с людьми, которые вкладывают деньги клиентов. Исследователи пишут отчеты о перспективах прибыли и компаниях, которые могут извлечь выгоду из инвестиций.
Люди, которые хотят работать в фронт-офисе, должны опираться на карьеру в качестве товарных брокеров, финансовых трейдеров или корпоративных инвестиционных банкиров. Эти люди знают, как перенести большие суммы денег, чтобы получить оптимизированную отдачу от инвестиций клиентов. Инвестиционные банки советуют компаниям слияния, поглощения и привлечения инвестиционного капитала через различные рынки. Трейдеры покупают и продают инвестиционные продукты, такие как акции, облигации и товары, от имени клиентов.
Сеть поддержки
Средний офис и бэк-офис поддерживают деятельность фронт-офиса. В средний офис входят сотрудники, которые обеспечивают, чтобы инвестиционная компания оставалась платежеспособной и не занималась плохими инвестиционными практиками. Эти отделы включают корпоративную стратегию, соответствие и финансовый контроль. Средний офис работает в тесном контакте с фронт-офисом, чтобы обеспечить бесперебойную работу приносящего доход аспекту инвестиционного банка.
Бэк-офис включает в себя вспомогательный персонал, такой как административные помощники, кадровые ресурсы и бухгалтерский учет. Бэк-офис также включает в себя технологические отделы, такие как ИТ-сотрудники и техническая поддержка. Из-за большей технологической роли, которую играют компьютеры, программное обеспечение и алгоритмы в повседневных инвестициях, бэк-офис стал более заметным в повседневных функциях финансовых компаний.Без поддержки сети в среднем офисе и бэк-офисе, фронт-офис не может заработать деньги для инвестиционного банка.
В любом инвестиционном банке существуют три офиса: Front Office, Middle Office и Back Office. В этой статье мы расскажем вам, чем занимается и как устроен каждый отдел.
Front Office непосредственно взаимодействует с клиентами. Основной задачей сотрудников Front office является заключение сделок с институциональными и частными клиентами, которые принесут прибыль банку и приумножат активы самих клиентов.
Сотрудники Front Office работают на primary and secondary financial markets.
Primary market инвестиционного банка включает в себя отдел корпоративных финансов (IBD – Investment Banking Department), в котором банкиры предоставляют консультации и услуги по привлечению финансирования и реструктуризации бизнеса клиентов. Они занимаются сделками по слиянию и поглощению компаний (M&A), привлечением капитала (Equity Capital Markets) и реструктуризацией долга клиентов (Debt Capital Markets).
Secondary market состоит из отделов трейдинга (Trading), продаж (Sales) и аналитики (Research). Для Front Office характерно строгое разделение отделов корпоративных финансов и трейдинга, чтобы ограничить обмен информацией между отделами и избежать конфликтов интересов клиента и банка путем использования инсайдерской информации.
Характеристика Front Office:
· Работа связана со стрессом и постоянным напряжением – от решений сотрудников, которые они вынуждены принимать небольшой промежуток времени, зависят огромные суммы денег.
· Много! Много работы! Работники Front Office настоящие карьеристы и трудоголики. Работа по 80-100 часов в неделю для них привычная норма.
· Работа в Front Office инвестиционного банка является одной из самых престижных и высокооплачиваемой в инвестбанке.
Middle Office занимается технической и административной поддержкой. Внутри разделен на отделы.
В отделе управления рисками (risk management) аналитики и менеджеры по риску тесно сотрудничают с командами фронт-офиса, чтобы дать им обновленную и свежую информацию о различных финансовых продуктах и финансовых рынках. Эта информация помогает сотрудникам максимально снизить инвестиционные риски.
Подготовкой финансовой отчетности занимается отдел контроля за качеством (product control).
Также в Middle Office входит юридический отдел (compliance), который следит за юридическим сопровождением сделок и требованиями регулятора – Центрального Банка. Они также управляют юридическими рисками, гарантируя, что практика банка соблюдает законодательство и отраслевые стандарты.
Управлением ликвидностью, операционными и репутационными рисками занимается отдел казначейства (treasury).
Характеристика Middle Office:
· Большая ответственность! Если во фронт-офисе сотрудники больше ответственны за финансовые показатели, то в мидл-офисе отвечают за соблюдение банком всех юридических правил и требований. От качества их работы во многом зависит репутация банка.
· Ведение переговоров с фронт-офисом. Сотрудникам Middle Office часто приходится предупреждать фронт-офис о высоких рисках, убеждать их отказаться от неоправданно рискованных сделок.
Back Office – это отдел сопровождения сделок, управления и контроля за качеством.
Проверкой сделок на ошибки и платежей клиентов занимается отдел операционного контроля (Operation&Settlement).
Административные функции включают в себя работу с персоналом (HR), маркетинг, формирование и продвижение бренда, соблюдение стандартов качества предоставления услуг во всех офисах банка.
Также важной частью бэк-офиса является отдел IT, который занимается вопросами технической поддержки, совершенствованием и автоматизацией процессов, исправлением технических проблем.
Характеристика Back Office:
· Нормированный график рабочего дня в отличие от фронт-офиса.
· Взаимодействие с другими офисами банка. Международные банки часто объединяют команды по всему миру для быстрого решения поставленных задач.
· Сотрудники сталкиваются с постоянными дедлайнами работы. И все же работа не такая напряженная и интенсивная как в фронт-офисе.
О работе каждого отдела Front office мы подробнее расскажем одном из следующих материалов.
/Ваша команда tPeople/
Пресловутая клиентоориентированность бизнеса стала одним из главных постулатов, декларируемых банками в своих стратегиях развития и программах. И здесь, конечно, очень важно, насколько быстро и качественно работает в банке фронт-офисная система, которая как раз и проектируется для того, чтобы организация работы с клиентами была более эффективной.
С одной стороны, фронт-офис - это подразделение банка, непосредственно общающееся с клиентами и имеющее отношение, в первую очередь, к продажам и маркетингу, то есть своего рода визитная карточка компании. И от того, насколько четко будет организована его работа, зависит во многом успех бизнеса. С другой стороны, фронт-офис давно уже перестал быть просто структурным подразделением банка и начал рассматриваться как бизнес-процесс по обработке заявки клиента на получение той или иной банковской услуги. Причем неважно, каким образом клиент обращается в банк -через отделение, выделенную точку продаж, контакт-центр, платежный терминал, банкомат, систему мобильного или интернет-банкинга. Таким образом, фронт - это не только рабочее место операциониста, но и система, покрывающая работу всех сотрудников офиса (кассиров, операционистов, клиентских менеджеров, операторов контактного центра), все дистанционные каналы обслуживания.
Быстрый рост числа клиентов, появление новых банковских продуктов и развитие каналов их доставки предъявляют к фронт-офисному решению очень жесткие требования как в области наращивания объемов бизнеса, так и в сфере взаимодействия с другими информационными системами.
Характеристики системы
Каждый банк стремится к тому, чтобы обеспечить своим клиентам максимальное количество способов доступа к банковским услугам, сократить время обслуживания и при этом соблюсти должный уровень качества предоставляемого сервиса. Высокая степень автоматизации процесса взаимодействия с клиентом и глубокая интеграция систем, обеспечивающих эту автоматизацию, - необходимые факторы для достижения этих целей.
Задача фронтальной системы - организовать работу сотрудника в одном окне и с единым типом интерфейса, убрав множество фронтальных приложений информационной системы банка. При таком раскладе вся нужная информация находится в одном приложении - это может быть тонкий клиент на базе какого-либо Web-браузера, например Internet Explorer. Такая система позволяет быстро реагировать на запросы клиентов и использовать весь объем данных, существующих в кредитной организации.
Современный фронт-офис должен обладать определенным набором характеристик, которые особенно важны покупателям таких систем, считает вице-президент Банка БКФ Михаил Геворков. К таким характеристикам, в первую очередь, относятся возможность работы через тонкого клиента на небольших каналах, легкость сопряжения с основным операционным днем банка и, конечно, гибкость и легкость системы в настройке. «При выборе фронт-офисной системы в нашем банке мы руководствовались всеми вышеперечисленными принципами», - отмечает Михаил Геворков.
Вице-президент, директор департамента информационных технологий банка «Ренессанс Кредит» Андрей Эзрохи среди наиболее важных моментов, определяющих выбор решений для автоматизации фронт-офисов банков, называет востребованность функций перекрестных продаж, персональное отношение к клиенту (что так или иначе относится к CRM-процессам), а также масштабируемость и инвариантность по отношению к системным платформам, конфигурации конечного оборудования и пропускной способности каналов связи.
Андрей Эзрохи рассказал, что в банке «Ренессанс Кредит» фронт-офис построен на принципах сервисно-ориентированной архитектуры, позволяющей снять зависимость от бэк-систем банка и обеспечить непрерывность бизнес-процессов. «Кроме того, при построении фронт-офиса учитывались нетребовательность к системным ресурсам и каналам связи, устойчивость, масштабируемость, интуитивность и удобство использования интерфейса пользователя», - рассказывает эксперт.
Операции на фронте
Работа фронт-офисного бизнес-процесса состоит из нескольких групп операций. Во-первых, выполнение классических поручении клиентов, например пролонгирование вклада, перевод денег со счета на счет или в другой банк и др. Во-вторых, информационное обслуживание клиентов, подразумевающее ответы на вопросы и консультирование клиентов, как приходящих непосредственно в офис банка, так и обращающихся в контакт-центр. В ряде банков сотрудники, работающие во фронт-офисе, не только выполняют поручения клиентов, но и в некоторых случаях предлагают им новые продукты и услуги, т.е. занимаются активными продажами. Кроме того, существует группа процессов, например по обработке кредитной заявки и принятию кредитного решения, которые берут свое начало во фронт-офисе, однако затрагивают также и часть процессов мидл-офиса. В качестве примера можно привести расчет скорингового балла потенциального заемщика и принятие решения относительно выдачи ему кредита.
Безусловно, система фронт-офиса в банке призвана уметь решать очень сложные задачи. Кроме того, должна существовать возможность быстрой и гибкой перенастройки параметров системы. Например, при запуске новых продуктов обычно необходима серьезная настройка системы, особенно если речь идет о сложных кредитных продуктах вроде ипотеки. Здесь нужно менять не только такие параметры, как процентная ставка, срок и размер первоначального взноса, но и создавать принципиально новое решение, к примеру, учитывающее материнский капитал при выдаче ипотечного кредита или какие-нибудь другие факторы. Подобные изменения параметров фронт-офисных систем необходимо производить очень быстро, поскольку в современных условиях рынка гибкость и скорость принятия решения во многом определяют для клиента качество работы банка, а значит, и его конкурентные преимущества.
Промышленные решения по полной автоматизации
Практически все серьезные игроки на рынке банковской автоматизации уже предлагают промышленные решения по полной автоматизации фронт-офиса в той или иной степени готовности, считает Михаил Геворков. «Есть много интересных решений. Вопрос только в стоимости и качестве представленного функционала», - говорит специалист.
Андрей Эзрохи, наоборот, утверждает, что таких решений отнюдь не достаточно. «И основной причиной, пожалуй, служит то, что фронт-процессы, то есть процессы обслуживания клиентов, могут довольно сильно отличаться в различных организациях, - говорит эксперт. -Обобщить все возможные особенности и детали и создать универсальную фронт-систему довольно затруднительно в этой ситуации. Поэтому на рынке присутствует некоторое количество generic-заготовок, платформ, но подчас собственная разработка системы с нуля оказывается дешевле и эффективнее построения или перестроения этих заготовок, и многие банки предпочитают собственную разработку фронта промышленным решениям».
Кроме того, такие особенности фронт-системы, как устойчивость работы, скорость выполнения операций, вовлеченность клиента в процесс обслуживания, возможность формирования кросс-продуктовых предложений и т.д. могут стать как раз конкурентным преимуществом одного банка перед другим. Неслучайно многие банки считают фронт-системы своей ключевой технологией.
Проблемы модернизации
Эксперты единодушны во мнении, что для модернизации фронт-офиса с точки зрения ИТ необходима, прежде всего, четкая постановка задач бизнес-подразделениями, ясное понимание цели этой модернизации, того эффекта, которого планируют добиться.
«Изначально технологами должна быть прописана блок-схема обработки заявок с подробным описанием алгоритмов принятия решений, - говорит Михаил Геворков. - Без такого официально утвержденного документа любые попытки модернизации будут бесцельной тратой времени».
С точки зрения ИТ причинами модернизации могут быть проблемы текущей системы, связанные с производительностью, ресурсоемкостью, отказоустойчивостью и, например, возможностью внесения изменений, считает Андрей Эз-рохи. «Кроме того, необходимы полная вовлеченность и мотивация бизнес-заказчика на всех уровнях для четкого и эффективного взаимодействия как на этапе разработки, так и при внедрении или миграции», - подчеркивает эксперт.
Естественно, что при обновлении или расширении функционала фронт-офиса могут возникать определенные проблемы, они практически ничем не отличаются от тех, которые возникают при модернизации любого программного обеспечения.
«Если каким-то образом бизнес-процесс в банке уже устоялся, пусть даже не самым оптимальным образом, то полная замена или серьезная модернизация обычно влечет за собой пересмотр бизнес-процессов банка, что ведет к серьезной нагрузке на все подразделения, задействованные в процессе, - рассказывает Михаил Геворков. - И здесь, конечно, в первую очередь, задача технологов - как можно более грамотно организовать процесс».
По мнению Андрея Эзрохи, основная проблема заключается именно в миграции с привычной существующей системы на новую. И здесь вступает в силу пресловутый человеческий фактор, связанный в данном случае с необходимостью обучения персонала и адаптацией системы в организации. «Кроме того, необходимо предусмотреть возможные экстренные сценарии, связанные с недоступностью системы по техническим или иным факторам, для поддержания непрерывности бизнес-процессов», -добавляет вице-президент, директор департамента информационных технологий банка «Ренессанс Кредит».
ЦФТ - ФРОНТ-МЕНЕДЖЕР: КУРС НА АКТИВНЫЕ ПРОДАЖИ И ПОВЫШЕНИЕ ЛОЯЛЬНОСТИ КЛИЕНТОВ
Владимир РЕЗИН, директор дирекции «Депозиты» ГК ЦФТ
Конкуренция на рынке заставляет банки акцентировать внимание на скорости и качестве обслуживания клиентов. Эко-
номия времени клиента может стать бонусом, за который он наверняка будет к банку лоялен. Именно поэтому сегодня
для финансовых организаций очень важны фронт-офисные информационные системы, аккумулирующие всю имеющуюся у банка информацию о клиентах и продуктах.
В мае текущего года ЦФТ представил свой новый программный продукт - «ЦФТ - Фронт-менеджер». В чем новизна и уникальность этого решения? Во-первых, в отличие от большинства систем подобного класса, «заточенных» исключительно на продажу кредитных продуктов, «ЦФТ - Фронт-менеджер» - решение, обеспечивающее автоматизацию фронтальных бизнес-процессов по всем продуктам, предлагаемым банком клиентам. Фронт-менеджер имеет две важные функциональные составляющие, во многом отличающие данное решение от аналогов. Это «Единое окно обслуживания клиента» и «Машина рекомендаций». «Единое окно обслуживания клиентов» - это не что иное, как единая точка доступа сотрудника банка к операциям по всем продуктам и бизнес-процессам, которые могут быть востребованы клиентом: кредитам, депозитам, платежам и т.д. Вместо того чтобы ждать своей очереди в несколько окон, клиент может быть обслужен одним фронт-офисным специалистом.
«Машина рекомендаций» - эффективный инструмент для осуществления кросс-продаж, адресных предложений продуктов клиентам банка. Функциональность «Машины рекомендаций» основана на информации, которая консолидируется в системе ЦФТ-Банк: частота использования банковских продуктов клиентами, каналы, по которым эти продукты наиболее востребованы, информация о клиентах, пользующихся конкретными продуктами. На основании подготовленной аналитики и статистики специалист банка получает возможность сформировать целевое предложение клиенту, обратившемуся за услугой, дополнительно предложить клиенту другие банковские продукты, которые могут его заинтересовать. Банк с максимальной точностью рекомендует клиенту необходимый ему продукт. Кроме того, стоит отметить, что «ЦФТ - Фронт-менеджер» может работать во взаимодействии с любыми информационными системами - АБС, CRM, БКИ, скоринговыми системами - и встраивается в единый комплекс посредством промышленных средств интеграции, например IBM WebSphere. Легкая интеграция с системой ЦФТ-Банк, функционал которой расширяется каждые две недели, обеспечивает быстрое пополнение продуктовой линейки кредитной организации.
